公司股东名册管理规范模板.docxVIP

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司股东名册的设立、记载、变更、保管、查阅及保密等管理行为，确保股东名册的真实性、准确性、完整性和及时性，保护公司和股东的合法权益，依据《中华人民共和国公司法》及其他相关法律法规、公司章程的规定，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司股东名册的日常管理与维护工作。公司各部门及相关人员在涉及股东名册相关事务时，均应遵守本规范。

（三）定义

1.股东名册：指由公司依法置备，用以记载股东及其所持股份数量、持股比例等基本情况，并作为证明股东身份、确认股东与公司之间权利义务关系的法定文件。

2.在册股东：指股东名册上记载的具有公司股东资格的自然人、法人或其他组织。

（四）基本原则

股东名册管理应遵循以下原则：

1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规及公司章程的规定。

2.真实性原则：名册记载内容必须真实可靠，与实际情况相符。

3.准确性原则：确保记载信息准确无误，避免错漏。

4.完整性原则：全面反映股东及其持股的基本情况。

5.及时性原则：股东情况发生变化时，应及时更新名册信息。

6.保密性原则：对股东名册及相关信息予以严格保密，防止信息泄露。

二、股东名册的设立与记载

（一）名册设立

公司应自成立之日起，依法设立股东名册。股东名册可采用电子或纸质形式，鼓励采用电子形式并辅以纸质备份，以提高管理效率和安全性。电子名册应具备必要的安全保护和备份措施。

（二）记载事项

股东名册应至少记载以下事项：

1.股东的姓名或名称及住所；

2.股东的持股数量、持股比例；

3.股份的种类（如普通股、优先股等）及股票编号（如有）；

4.股东取得股份的日期；

5.其他需要记载的事项（如出资方式、法人股东的法定代表人信息等）。

对于法人股东，还应记载其统一社会信用代码；对于自然人股东，应记载其有效身份证件号码。

（三）初始记载

公司设立时，股东名册的初始记载应以公司设立登记时的股东及出资情况为准。

三、股东名册的变更

（一）变更情形

发生下列情形之一的，公司应及时办理股东名册的变更手续：

1.股东转让其全部或部分股份；

2.股东姓名或名称、住所等基本信息发生变更；

3.股东合并、分立或被收购、注销；

4.股份继承、赠与、质押（需符合相关规定）；

5.公司增资扩股、减资、回购股份；

6.人民法院依法对股东股份进行冻结、拍卖、裁定划转；

7.其他依法或依公司章程规定需要变更股东名册的情形。

（二）变更程序与证明文件

1.申请：因上述情形需要变更股东名册的，相关方应向公司提出书面申请，并提交符合要求的证明文件。例如：

*股份转让的，需提交股权转让协议、原股东及新股东的身份证明等；

*信息变更的，需提交变更证明文件；

*司法裁定的，需提交法院生效法律文书。

2.审核：公司指定部门（通常为董事会办公室或法务部/综合管理部）负责对变更申请及相关证明文件的真实性、合法性、完整性进行审核。必要时，可要求申请人补充材料或进行核实。

3.审批：审核通过后，应按照公司内部审批流程进行审批。

4.变更登记：经审批同意后，由指定人员及时在股东名册中进行相应变更登记，注明变更日期及变更事由，并由登记人员签字确认。

（三）变更记载要求

股东名册变更应清晰、准确地反映变更前后的情况，确保变更轨迹可追溯。对于电子名册，应有操作日志记录变更操作人、操作时间和变更内容。

四、股东名册的保管

（一）保管责任

公司指定专人负责股东名册的保管工作，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。保管责任部门应建立健全保管制度，明确保管职责。

（二）保管方式

1.纸质名册：应存放于安全、干燥、防火、防潮、防虫的专用档案柜中，实行专人专柜管理。

2.电子名册：应存储在公司指定的安全服务器或存储设备中，设置访问权限和密码保护，定期进行备份，并对备份介质进行异地妥善保管。

（三）保管期限

股东名册及相关变更文件、证明材料应永久保存。

五、股东名册的查阅与复制

（一）查阅主体与权限

1.公司自身：公司董事会、监事会及经理层因工作需要，可以查阅股东名册。

2.股东：股东有权查阅本人在股东名册中的记载信息。股东查阅时应出示有效身份证明并提交书面申请。

3.有权机关：人民法院、人民检察院、证券监管机构等国家有权机关，依照法定程序要求查阅股东名册的，公司应予以配合。

4.其他：未经公司有权机构批准，任何单位或个人不得擅自查阅或复制股东名册。

（二）查阅程序

1.查阅人提出书面申请，说明查阅目的、范围等。

2.公司指定部门对查阅申请进行审核，符合规定的，予以安排；不符合规定的，应说明理由并拒绝。

3.查阅应在公司指定的场所和时间内进行，由