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仓库物资进仓单填写标准流程

仓库物资进仓单（或称入库单）是记录物资从外部进入仓库的关键凭证，它不仅是仓库接收物资的依据，也是后续库存管理、成本核算、财务对账以及追溯物资流向的基础。规范、准确地填写进仓单，对于保证仓储数据的真实性、及时性和完整性至关重要。以下将详细阐述仓库物资进仓单填写的标准流程与注意事项。

一、标准流程

（一）单据接收与初步核对

当供应商或送货方将物资送达仓库时，仓库收货人员首先应主动向送货人员索取送货单、采购订单（或合同）等相关凭证。

*核对依据：将送货单与采购订单（或经审批的申购单）进行初步核对。重点关注供应商名称、物资品名、规格型号、数量等核心信息是否一致，以及送货单是否有相应的签章。

*信息确认：确认本次到货是否在预期的采购范围内，是否存在提前到货、延迟到货或错发等情况。如有疑问，应立即与采购部门或相关业务负责人进行沟通确认。

（二）物资到货检验

在单据初步核对无误后，仓库收货人员需对到货物资进行实物检验。

*数量清点：按照送货单及采购订单列明的数量，对实物进行仔细清点。可根据物资特性采用计件、称重、丈量等不同方式。对于易碎、贵重或精密物资，应特别小心操作。

*质量检查：检查物资的外包装是否完好无损，有无破损、潮湿、污染等情况。对于有明确质量标准或需开箱检验的物资，应按照规定程序抽检或全检其外观、性能、配件等是否符合要求。必要时，可要求质量检验部门（IQC）介入检验。

*规格型号确认：确保实物的规格型号、品牌、产地等与单据描述完全一致。

*异常处理：如发现数量短缺、溢余、质量不合格、规格不符或包装损坏等情况，应立即向主管汇报，并在送货单上注明异常情况，或单独填写《物资到货异常报告》，由送货人员签字确认，并及时通知采购及相关部门处理。

（三）进仓单填写

在物资检验合格，确认可以接收后，仓库收货人员开始填写进仓单。进仓单通常为多联式，应确保各联次信息一致。

1.表头信息填写：

*进仓单号：按照仓库统一的编码规则填写，确保唯一性和可追溯性。

*供应商名称：准确填写送货单位全称。

*送货单号：填写供应商提供的送货单编号。

*订单号/合同号：填写对应的采购订单编号或采购合同编号。

*收货日期：填写实际接收物资并完成检验的日期，务必准确。

2.物资明细填写：

*序号：按顺序填写明细项编号。

*物资编码：如公司有统一的物资编码体系，应准确填写对应编码。

*物资名称：填写物资的标准全称，避免使用简称或俗称。

*规格型号：详细填写物资的规格、型号、尺寸、材质等关键属性，确保与实物及采购要求一致。

*单位：填写物资的计量单位，如个、台、件、千克、米等。

*应收数量：根据采购订单或送货单填写预期接收的数量。

*实收数量：填写经过实际清点和检验后，确认接收的合格物资数量。此数量必须与实物一致，是后续库存记账的依据。

*单价/金额：如进仓单包含价值信息，应根据采购订单或合同约定的单价填写，并计算相应金额。如仓库仅负责数量管理，则此栏可留空或由财务部门填写。

*质量状况：可填写“合格”、“待检”（如需要进一步检验）或简要描述质量情况。

*存储仓位：填写物资计划存放的库位编码，以便于后续上架和管理。

3.其他信息填写：

*备注栏：可填写需要特别说明的事项，如物资的特殊存储要求、分批到货情况、异常处理结果等。

*制单人员：填写制单人员姓名或工号。

4.填写要求：

*字迹清晰：无论是手写还是系统打印，均需保证所有信息清晰可辨，避免潦草或模糊。

*信息准确：确保所有填写内容真实、准确，与实物和相关单据完全一致。

*完整无缺：必填栏目不得遗漏，内容完整。

*不得涂改：填写过程中如发生错误，应作废重填，严禁随意涂改。如确需修改，应按规定在修改处加盖修改人印章或签名确认（具体按公司制度执行）。

（四）审核与签字确认

*制单人员自查：填写完毕后，制单人员应再次对进仓单内容进行全面核对，确保无误。

*主管审核：将填写完整的进仓单提交仓库主管（或指定负责人）进行审核。主管审核无误后，在相应位置签字确认。

*（可选）其他部门会签：根据公司管理流程，某些情况下可能需要采购部门、质量检验部门等相关人员签字确认。

（五）进仓单分发与物资入库

*单据分发：审核签字完成后，将进仓单按预设联次分发给相关部门，通常包括仓库留存联、财务记账联、采购联等。分发过程应做好记录，确保单据流转顺畅。

*物资入库：凭审核无误的进仓单，将物资按照指定的存储仓位进行上架存放，并及时更新仓库库存管理系统（如WMS）中的库存数量。

（六）单据归档

仓库留存的进仓单