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行政办公用品采购与领用管理规范

一、规范目的与适用范围

本规范旨在通过标准化行政办公用品（以下简称“办公用品”）的采购与领用流程，实现资源合理配置、成本有效控制及管理责任明确，保证办公用品采购合规、领用有序，适用于公司各部门、各分支机构的办公用品需求提报、采购执行、入库存储、领用登记及库存管理等全流程管理。

二、采购管理全流程

2.1需求提报与初审

责任主体：各部门办公用品管理员/申请人、部门负责人

操作步骤：

需求发起：各部门根据日常办公需求，由申请人填写《办公用品需求申请表》（详见模板一），注明物品名称、规格型号、预估数量、用途（如“日常办公”“新员工入职”）、期望到货时间等信息，经部门负责人*审批后提交至行政部。

需求汇总：行政部每月25日前收集各部门次月需求（临时紧急需求可单独提报），按物品类别（如文具、耗材、设备）分类汇总，结合历史消耗数据及库存情况，编制《办公用品月度采购需求汇总表》，初审需求的合理性与必要性（如重复申领、超量申领需与申请人核实）。

需求调整：对初审不通过的需求（如非必需品、规格明显不合理），行政部需在2个工作日内反馈申请人，说明原因并指导调整；调整后仍不符合要求的，由部门负责人*确认后暂缓纳入采购计划。

2.2供应商筛选与签约

责任主体：行政部采购专员、财务部、法务部（如需）

操作步骤：

供应商资质审核：行政部通过公开招标、询价比价或长期合作供应商推荐等方式，筛选至少3家具备合法营业执照、相关经营资质（如食品经营许可证for办公食品、3C认证for办公设备）的供应商，填写《供应商资质审核表》，留存营业执照复印件、产品报价单等资料。

比价与谈判：对同类物品进行价格、质量、交货期、售后服务等维度综合比价，优先选择性价比高、服务稳定的供应商；金额≥5000元的单项采购需由行政部采购专员、财务部*共同参与谈判，形成《采购比价记录表》（详见模板二），明确最终采购价格、交货条款及质量标准。

协议签订：选定供应商后，由法务部（如需）审核采购合同条款，保证包含“质量保证、违约责任、退换货流程”等内容，经行政部负责人、财务部负责人签字盖章后生效，合同原件由行政部归档保存。

2.3采购执行与入库

责任主体：行政部采购专员、仓库管理员、申请人

操作步骤：

订单下达：采购专员根据审批通过的《月度采购需求汇总表》及签订的采购合同，向供应商下达《办公用品采购订单》（详见模板三），注明物品名称、规格、数量、单价、总价、交货地址、联系人及要求，订单需经行政部负责人*审批后发出。

订单跟踪：采购专员需实时跟踪订单执行进度，对于延迟交货（较约定时间超过48小时）或质量不符的情况，需在24小时内与供应商沟通，要求限期整改或更换，必要时启动备用供应商流程。

入库验收：

物品送达后，由仓库管理员核对《采购订单》与实物信息（名称、规格、数量、外观质量），确认无误后填写《办公用品入库登记表》（详见模板四），注明入库时间、供应商、存放位置等信息；

对涉及设备类、易损耗类或单价≥1000元的物品，需申请人/使用部门共同参与验收，并在验收单上签字确认；

验收不合格的物品（如损坏、型号错误、数量不符），需在24小时内联系供应商办理退换货，同步更新订单状态，避免不合格品流入库存。

三、领用管理全流程

3.1领用申请与审批

责任主体：申请人、部门负责人、行政部

操作步骤：

领用发起：员工因工作需要领用办公用品时，登录OA系统或填写《办公用品领用申请表》（详见模板五），注明物品名称、规格、领用数量、用途、领用人及部门信息，系统自动关联库存数据（实时显示可领用数量）。

权限审批：

常规物品（如A4纸、签字笔）：由部门负责人*审批；

耐用物品（如U盘、计算器）或单次领用金额≥200元的物品，需额外经行政部负责人*审批；

设备类物品（如电脑、打印机）领用，需由部门负责人、行政部负责人、IT部*（涉及设备配置）共同审批。

申请驳回：审批不通过时，系统/审批人需注明原因（如“库存不足”“用途不符”“超量领用”），申请人可根据反馈调整需求后重新提交。

3.2发放与登记

责任主体：仓库管理员、领用人

操作步骤：

物品发放：审批通过后，仓库管理员根据《领用申请表》备货，领用人需在指定时间（工作日9:00-17:00）到仓库领取，当面核对物品名称、规格、数量，确认无误后签字领取。

信息登记：仓库管理员在《办公用品领用登记表》（详见模板六）中记录领用时间、领用人、物品信息、领用数量及库存余量，同步更新OA系统库存数据，保证账实一致。

特殊领用处理：

部门间临时借用：需填写《办公用品借用登记表》，注明借用部门、归还时间，经借出部门负责人*审批，归还时由仓库管理员检查物品完好情况并登记；

外部人员领用（如合作方）：需经部门负责人及行政部负责人审批，领用后由经办人