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公司会议策划及执行标准流程文档

前言

为规范公司会议管理，提高会议效率与质量，保证会议目标明确、流程顺畅、结果落地，特制定本标准流程文档。本文档适用于公司各类内部会议（包括但不限于例会、项目推进会、专题研讨会、季度总结会等），涵盖会议全生命周期管理，为会议组织者提供标准化操作指引。

一、适用范围与常见应用场景

（一）适用范围

本流程适用于公司各部门、各层级会议的策划、组织与执行，涵盖从会议需求提出至会后效果评估的全过程。会议类型包括：

日常例会（如部门周例会、项目日站会）

专项会议（如产品发布会、客户沟通会、跨部门协调会）

决策会议（如年度战略研讨会、预算审批会）

总结会议（如季度/年度工作总结会、表彰会）

（二）常见应用场景

项目启动会：明确项目目标、分工、时间节点，统一团队认知。

问题解决会：针对特定业务难题（如客户投诉、流程瓶颈）组织讨论，制定解决方案。

信息同步会：向团队成员传达公司战略、政策调整或部门重要进展，保证信息对称。

决策评审会：对重大事项（如新业务立项、资源投入）进行讨论并形成决议。

二、会议全流程标准操作

会议管理分为会前筹备、会中执行、会后跟进三个核心阶段，每个阶段包含具体操作步骤、关键控制点及配套模板。

（一）会前筹备：精准规划，奠定基础

1.会议需求确认

操作说明：

需求部门/人员提出会议申请，明确会议核心目的（如“确定Q4营销方案”“解决项目延期问题”）。

会议统筹人（通常为部门负责人或行政对接人）与申请人沟通，确认以下关键信息：

会议议题（需聚焦核心问题，避免议题发散）；

期望成果（如“形成可执行的方案”“明确责任分工”）；

建议参会人员（根据议题相关性确定，避免无关人员参会）；

建议时长（一般会议不超过2小时，重要专题会议不超过4小时）。

配套模板：《会议需求确认表》（见文末模板1）

2.会议方案制定与审批

操作说明：

会议统筹人根据确认的需求，制定《会议方案》，内容包括：

会议基本信息（名称、时间、地点、形式（线上/线下/混合））；

详细议程（每个环节的内容、负责人、时长）；

参会人员名单（需提前确认availability，避免冲突）；

资源需求（会议室、设备（投影仪、麦克风、视频会议软件）、物料（PPT、纸质资料、签到表））；

预算（如涉及外部场地、餐饮等，需提前申报）。

方案提交至部门负责人/分管领导审批，重大会议需报总经理办公室备案。

关键控制点：

议题需提前3天明确并通知参会人员，预留准备时间；

线上会议需提前测试视频会议软件稳定性（如腾讯会议、Zoom），保证参会人员熟悉操作。

3.会议通知发布

操作说明：

审批通过后，至少提前2天发布正式会议通知，通过公司内部系统（如OA、企业）发送，包含以下内容：

会议基本信息（名称、时间、地点/、议程）；

参会人员及角色（主持人、记录人、发言人等）；

会前准备要求（如“请部门提前准备PPT汇报材料”“请参会人员阅读附件背景资料”）；

联系人及联系方式（会议统筹人电话，方便临时咨询）。

对重要会议，需提前1天发送提醒通知，确认参会人员是否出席，若有变动及时调整议程。

示例通知：

主题：关于2024年Q4产品营销方案评审会的通知

时间：2023年10月20日（周五）14:00-16:00

地点：总部大楼3楼会议室A（线上：腾讯会议X）

参会人员：市场部经理、销售部总监、产品部主管、财务部专员

议程：

14:00-14:10开场（主持人：*经理）；

14:10-14:40Q3营销复盘（汇报人：*专员）；

14:40-15:20Q4方案研讨（各模块负责人）；

15:20-15:50方案评审与表决；

15:50-16:00会议总结。

会前准备：请市场部提前提交《Q4营销方案（初稿）》（附件1），参会人员提前阅读。

联系人：行政部*助理，电话分机号8888。

（二）会中执行：高效控场，保证目标达成

1.会前准备

操作说明：

会议统筹人提前30分钟到达会场，完成以下准备工作：

场地布置（调试投影仪、麦克风、空调，摆放桌签、会议资料、饮用水）；

设备测试（线上会议测试音视频、共享屏幕功能）；

物料核对（签到表、笔、表决器（如有）等是否齐全）。

2.会议开场与议程推进

操作说明：

开场（5-10分钟）：

主持人准时宣布会议开始，介绍会议目的、议程及时间安排；

重申会议纪律（如手机静音、围绕议题发言、控制发言时间）；

明确记录人、计时员（可选）角色。

议程推进：

按照既定议程逐项进行，主持人需严格控制每个环节时长，避免超时；

发言人需提前准备材料（PPT、文档），内容简洁聚焦，突出核心观点；

对复杂议题，引导参会人员充分讨论（如“大家对方案中的预算分配有何建议？”），避免一言堂；

讨论中出现争议时，主持人需及时引导（如“我们先聚焦可行性