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学校综合办公业务操作规范

一、总则

为规范学校综合办公业务操作流程，提升工作效率，优化服务效能，确保各项工作有序开展，特制定本规范。本规范适用于学校各部门及全体工作人员，旨在明确职责分工，统一操作标准，促进协同管理。

二、综合办公业务分类及操作流程

综合办公业务主要包括文件管理、会议管理、信息报送、印章管理、固定资产管理、后勤保障等，具体操作流程如下：

（一）文件管理

文件管理是综合办公的核心工作，需严格按照以下步骤执行：

1.文件收发

(1)收到文件后，应及时登记文件名称、来源、日期、份数等信息，并粘贴签收单。

(2)对需传阅或存档的文件，按部门需求分发并做好登记。

(3)文件传阅完毕后，统一回收或归档，确保无遗漏。

2.文件起草与审核

(1)根据工作需求，明确文件类型（如通知、报告、方案等）。

(2)起草人撰写文件初稿，确保内容完整、格式规范。

(3)经办人提交审核，分管领导复核，校长最终审批。

(4)审核通过后，由文印人员统一打印并编号。

3.文件归档

(1)按年度、类别对文件进行分类整理，建立档案目录。

(2)重要文件需双份存档，电子版与纸质版同步保存。

(3)定期检查档案完整性，确保查阅方便。

（二）会议管理

会议管理需遵循高效、规范的原则，具体操作如下：

1.会议筹备

(1)确定会议主题、时间、地点及参会人员。

(2)提前3天发布会议通知，明确会议议程及需准备材料。

(3)安排会议室，调试设备（投影仪、音响等）。

2.会议执行

(1)主持人控制会议节奏，确保按议程推进。

(2)会议记录员详细记录决议事项及待办任务。

(3)会议结束后，及时整理会议纪要并分发至相关人员。

3.会议总结

(1)跟进会议决议的落实情况，定期汇报进展。

(2)对未完成事项，重新安排会议或调整方案。

（三）信息报送

信息报送需确保及时、准确，操作流程如下：

1.信息收集

(1)各部门按周/月提交工作简报，内容包括进展、问题及建议。

(2)综合办公室汇总信息，剔除重复或无效内容。

2.信息审核

(1)审核人检查信息完整性、逻辑性，确保无错漏。

(2)对敏感内容进行脱敏处理，避免泄露。

3.信息发布

(1)通过学校官网、内部邮件等渠道发布信息。

(2)发布后，收集反馈意见，及时修正错误。

（四）印章管理

印章管理需严格遵守以下规定：

1.印章使用申请

(1)使用印章需填写《印章使用申请单》，注明用途、时间及审批人。

(2)经审批后，由专人陪同前往盖章。

2.印章保管

(1)印章存放于保险柜，非授权人员不得接触。

(2)每日检查印章状态，确保完好无损。

3.印章记录

(1)每次使用后，记录使用时间、事由及经手人。

(2)定期盘点印章，确保与登记信息一致。

（五）固定资产管理

固定资产管理需实现全流程跟踪，操作如下：

1.购置登记

(1)购置固定资产前，填写《固定资产购置申请表》，经审批后采购。

(2)到货后，核对型号、数量，并拍照存档。

2.入账管理

(1)资产管理部门建立电子台账，记录资产编号、名称、购置日期等。

(2)资产标签粘贴于物品上，确保可追溯。

3.使用与维护

(1)明确资产使用部门及责任人，签订《固定资产使用协议》。

(2)定期检查资产状态，及时报修或报废。

（六）后勤保障

后勤保障工作需细致入微，具体操作如下：

1.日常服务

(1)维护办公环境，确保卫生、安全。

(2)定期检查水电、网络等设施，及时报修。

2.采购管理

(1)根据需求清单，选择合格供应商并比价。

(2)采购流程需经财务部门审核，确保合规。

3.应急处理

(1)制定突发事件预案（如停电、设备故障等）。

(2)启动预案后，协调相关部门快速响应。

三、监督与改进

为确保规范执行，需建立以下机制：

1.定期检查

(1)每月由综合办公室牵头，对各部门业务操作进行抽查。

(2)检查结果纳入绩效考核，对问题部门提出整改意见。

2.意见收集

(1)通过问卷调查、座谈会等形式，收集员工意见。

(2)对合理建议进行采纳，并优化操作流程。

3.培训提升

(1)每季度组织业务培训，提升员工操作技能。

(2)邀请外部专家授课，引入先进管理经验。

本规范自发布之日起施行，未尽事宜由综合办公室解释。

二、综合办公业务分类及操作流程

（一）文件管理

文件管理是综合办公的核心工作，需严格按照以下步骤执行：

1.文件收发

(1)收到文件后，应及时登记文件名称、来源、日期、份数等信息，并粘贴签收单。登记时应使用统一的收文登记表，确保信息完整、字迹清晰。对于重要文件或密级文件，需在登记表上特别注明，并安排专人处理。

(2)对需传阅或存档的文件，按部门需求分发并做好