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企业采购审批及管理操作规范

1.引言

本规范旨在建立标准化、流程化的企业采购审批及管理体系，明确采购各环节职责分工与操作要求，规范采购行为，提高采购效率，防范采购风险，保证企业资金安全与资源合理配置。本规范适用于企业内部各部门开展的各类采购活动，包括但不限于日常办公用品、生产原材料、固定资产、服务类采购等，所有参与采购工作的部门及人员均需严格遵守。

2.适用业务范围

2.1日常经营性采购

涵盖企业日常运营所需的低值易耗品、办公用品（如纸张、笔、打印机耗材等）、劳保用品（如工作服、安全帽等）、维修备件等。此类采购特点是需求频率高、单次金额较小（通常不超过5000元），需快速响应以保证日常运营连续性。

2.2生产性采购

涉及直接用于产品生产的原材料、辅助材料、零部件、包装材料等。此类采购与生产计划紧密关联，需严格匹配生产需求周期，重点关注供应商资质、物料质量稳定性及交货及时性，单次采购金额通常较大（5000元至50万元不等）。

2.3固定资产采购

指企业为长期使用而购置的资产，如机器设备、办公电子设备（电脑、打印机等）、家具、车辆等。此类采购金额高（通常超过50万元）、使用周期长，需进行充分的可行性论证（包括需求必要性、预算合理性、效益评估等），并严格执行招标或比价流程。

2.4服务类采购

包括技术咨询、法律服务、审计服务、软件开发、设备维护、物流运输等非实物类采购。此类采购重点评估服务提供商的专业资质、服务方案合理性、过往业绩及报价，需明确服务范围、验收标准及违约责任，通常通过询价或竞争性谈判确定供应商。

3.核心操作流程

3.1需求提报与审核

3.1.1需求提报

各部门根据实际业务需求，由需求人填写《采购需求申请表》（详见4.1），详细说明采购事由、物品/服务名称、规格型号、数量、预算单价、预算总价、期望交付时间、用途说明等，并附相关支撑材料（如生产计划表、设备维修清单、会议决议等）。需求人需对申请内容的真实性、准确性负责，提交部门负责人审核。

3.1.2部门审核

部门负责人收到申请后，需核对采购需求的必要性、合理性（是否符合部门年度预算、是否存在重复采购等），确认无误后在《采购需求申请表》签署审核意见，连同支撑材料提交至采购部。若审核不通过，需注明原因并退回需求人补充完善。

3.1.3预算匹配审核

采购部收到需求后，转财务部进行预算匹配审核。财务部核查采购需求是否已纳入年度/季度预算，预算金额是否充足；若为预算外采购，需需求部门同步提交《预算外采购说明》（含资金来源、紧急程度等），按预算管理权限报批（如金额≤2万元由分管财务领导审批，＞2万元由总经理审批）。预算审核通过后，由采购部启动后续流程。

3.2供应商选择与评估

3.2.1供应商寻源

采购部根据采购需求，通过以下渠道收集潜在供应商信息：

企业合格供应商名录（定期更新的历史合作优质供应商）；

行业推荐、市场调研、公开招标平台；

供应商自荐（需提供资质证明、业绩材料等）。

3.2.2供应商筛选与评估

根据采购金额与性质，采用差异化选择方式：

小额采购（≤5000元）：可从合格供应商名录中直接选取1-2家询价，或通过电商平台比价采购；

中额采购（5000元-5万元）：需至少邀请3家供应商报价，采购部组织需求部门、财务部共同对供应商的资质（营业执照、相关许可证等）、报价、交货期、质量承诺、过往合作记录进行评估，填写《供应商评估表》（详见4.2）；

大额采购（＞5万元）：需采用公开招标或竞争性谈判方式，成立评标小组（由采购、需求、财务、技术等部门人员组成），综合评估供应商的技术方案、商务报价、服务能力等，确定中标供应商。

3.2.3供应商确定

采购部根据评估结果，拟定《供应商选择建议报告》，说明选择理由（如价格优势、资质符合、服务保障等），按审批权限提交审批（详见3.3）。审批通过后，向选定供应商发出《中标通知书》或《合作意向函》。

3.3审批权限与流转

3.3.1审批层级划分

根据采购金额及性质，设置分级审批权限，保证权责对等：

小额采购（≤5000元）：采购部负责人审批；

中额采购（5000元-2万元）：采购部负责人审核→分管采购领导审批；

大额采购（2万元-5万元）：采购部负责人审核→分管采购领导审核→总经理审批；

重大采购（＞5万元）：采购部负责人审核→分管采购领导审核→总经理办公会审议→董事长审批。

3.3.2审批流程执行

采购部填写《采购审批单》（详见4.3），附《采购需求申请表》《供应商评估表》《报价单》等材料，按审批层级依次流转。各审批人需在1个工作日内完成审批，注明“同意”“不同意”或“需补充材料”等意见，并签字确认。若审批不通过，需退回上一环节补充完善；若需补充材料，审批人需一次性告知需补充内容，避免流程反复。

3.4合