采购管理供应商信息与合同管理模板.docVIP

采购管理供应商信息与合同管理模板

一、适用场景与目标

二、操作流程详解

（一）供应商信息管理：从准入到动态维护

供应商信息收集

采购专员根据采购需求，向潜在供应商发送《供应商信息收集表》（见模板1），要求供应商提供以下基础资料：

营业执照（副本复印件，加盖公章）；

法定代表人证件号码明（复印件，加盖公章）；

经营范围、主营业务及核心产品/服务说明；

相关资质证明（如ISO9001质量体系认证、行业特殊资质等，复印件加盖公章）；

联系人信息（姓名、职务、电话、邮箱，需注明对接人权限）；

开户行及账号信息（用于后续合同款项支付）。

供应商需保证所有资料真实、有效，若提供虚假信息，直接取消合作资格。

供应商资质审核

采购部门收到资料后，组织审核小组（由采购经理、法务专员、使用部门代表*组成）进行资质初审，重点核查：

营业执照是否在有效期内，经营范围是否匹配本次采购需求；

行业特殊资质是否齐全（如食品供应商需提供《食品经营许可证》）；

财务状况是否良好（可通过供应商信用报告或近期财务报表辅助判断）；

无重大违法记录（可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询）。

初审通过后，填写《供应商资质审核表》（见模板2），注明审核意见及结论（“推荐合作”“补充资料”“不予推荐”）。

供应商信息建档

对审核通过的供应商，由采购专员录入《供应商基本信息表》（见模板3），分配唯一供应商编码（规则：采购品类首字母+年份+序号，如“SG2024001”代表“2024年首个钢铁供应商”），并同步更新《供应商名册》（电子版+纸质版归档）。

供应商信息变更（如地址、联系人、资质到期等）时，需由供应商提交书面说明及更新资料，采购专员重新审核并更新档案，保证信息动态准确。

（二）合同管理：从起草到归档闭环

合同起草

采购专员根据采购需求（如产品规格、数量、交付时间、价格等）与供应商协商一致后，使用《合同模板》（见模板4）起草合同，内容需包含：

合同双方基本信息（供应商名称、编码、地址、联系方式，采购方名称、地址、联系方式）；

采购标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量、质量标准）；

合同金额及支付方式（单价、总价、付款条件、账户信息）；

交付/服务条款（时间、地点、运输方式、验收标准）；

双方权利义务（如供应商需提供质保、售后响应，采购方需按时付款等）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标的具体赔偿标准）；

争议解决方式（协商不成时，提交采购方所在地法院诉讼）；

合同生效条件（双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效）。

合同审批

起草完成后，采购专员通过OA系统或纸质流程提交审批，审批路径为：

采购经理*审核：重点核对采购需求与合同条款一致性、金额合理性；

法务专员*审核：重点审查条款合法性、合规性，避免法律风险（如“霸王条款”）；

财务部门*审核：重点核对付款方式、金额与财务制度是否匹配，发票类型（如“增值税专用发票”）是否符合要求；

分管副总*审批：确认合作必要性及整体风险可控性。

审批通过后，由采购专员将最终版合同打印，签字盖章页需清晰、完整。

合同签订与分发

采购专员与供应商签订合同（一式三份，采购方、供应商、财务各执一份），签订时需核对双方签字盖章是否齐全，合同编号是否连续。

签订后2个工作日内，将合同扫描件录入采购管理系统，纸质版合同交档案管理员归档，同步更新《合同台账》（见模板5），记录合同编号、签订日期、供应商、金额、期限、履约状态等信息。

合同履约跟踪

采购专员根据合同约定的交付/服务时间，提前3个工作日提醒供应商准备；

交付/服务完成后，由使用部门*与采购专员共同验收，填写《履约验收表》（见模板6），注明验收结果（“合格”“需整改”“不合格”），供应商需在验收表上盖章确认；

履约过程中若出现争议（如延迟交付、质量问题），由采购专员牵头与供应商沟通，协商解决方案，并书面记录沟通结果（《履约问题处理记录表》，见模板7），同步更新《合同台账》中的“履约状态”字段（如“执行中-有争议”“整改中”）。

合同归档与评价

合同履行完毕（或终止）后，采购专员整理合同正本、审批单、验收表、沟通记录等资料，按“合同编号+供应商名称”分类归档，保存期限不少于合同终止后5年；

每季度末，采购部门组织对供应商履约情况进行评价，填写《供应商绩效评价表》（见模板8），从“交货及时率”“质量合格率”“服务响应速度”“配合度”等维度打分（总分100分），评价结果分为“优秀（90分及以上）”“合格（70-89分）”“不合格（70分以下）”，评价结果作为后续合作（如续签、降级、淘汰）的重要依据。

三、核心模板工具

模板1：供应商信息收集表

供应商名称

统一社会信用代码

注册地址

经营地址

成立时间

注册资本

法定代表人

联系人

职务

电话

邮箱

主营业务

主要产品/服务清单