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行政办公文件归档与管理规范指南

引言

在现代组织管理中，行政办公文件作为信息传递、决策依据、责任追溯的重要载体，其规范化归档与管理是保障组织高效运作、维护历史真实面貌、防范运营风险的基础性工作。本指南旨在为各单位行政办公文件的归档与管理提供系统性的操作规范和专业指导，以期提升文件管理效能，确保信息资源的安全、完整与可利用。

一、文件归档与管理的重要性及基本原则

（一）重要性

行政办公文件如实记录了组织各项活动的过程与结果，其有效管理直接关系到：

1.工作连续性与效率：便捷的文件检索能快速为决策提供支持，避免重复劳动。

2.信息安全与保密：防止敏感信息泄露、丢失或被篡改，保障组织核心利益。

3.合规性与责任追溯：满足法律法规对文件保存的要求，为可能的审计、检查、纠纷处理提供凭证。

4.知识传承与经验积累：系统的文件档案是组织宝贵的知识资产，助力经验传承与创新。

（二）基本原则

1.真实性原则：归档文件必须是办理完毕的真实记录，内容、形式、手续应真实可靠。

2.完整性原则：确保归档文件的齐全完整，每份文件的各个组成部分、相关文件之间的联系均应得到体现。

3.规范性原则：从文件形成、收集、整理、归档到保管、利用、销毁，均需遵循统一标准和流程。

4.安全性原则：采取有效措施，保障文件在整个生命周期中的实体安全和信息安全。

5.可利用性原则：归档管理的最终目的是为了利用，应建立便捷的检索体系，满足组织各项工作对历史信息的需求。

二、文件归档范围与分类

（一）归档范围

行政办公文件归档范围应涵盖组织在各项管理活动中形成的，具有查考利用价值的各类文件材料，主要包括：

1.决策性文件：如决议、决定、会议纪要、工作计划、总结、报告等。

2.指导性文件：如规章制度、通知、通报、指示、批复等。

3.凭证性文件：如合同、协议、纪要、备忘录、请示、批复、各类证照、审计报告、验收报告等。

4.业务性文件：如各类工作方案、调研材料、统计报表、重要的往来函件等。

5.人事类文件：如员工基本信息、聘用解聘、奖惩、考核、培训等（此类文件通常有专门档案管理要求）。

6.声像及实物载体文件：如具有保存价值的照片、录音录像、光盘、磁盘及重要实物等。

7.其他具有保存价值的文件材料。

*注：临时性、事务性、重复性且无后续查考价值的文件材料，可不予归档。*

（二）文件分类体系

科学的分类是高效管理的前提。应根据组织规模、业务特点和管理需求，建立逻辑清晰、层次分明的分类体系。常用的分类方法包括：

1.年度分类法：按文件形成或处理的年度进行划分，这是最基本、最常用的分类维度。

2.组织机构分类法：按文件形成的部门或承办部门进行划分。适用于机构设置稳定、分工明确的组织。

3.问题分类法：按文件内容所反映的主题或问题进行划分，如“人事管理”、“财务管理”、“项目管理”等。

4.保管期限分类法：按文件的保存价值确定不同的保管期限（如永久、长期、短期），并据此进行分类整理。

*实践中，通常采用年度-组织机构（或部门）-问题（或业务类型）-保管期限的复合分类法。例如：“2023年-行政部-会务管理-长期”。*

三、文件整理与归档流程

（一）文件收集与初步筛选

1.日常收集：各部门应指定专人负责本部门文件的日常收集、积累和初步整理，确保文件不遗漏、不丢失。

2.定期收集：行政部门（或档案管理部门）应定期（如每月、每季度）向各部门收集待归档文件。

3.筛选鉴别：对收集到的文件进行鉴别，判断其是否具有归档价值，剔除无需归档的材料。

（二）文件整理与组卷（件）

1.区分年度：将文件按其形成年度分开。

2.区分组织机构/部门：在同一年度内，按文件形成或承办部门分开。

3.区分问题/业务类型：在同一部门内，按文件内容所反映的问题或业务类别归类。

4.确定保管期限：根据文件的重要程度、利用价值，参照相关规定确定每份文件的保管期限。

5.排列文件顺序：在同一类目、同一保管期限内，可按文件形成时间顺序或重要程度排列。

6.编号与编目：

*件号/卷号：对整理好的文件（件或卷）赋予唯一的编号。

*著录：对每份文件（或卷）的基本信息进行记录，形成归档文件目录，包括文件名、文号、责任者、形成日期、页数、保管期限、件号/卷号等核心要素。

（三）文件装订与装盒（或装袋）

1.装订：为保护文件，便于保管和利用，应对单份文件或组成的案卷进行规范装订。装订应结实、整齐，不压字，不倒页。

2.装盒/装袋：将装订好的文件按编号顺序装入规范的档案盒或档案袋，并在盒（袋）封面及脊背上填写必要的标识信息（如年度、部门、类别、起止件号、保管期限等）。

（四）归档移交

1.编制移交清册：移交部门与