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学校综合办公室业务操作规程

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理各类行政事务、沟通协调及后勤保障工作。为确保业务操作规范、高效、有序，特制定本规程。

二、主要业务操作流程

（一）公文处理

1.文件收发管理

(1)收文登记：对收到的各类文件、通知进行统一编号、登记，并记录来源、日期、密级等信息。

(2)分办流转：根据文件内容，分发给相关职能部门或负责人，并跟踪处理进度。

(3)发文审核：起草、审核、签发各类通知、报告等文件，确保格式规范、内容准确。

(4)印发归档：经签发文件统一打印、盖章，并按类别归档保存，重要文件需双备份。

2.保密管理

(1)文件借阅：建立借阅登记制度，限制涉密文件外借，并全程监督使用情况。

(2)销毁程序：对过期或无保存价值的文件，由专人监督销毁，并记录销毁时间、数量。

（二）会议组织与管理

1.会议筹备

(1)会前通知：提前3天发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。

(2)物资准备：准备会议所需的签到表、席卡、投影仪、饮用水等。

(3)场地布置：检查会议室设备，确保环境整洁、设施完好。

2.会议执行

(1)签到管理：安排专人负责签到，统计参会人数。

(2)议题记录：指定记录员全程记录会议内容，确保决议可追溯。

(3)会后归档：整理会议纪要，分发给参会人员，并归档保存。

（三）后勤保障服务

1.日常事务

(1)档案管理：对学校各类档案进行分类整理，建立电子化索引系统。

(2)资产登记：定期盘点办公设备、物资，更新资产台账。

(3)信件收发：每日整理部门信件、快递，及时分派至相关收件人。

2.应急处理

(1)设备维修：建立设备报修流程，优先处理影响正常教学运行的故障。

(2)突发事件：遇水电中断、网络故障等，第一时间联系供应商协调解决。

（四）信息沟通协调

1.内部沟通

(1)通报发布：通过公告栏、企业微信等渠道发布学校通知，确保信息覆盖全员。

(2)跨部门协作：定期召开协调会，解决业务交叉问题，优化工作流程。

2.外部联络

(1)客户接待：安排专人接待来访人员，提供引导及咨询服务。

(2)联系记录：对重要外联事项建立沟通台账，跟踪进展并反馈结果。

三、监督与改进

1.定期检查：每月对业务操作流程执行情况开展自查，识别问题并制定改进措施。

2.优化建议：鼓励员工提出流程优化建议，经评估后纳入制度调整。

3.培训考核：每季度组织业务培训，考核操作规范性，确保持续符合标准。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理各类行政事务、沟通协调及后勤保障工作。为确保业务操作规范、高效、有序，特制定本规程。

二、主要业务操作流程

（一）公文处理

1.文件收发管理

(1)收文登记：对收到的各类文件、通知进行统一编号、登记，并记录来源、日期、密级等信息。具体操作包括：

①使用《收文登记簿》逐份登记，填写文件名称、发文字号、发文机关、日期、密级、份数等字段。

②对涉密文件标注“秘密”“机密”等级，并粘贴防拆条。

③登记完成后，按文件类型分门别类，如“通知类”“报告类”“会议类”等。

(2)分办流转：根据文件内容，分发给相关职能部门或负责人，并跟踪处理进度。具体步骤为：

①阅读文件内容，判断主办部门及协办部门。

②填写《文件分办单》，注明办理要求、时限及承办人。

③将文件及分办单一并转交承办人，并通过系统或邮件确认接收。

④每日检查分办单进度，对超期文件及时催办。

(3)发文审核：起草、审核、签发各类通知、报告等文件，确保格式规范、内容准确。操作要点包括：

①起草阶段：明确发文事由、依据、要求，语言精练，无错别字。

②审核阶段：由部门主管逐条校对，重点检查数据准确性、格式规范性。

③签发阶段：法定代表人或授权人签字、盖章，并标注签发日期。

(4)印发归档：经签发文件统一打印、盖章，并按类别归档保存，重要文件需双备份。具体流程为：

①文印室核对签发文件，按份数打印并加盖公章。

②发文后立即通知收文单位，并通过系统同步电子版。

③档案管理员将纸质版按年度、类别整理，录入电子目录。

④对重要文件（如年度报告、合同协议）进行双备份，分别存放在不同地点。

2.保密管理

(1)文件借阅：建立借阅登记制度，限制涉密文件外借，并全程监督使用情况。具体要求为：

①借阅人需填写《文件借阅申请表》，经部门主管批准后方可借阅。

②涉密文件不得带离办公场所，确需外带时需两人同行监督。

③借阅期限不超过3个工作日，逾期需重新申请。

(2)销毁程序：对过期或无保存价值的文件，由专人监督销毁，并记录销毁时间、数量。操作规范包括：

①销毁前填写《文件销毁清单》，列明文件名称、数量、销毁原因