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合同评审及归档综合管理模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的标准化操作，涵盖合同发起、评审、签署、归档等核心环节。典型应用场景包括但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等业务的合同管理；

销售类合同：产品销售、服务提供、合作推广等业务的合同管理；

合作类合同：项目合作、技术授权、联合研发等业务的合同管理；

其他类型合同：劳动合同、租赁合同、借款合同等需规范管理的合同类型。

二、合同评审及归档全流程操作指南

（一）合同发起与前置准备

需求确认

业务部门根据业务需求（如采购、销售、合作等），明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、价款及支付方式等核心要素，填写《合同发起审批单》（见表1附件），部门负责人*签字确认后，连同合同初稿及相关附件（如技术参数、报价单、资质证明等）提交至法务部门。

材料完整性核查

法务部门收到材料后，重点核查以下内容：

合同主体信息（对方单位名称、统一社会信用代码、法定代表人等）是否准确、完整；

合同核心条款（如标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等）是否明确；

附件材料是否与合同内容一致，是否具备法律效力（如资质证明需在有效期内）。

材料不完整或存在明显瑕疵的，退回业务部门补充完善。

（二）多部门协同评审

法务部门合规性评审

法务部门依据《民法典》《公司法》等相关法律法规及企业内部管理制度，对合同条款进行合规性审查，重点关注：

合同主体是否具备相应的民事行为能力（如对方是否为合法注册企业，是否超越经营范围）；

合同内容是否违反法律、行政法规的强制性规定，是否损害社会公共利益；

格式条款是否公平，是否存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利的情形；

违约责任、争议解决方式（如仲裁或诉讼管辖地）是否明确、合理。

评审完成后，法务专员*在《合同评审表》（见表2附件）中填写“法务评审意见”，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论，并说明修改理由。

财务部门财务条款评审

法务部门将法务评审后的合同提交至财务部门，财务部门重点审核：

价款及支付方式是否符合企业财务制度，是否与预算一致；

税费承担、发票开具要求是否明确；

履约保证金、质保金等条款是否合理，资金安全是否有保障；

对方单位财务状况是否良好（必要时要求提供财务报表或资信证明）。

财务负责人*在《合同评审表》中填写“财务评审意见”，重点关注资金风险及财务合规性。

业务部门技术/商务条款评审

财务部门评审通过后，合同返回业务部门，业务部门结合实际需求，重点审核：

标的技术参数、质量标准、交付要求是否与业务需求一致；

履行期限、地点、方式是否可执行，是否存在履约障碍；

对方单位的履约能力（如生产资质、供货能力、服务经验等）是否满足要求；

合作背景、商业条款（如折扣、促销、售后服务等）是否符合业务目标。

业务负责人*在《合同评审表》中填写“业务评审意见”，保证合同内容与业务实际匹配。

分管领导/总经理审批

各部门评审通过后，合同及《合同评审表》提交至企业分管领导或总经理进行最终审批。审批人结合合同重要性、金额大小及战略影响，签署审批意见，重大合同（如金额超过万元或涉及核心业务）需提交总经理办公会集体审议。

（三）合同签署与用印管理

合同定稿

评审通过后，法务部门根据各部门评审意见修改合同文本，形成最终版本，由业务部门、法务部门、财务部门负责人*共同签字确认合同文本的最终效力。

用印申请

业务部门填写《合同用印申请表》（见表3附件），附最终版合同文本、全套《合同评审表》及其他审批材料，提交至企业行政管理部门（或印章管理部门）。行政管理部门核查用印材料是否齐全、审批流程是否完整，材料无误后安排用印。

签署规范

合同签署需由法定代表人或其授权代理人*签字并加盖企业公章或合同专用章；对方单位合同需由其法定代表人或授权代理人签字并加盖单位公章，保证“签字与盖章齐全、清晰可辨”。多页合同需加盖骑缝章，防止合同拆分、替换。

（四）合同归档与后续管理

归档材料整理

合同签署完成后，业务部门负责收集整理以下归档材料，保证齐全、有效：

最终版合同文本（原件，含附件）；

《合同发起审批单》《合同评审表》《合同用印申请表》等审批流程材料；

对方单位营业执照、资质证明、授权委托书等主体资格材料；

与合同签订相关的往来函件、招投标文件、技术协议等补充材料。

归档登记与编号

业务部门将整理好的材料提交至企业档案管理部门（或综合管理部门），档案管理部门核对材料无误后，按以下规则进行编号归档：

编号规则：[合同类型拼音首字母]-[年份]-[流水号]，例如：“HT-2024-001”（HT为合同拼音首字母）；

登记至《合同归档登记表》（见表4附件），记录合同编号、名称、对方单位、签订日期、金额、归档日期、