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办公室文档归档管理标准流程

一、适用范围与触发情境

本流程适用于企业内部各类纸质及电子文档的规范化归档管理，涵盖行政、人事、财务、业务等各部门在日常工作中形成的有保存价值的文件材料。具体触发情境包括：

日常业务文件：如合同、方案、报告、会议纪要等完成审批后需长期保存的文件；

周期性整理需求：如月度、季度或年度工作总结、计划类文件的集中归档；

人员变动交接：员工离职、调岗时，其经手的工作文档需统一移交归档；

专项工作材料：如项目验收资料、审计材料、资质证书等需专项管理的文档；

新员工入职培训：作为新员工知晓文档管理规范的参考指引。

二、标准化操作步骤详解

步骤1：文件收集与初步筛选

责任主体：各部门文件形成人/部门助理

操作内容：

每月最后一个工作日，各部门梳理本月需归档的文件，保证无遗漏（如已审批的合同、会议记录、客户资料等）；

剔除重复文件、草稿（除非标注“最终稿”）、无保存价值的临时通知（如活动报名表仅保留最终名单）；

对电子文件进行格式统一（如Word文档保存为.docx、PDF文件保存为可搜索文本格式），纸质文件保证无破损、无褶皱。

输出成果：待归档文件清单（含文件名称、类型、形成日期）。

步骤2：文件分类与编号

责任主体：档案管理员*敏协同部门文件责任人

操作内容：

分类标准：按“部门-年份-文件类型”三级分类，例如：“行政部-2024-合同”“人事部-2024-制度”；

文件类型细分：

行政类：通知、制度、会议纪要、办公用品申领记录等；

人事类：员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表等；

业务类：合同、客户资料、项目方案、销售报表等；

财务类：报销凭证、发票复印件、财务报表、审计报告等（需单独存放并加密）；

编号规则：采用“部门代码-年份-流水号”格式，例如：“XZB-2024-001”（行政部2024年第1号文件）、“RLB-2024-015”（人事部2024年第15号文件）。

输出成果：分类后的文件+唯一编号标签（电子文件需在文件名中体现编号）。

步骤3：文件登记与信息录入

责任主体：档案管理员*敏

操作内容：

打印《文件归档登记表》（见模板1），逐项填写文件名称、编号、分类、形成日期、页数、密级（公开/内部/秘密）、归档人、备注等信息；

电子文件同步录入档案管理系统，对应文件，并关联编号、关键词（如“合同”“2024年”“客户名称”）；

纸质文件在右上角标注编号，用铅笔轻写页码（避免损坏文件）。

输出成果：完整的《文件归档登记表》（纸质+电子版）+已编号的实体文件。

步骤4：文件整理与装订

责任主体：档案管理员*敏

操作内容：

纸质文件：按编号顺序排序，去除金属夹，使用无酸纸档案夹装订（每份文件单独装订，厚度不超过2cm）；多页文件需在左侧打孔装订，保证平整；

电子文件：按分类建立文件夹，文件夹名称格式为“部门-年份-文件类型”（如“行政部-2024-合同”），内文件以“编号-文件名称”命名（如“XZB-2024-001-办公用品采购合同”）；

特殊文件（如照片、音频、视频）需标注拍摄时间、内容说明，刻录光盘或存储至指定加密硬盘，并在登记表中备注存储介质。

输出成果：装订规范的纸质档案盒+分类清晰的电子文件夹。

步骤5：归档存储与定位

责任主体：档案管理员*敏

操作内容：

纸质档案：放入统一规格的档案盒（尺寸：31cm×22cm×5cm），盒面粘贴标签，注明“部门-年份-文件类型-起止编号”（如“行政部-2024-合同-XZB-2024-001至XZB-2024-010”）；档案盒按编号顺序存入铁质档案柜，柜体张贴分类索引卡；

电子档案：存储至公司指定服务器或云端档案系统，设置访问权限（如公开文件可全员查看，秘密文件仅部门负责人及档案管理员可访问）；定期备份（每月增量备份+每年全量备份），备份数据异地存放；

存储环境：纸质档案库房需保持温度18-22℃、湿度45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备；电子档案服务器需定期维护，保证数据安全。

输出成果：有序存放的实体档案盒+安全备份的电子档案+存储位置记录（纸质档案柜编号、电子档案路径）。

步骤6：借阅与使用管理

责任主体：借阅人、档案管理员*敏、部门负责人

操作内容：

借阅申请：借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板2），注明文件编号、名称、借阅事由、预计归还日期，经部门负责人审批后提交档案管理员；

借阅登记：档案管理员核对文件状态，在《文件借阅记录表》中登记借阅人、借阅日期、文件信息、审批人，借阅时签字确认；

使用规范：

纸质档案仅限在档案室阅览，不得涂改、撕毁、影印（如需复印需经部门负责人批准并登记）；

电子档案不得擅自拷贝、外传，确需需填写《电子档案申请表》并经总经理审批；

借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天申请