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学校综合办公室数据共享标准流程

一、概述

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着信息传递、资源协调、数据管理等重要职能。为确保数据共享的准确性、安全性与高效性，特制定本标准流程，规范数据共享行为，提升办公效率。本流程适用于综合办公室内部及跨部门的数据交换，涉及人员需严格遵守相关规定。

二、数据共享原则

（一）安全性原则

1.数据共享前需进行权限审核，确保只有授权人员可访问敏感信息。

2.传输过程中采用加密措施，防止数据泄露。

3.定期对共享数据进行备份，避免意外丢失。

（二）必要性原则

1.仅在完成工作任务确需共享数据时进行操作，避免无关数据流通。

2.明确数据共享范围，不得超出实际需求。

（三）可追溯原则

1.记录每次数据共享的时间、人员、数据内容等信息，便于审计与核查。

2.建立数据共享日志，保留至少6个月的历史记录。

三、数据共享流程

（一）申请与审批

1.需要共享数据的部门或个人填写《数据共享申请表》，注明共享目的、数据类型、使用期限等。

2.综合办公室数据管理员审核申请，确认符合共享原则后批准。

（二）数据提取与传输

1.数据管理员根据审批结果，从指定系统提取数据。

2.通过安全渠道（如加密邮件、内部平台）传输数据，禁止使用公共网络。

3.接收方需在规定时间内完成数据核对，确认无误后反馈。

（三）使用与监控

1.数据使用方仅限在授权范围内操作，不得修改或传播数据。

2.数据管理员定期检查共享数据的使用情况，发现异常立即中止。

（四）共享结束与归档

1.使用期满后，数据管理员及时收回或删除共享数据。

2.将共享记录归档至指定位置，作为后续参考。

四、注意事项

（一）权限管理

1.办公室人员需定期更新密码，防止账号被盗用。

2.新员工入职后需进行数据权限培训，明确可访问范围。

（二）保密要求

1.涉及个人隐私或商业机密的数据，共享时需额外注明保密级别。

2.接收方需签署保密协议，违规者将承担相应责任。

（三）技术支持

1.数据管理员需具备系统操作能力，及时解决共享过程中的技术问题。

2.办公室配置备用数据传输工具，确保流程中断时能快速恢复。

五、附则

本流程自发布之日起实施，综合办公室负责解释与修订。各部门需组织相关人员进行培训，确保流程有效落地。

一、概述

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着信息传递、资源协调、数据管理等重要职能。为确保数据共享的准确性、安全性与高效性，特制定本标准流程，规范数据共享行为，提升办公效率。本流程适用于综合办公室内部及跨部门的数据交换，涉及人员需严格遵守相关规定。数据共享是提升协同工作效率的关键环节，但必须以保障数据安全和符合使用规范为前提。通过明确流程与责任，可以有效避免数据滥用和误用，确保学校管理工作的有序进行。

二、数据共享原则

（一）安全性原则

1.数据共享前需进行权限审核，确保只有授权人员可访问敏感信息。具体操作包括：

(1)接收方需提供身份证明和部门主管签字的申请表。

(2)数据管理员根据申请表核对人员权限，确保其工作职责与数据访问需求匹配。

(3)对于高度敏感数据（如学生成绩、财务信息），需额外获得数据所有部门负责人批准。

2.传输过程中采用加密措施，防止数据泄露。具体措施包括：

(1)使用学校内部专用网络进行数据传输，禁止通过公共Wi-Fi或邮件附件发送。

(2)对于少量数据传输，需采用加密软件（如VPN、加密压缩包）进行保护。

(3)大批量数据传输需通过校网盘等受控平台进行，并设置传输密码。

3.定期对共享数据进行备份，避免意外丢失。具体要求包括：

(1)每月对关键共享数据（如人事信息、设备台账）进行完整备份。

(2)备份数据存储在防火墙隔离的专用服务器上，由两名管理员共同保管访问权限。

(3)备份数据保留期限为至少3个月，以便追溯历史记录。

（二）必要性原则

1.仅在完成工作任务确需共享数据时进行操作。具体判断标准包括：

(1)工作任务明确要求使用共享数据，如财务部门需用学生缴费数据制作报表。

(2)非必要不共享，例如仅需查看统计结果的部门，无需获取原始数据。

(3)鼓励使用汇总数据代替原始数据，减少敏感信息暴露范围。

2.明确数据共享范围，不得超出实际需求。具体操作包括：

(1)申请时需详细列出所需数据字段，避免一次性获取过多无关信息。

(2)数据管理员在提取数据时，严格按照申请范围操作，不得擅自扩大。

(3)接收方在使用过程中发现数据冗余，应及时反馈给管理员进行调整。

（三）可追溯原则

1.记录每次数据共享的时间、人员、数据内容等信息，便于审计与核查。具体记录内容包括：

(1)共享日期与时间（精确到分钟）。

(2)申请人与接收方姓名及部门。

(3)共享的