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机关单位会议纪要写作规范指南

一、引言

会议纪要作为机关单位在公务活动中形成的重要文书，是记载会议主要情况和议定事项的规范性文件。它不仅是传达会议精神、指导后续工作的重要依据，也是留存工作痕迹、明确责任分工的关键载体。规范会议纪要的写作，对于提升机关工作效率、确保决策部署落到实处具有不可替代的作用。本指南旨在结合机关工作实际，系统阐述会议纪要的写作要求、方法与注意事项，以期为相关工作人员提供切实可行的参考。

二、会议纪要的基本属性与原则

（一）基本属性

会议纪要具有纪实性、指导性、规范性和保密性。纪实性是其生命线，要求客观记录会议的真实情况和主要内容，不得虚构或篡改。指导性体现在它能够明确工作方向、部署具体任务，为相关部门和人员的后续行动提供遵循。规范性则要求其格式、语言、内容编排符合机关公文的统一标准。对于涉及敏感信息或内部决策的会议纪要，还需严格遵守保密纪律。

（二）写作原则

1.实事求是，忠实原意：这是会议纪要写作的首要原则。必须准确反映会议的真实过程、讨论情况和决定事项，不能主观臆断、随意增删或曲解。

2.突出重点，简明扼要：会议内容往往繁杂，纪要需提炼核心信息，围绕会议议题和决议展开，避免记流水账，语言力求精炼，避免冗余。

3.逻辑清晰，条理分明：结构安排应合理，层次应清晰，使读者能够迅速把握会议的主要精神和核心内容。

4.规范严谨，准确无误：用词造句必须规范、准确，避免歧义。涉及政策、数据、人名、职务、单位名称等信息时，务必核实清楚。

三、会议纪要的构成要素与写作规范

（一）标题

标题应简明扼要，准确概括会议的核心内容。通常由“会议名称+文种”构成，如“XX单位关于XX工作的专题会议纪要”。对于常规性例会，也可采用“XX单位X年第X次办公会议纪要”的形式。标题应避免使用模糊或过于宽泛的表述。

（二）会议基本信息

这部分是会议的要素说明，应清晰、准确列出：

*会议时间：需写明具体年、月、日，必要时注明上、下午及具体时段。

*会议地点：如XX会议室、XX办公室等。

*主持人：写明主持人姓名及职务。

*出席人员：根据会议性质和规模，可采用“出席：XXX（职务）、XXX（职务）……”的方式，或在文末附详细名单（适用于人数较多的会议）。重要领导的出席应予以突出。

*列席人员：如有列席人员，参照出席人员方式列明，注明“列席”。

*缺席人员：如有重要人员缺席，应注明，并简要说明原因（如请假、公出等）。

*记录人：写明记录人姓名及职务。

（三）正文

正文是会议纪要的核心部分，应完整、准确、有条理地反映会议内容。

1.会议背景与议题：简要说明召开会议的背景、目的和依据，明确列出会议讨论的主要议题。这部分应开门见山，提纲挈领。

2.会议主要内容与讨论情况：这是纪要的主体。应围绕会议议题，客观记录与会人员的发言要点、讨论过程中的不同意见（如需反映）以及形成的共识。对于重要的发言，应提炼其核心观点，而非逐字逐句记录。在表述时，可采用“会议认为”、“与会同志指出”、“大家一致表示”等引导性词语。对于讨论中形成的一致意见和存在的分歧（若需在纪要中体现），应分别清晰阐述。

3.会议决议与行动事项：这是会议成果的集中体现，必须清晰、具体、可操作。对于会议作出的决定、形成的决议，应逐条列明。对于需要落实的工作任务，应明确责任单位（或责任人）、工作要求和完成时限。这部分常用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议明确”等词语引领。

（四）结尾与落款

*结尾：通常为“散会”二字，或对会议的总结性评价及对后续工作的展望（视情况而定）。

*落款：包括发文机关名称（通常为会议组织单位或办公室）和成文日期。成文日期一般为会议结束后的整理审定日期。重要会议纪要需加盖单位公章。

四、会议纪要的写作流程与要求

（一）会前准备

记录人应提前了解会议议题、参会人员等基本情况，熟悉相关背景材料，准备好记录工具，确保准确把握会议方向。

（二）会中记录

这是保证纪要质量的基础。记录人应聚精会神，快速准确地记录会议要点：

*重点记录主持人的引导性讲话、总结性发言，以及领导同志的重要指示。

*准确记录讨论中形成的共识、不同意见的主要观点以及最终的决议。

*对于涉及数据、政策、任务分工、时间节点等关键信息，务必记录准确无误。

*可采用速记、录音（需事先征得同意）等辅助手段，但录音不能替代即时的要点记录和理解。

（三）会后整理与成文

会议结束后，应及时整理记录，形成纪要初稿：

*梳理内容：根据会议记录，对材料进行分类、归纳、提炼，去粗取精，去伪存真。

*结构编排：按照前述构成要素和写作规范，合理组织材料，确保逻辑清晰，层次分明。

*语言锤炼：使用规范、简