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企业文件归档与资料管理清单模板

一、适用场景与背景

二、标准化操作流程

前期准备

明确责任分工：指定专人（如部门资料管理员或行政专员）负责文件归档工作，保证责任到人。

制定分类标准：根据企业业务特点，预设文件分类目录（如按“部门-项目-年份”或“文件类型-密级-保管期限”划分），并经部门负责人*审批后执行。

准备归档工具：准备档案盒、标签机、扫描仪（用于数字化归档）、归档登记表等工具，保证硬件支持到位。

文件收集与筛选

全面收集：定期（如每月/每季度）从各部门、项目组收集应归档文件，包括纸质版与电子版（如邮件附件、云盘文件等）。

筛选鉴别：剔除重复、无效及过期文件（如草稿、临时通知等），仅保留最终版本、具有保存价值的正式文件。对于涉密文件，需单独标注并按保密规定管理。

文件分类与编号

按类归集：根据预设分类标准，将筛选后的文件放入对应类别（如“综合管理类”“财务类”“项目类”等），保证类别清晰、不交叉。

统一编号：为每份文件赋予唯一编号，编号规则建议为“[部门代码]-[文件类型代码]-[年份]-[流水号]”（示例：“HR-01-2024-001”），编号需连续且无重复，便于后续检索。

文件整理与装订

规范整理：对纸质文件，按顺序排列、去除金属夹，破损文件需修补；对电子文件，检查格式兼容性（如统一为PDF、Word等常用格式），命名规则与编号一致。

装订成册：纸质文件使用无酸纸档案盒装订，每盒附上“档案盒内文件清单”，注明盒内文件编号、名称、页数及归档日期；电子文件按编号分类存储至指定服务器或云盘，建立电子目录。

归档登记与移交

填写清单：将归档文件信息录入《资料归档清单》（详见模板表格），包括文件名称、编号、分类、责任人、归档日期、存放位置等字段，保证信息完整。

办理移交：资料管理员与接收人（如档案室管理员）共同核对清单内容，确认无误后双方签字确认，完成档案实体（纸质/电子）的正式移交。

后续管理与维护

定期检查：每半年对归档文件进行一次抽查，检查是否有损坏、丢失或信息变更情况，及时更新《资料归档清单》。

借阅与归还：建立文件借阅登记制度，借阅人需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人批准后，由资料管理员办理借阅手续，并明确归还期限；归还时需检查文件完整性。

到期处置：对于达到保管期限的文件，由档案管理部门会同法务部门、业务部门*共同鉴定，对无保存价值的文件按规定销毁（需经审批并记录销毁清单），涉密文件销毁需符合保密规定。

三、资料归档清单模板

序号

文件编号

文件名称

文件分类

归档部门

责任人

归档日期

存放位置（档案盒编号/电子路径）

保管期限

密级

备注

1

HR-01-2024-001

2024年第一季度员工劳动合同

人事类

人力资源部

张*

2024-03-31

B-03-01

长期

普通

含新签合同

2

PM-05-2024-012

项目立项报告及批复

项目类

市场部

李*

2024-02-15

A-02-05

10年

普通

附审批附件

3

FI-03-2024-008

2024年3月费用报销凭证汇总

财务类

财务部

王*

2024-04-05

C-01-12

5年

普通

电子版同步存档

4

GM-02-2024-003

2024年度第一次董事会会议纪要

综合管理类

总经办

赵*

2024-01-20

D-01-01

长期

机密

仅限高管查阅

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

四、关键管理要点

分类与编号规范：分类标准一旦确定，不得随意变更；编号需唯一且具有逻辑性，避免使用模糊字符（如“X”“？”），保证不同人员检索时理解一致。

版本控制：归档文件必须为最终审批版本，若文件后续有修订，需新编号并归档原版本作废说明，防止版本混乱。

保密管理：涉密文件需单独存放，加密电子文件，借阅权限需严格控制，并借阅记录需长期保存。

电子化备份：重要电子文件需定期（如每月）异地备份，防止服务器故障或病毒攻击导致数据丢失。

培训与监督：定期组织员工进行文件归档培训，明确归档要求；档案管理部门*需定期对各部门归档工作进行检查，纳入部门绩效考核。

动态更新：企业组织架构或业务流程发生重大调整时，需及时修订文件分类标准及归档流程，保证模板适用性。