询价采购的基本程序.docxVIP

询价采购的基本程序

一、需求的精准锚定与计划的审慎制定

任何采购活动的起点，必然是清晰、明确的需求。在启动询价采购之前，采购主体（无论是企业还是政府机构）首先需要完成内部的需求梳理与确认工作。这包括详细列出所需货物、服务或工程的具体规格、技术参数、数量、质量标准、交付时间、交付地点以及其他特殊要求。此环节的关键在于“精准”，模糊或不完整的需求往往会导致后续报价混乱、履约困难甚至采购失败。

需求明确后，需将其纳入整体采购计划。这一步骤涉及到采购预算的核定、采购方式的合规性审查（为何选择询价而非招标或单一来源采购）、以及采购进度的初步安排。对于需要履行内部审批程序的组织，务必确保该采购计划获得相应层级的批准，这是后续一切操作的合法性基础。

二、询价通知书的精心编制与信息的有效传递

询价通知书（或称询价函）是询价采购的核心文件，是连接采购方需求与供应商报价的桥梁。其编制质量直接影响报价的有效性和可比性。一份规范的询价通知书应至少包含以下核心要素：

*采购项目基本信息：项目名称、编号、采购人名称及联系方式。

*采购需求详情：货物/服务/工程的具体品目、规格型号、技术参数、数量、质量要求、验收标准等。

*报价要求：报价的货币单位、报价有效期、报价包含的所有费用（如税费、运输费、安装费等）。

*供应商资格条件：明确参与报价的供应商应具备的基本资质和特定条件，以确保其履约能力。

*报价文件的组成与递交：清晰列出报价文件应包含的材料（如报价单、资质证明复印件、技术响应文件等），以及报价的截止时间、递交方式（纸质或电子）和地点。

*评审原则与方法：通常询价采购以“符合需求、质量和服务相等且报价最低”为基本原则，需在通知书中明确。

*合同主要条款：如付款方式、履约期限、违约责任等，以便供应商在报价时充分考虑。

编制完成后，询价通知书需经过内部审核，确保内容准确、完整、无歧义。随后，便是邀请合格的供应商参与报价。采购方应根据项目特点和市场情况，选择不少于三家（法定最低数量）符合相应资格条件的供应商。邀请方式可以是定向邀请，也可以通过适当的渠道公开发布询价信息，以保证一定的竞争性。选择供应商时，应注重其信誉、实力和供货能力。

三、报价的接收与开启：严谨性与保密性并重

在规定的报价截止时间前，采购方应妥善接收各供应商提交的报价文件。对于逾期送达的报价，原则上应拒收，除非有不可抗力等特殊且经证实的理由，并按规定程序处理。所有在截止时间前收到的报价文件，应妥善保管，在开启前保持密封状态（针对纸质报价），确保报价信息在规定时间前不外泄，这是维护采购公平性的基本要求。

报价截止时间一到，采购方应组织相关人员（至少两人以上）进行公开拆封。拆封过程应做到规范有序，逐一核对供应商名称、报价等关键信息，并进行记录。对于电子报价系统，则由系统按照预设规则自动开启。开启后的报价信息，应即时向在场的供应商代表（如有）公布，或在规定时间内告知所有参与供应商。

四、报价的评审与成交供应商的确定：客观、公正、合规

报价开启后，即进入评审阶段。评审工作应由采购方组织的评审小组（或指定专人，视项目复杂程度而定）负责。评审人员应严格按照询价通知书中确定的评审原则和方法进行独立评审，不受任何外部因素干扰。

评审的首要步骤是对报价文件的符合性进行审查。即检查每份报价文件是否实质上响应了询价通知书的要求，包括供应商资质是否符合、技术参数是否满足、报价文件是否完整、格式是否规范等。对于实质上不响应的报价，应作为无效报价处理，不予进入后续评审。

在通过符合性审查的有效报价中，评审小组将进行价格比较。根据“最低评标价法”的基本原则，在满足全部实质性要求的前提下，报价最低的供应商通常将被推荐为成交候选人。但需特别注意，此处的“最低报价”并非绝对，若最低报价明显低于成本，可能导致无法保证质量或履约，评审小组有权要求该供应商作出书面说明并提供相关证明材料。若供应商不能合理说明或提供证明，则其报价可能被认定为无效。

评审过程应有详细的书面记录，包括评审人员的意见、评审结论、推荐的成交候选人名单及其排序等。评审结束后，评审报告需经评审小组成员签字确认。

五、成交结果的公示与合同的签订：信息公开与权利保障

确定成交候选人后，采购方应在规定的时限内（通常是评审结束后）将成交结果向所有参与报价的供应商进行通知，或在指定媒介上进行公示。公示内容一般包括成交供应商名称、成交金额、主要成交标的等。公示期内，若有供应商对成交结果有异议，应按照规定的程序提出质疑或投诉，采购方需依法依规进行处理和答复。

公示期满且无异议（或异议已妥善处理）后，采购方应及时向成交供应商发出成交通知书。成交通知书具有法律效力，是签订采购合同的重要依据。随后，双方应在成交通知书发出后的规定时间内，按照询价