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采购管理审批流程模板：供应商管理与成本控制工具指南

一、适用范围与应用场景

常规物料采购：如生产原材料、办公用品、低值易耗品等重复性采购需求；

项目采购：如工程项目设备、软件系统采购等一次性或阶段性采购；

供应商引入与评估：新供应商准入、现有供应商绩效考评及淘汰决策；

成本优化专项：针对高成本品类开展比价、议价及替代方案分析。

二、采购审批全流程操作指南

流程目标：保证采购需求合理、供应商选择合规、成本控制有效，各环节责任明确、可追溯。

1.需求发起与提报

操作内容：需求部门根据业务计划填写《采购申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期及预算金额（需附成本测算依据，如历史采购数据、市场报价等）。

责任人：需求部门负责人（部门经理）、申请人（专员）。

关键动作：

需求部门需核实采购必要性，避免过度采购或重复采购；

预算金额需符合公司财务预算规定，超预算需提前提交《预算调整申请》。

输出成果：《采购申请表》（含部门负责人签字）。

2.供应商寻源与筛选

操作内容：采购部门根据需求类型启动供应商寻源，优先从《合格供应商名录》中选择，新供应商需经过资质初审。

责任人：采购专员（专员）、采购经理（经理）。

关键动作：

常规采购：从现有合格供应商中筛选≥3家进行询价；

新供应商引入：收集供应商营业执照、相关行业资质（如ISO认证）、生产/服务能力证明，填写《供应商资质审核表》；

紧急采购：可临时寻源，但需后续补充资质审核流程。

输出成果：《供应商资质审核表》（新供应商）、《供应商候选名单》。

3.询价与成本分析

操作内容：采购部门向候选供应商发出询价单（明确技术参数、交付要求、付款方式等），收集报价后开展成本分析。

责任人：采购专员（专员）、成本会计（会计）。

关键动作：

询价需保证公平性，避免仅向单一供应商询价；

对比各供应商报价，分析价格差异原因（如品牌、运费、付款周期等）；

大额采购（如单笔≥10万元）需组织成本专项评审，评估总成本（含采购、运输、维护等）。

输出成果：《询价记录表》、《成本分析对比表》。

4.采购方案审批

操作内容：采购部门汇总《采购申请表》《供应商资质审核表》《成本分析对比表》，按审批权限逐级报批。

责任人：采购经理（经理）、财务负责人（总监）、分管副总（副总）。

审批权限（示例）：

金额≤5万元：采购经理+财务负责人审批；

5万元＜金额≤20万元：采购经理+财务负责人+分管副总审批；

金额＞20万元：需提交总经理办公会审批。

关键动作：审批人需重点核查需求合理性、供应商资质合规性、成本控制有效性。

输出成果》审批通过后的《采购方案审批表》。

5.合同签订与执行

操作内容：审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同，明确双方权利义务，跟进合同执行进度。

责任人：采购专员（专员）、法务专员（专员，必要时）。

关键动作：

合同条款需包含质量标准、交付时间、违约责任、付款条件等核心内容；

大额合同需经法务审核，规避法律风险；

供应商需按合同约定发货，采购部门实时跟踪物流信息。

输出成果》采购合同（含双方法定代表人签字或盖章）。

6.验收与付款

操作内容：物品/服务送达后，需求部门联合质检部门（如有）开展验收，验收合格后提交付款申请。

责任人：需求部门验收人（专员）、质检员（员）、财务出纳（出纳）。

关键动作：

验收需对照合同约定的规格、数量、质量标准，填写《验收单》；

验收不合格的，需及时联系供应商退换货并记录原因；

财务部门核对《验收单》《发票》《合同》无误后，按付款流程安排付款。

输出成果》验收单》、《付款申请表》。

7.供应商评价与归档

操作内容：采购部门每季度或半年对合作供应商开展绩效评价，更新《合格供应商名录》，同时整理采购全流程资料归档。

责任人：采购经理（经理）、需求部门反馈人（负责人）。

关键动作：

评价维度包括：价格竞争力、产品质量、交付及时性、服务响应速度、合作配合度等；

根据评价结果对供应商分级（A/B/C级），C级供应商限期整改，连续两次C级予以淘汰；

采购资料（申请表、合同、验收单、发票等）按“一单一档”原则整理，保存期限≥3年。

输出成果》供应商绩效评价表》、《合格供应商名录更新版》。

三、核心工具表格模板

1.采购申请表

申请部门

申请日期

年月日

申请人

联系方式

采购物品/服务名称

规格型号

需求数量

用途说明

期望交付日期

年月日

预算金额

元

成本测算依据

（可附历史数据、市场报价截图等）

需求部门负责人意见

签字：日期：

采购部门意见

签字：日期：

财务部门意见

签字：日期：

审批结果

□通过□驳回（原因：）

2.供应商评估表（新供应商/现有供应商）

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系方式

注册地址

经营范围

资质文件