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学校综合办公室操作规程制度

一、总则

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢，负责协调各部门工作、处理行政事务、保障学校正常运行。为确保工作高效、有序、规范，特制定本操作规程制度。

二、岗位职责

（一）办公室主任职责

1.负责办公室全面工作，制定年度工作计划并监督实施。

2.协调各部门沟通，处理跨部门事务。

3.负责学校领导交办事项的落实与汇报。

4.管理办公用品、档案资料等行政资源。

（二）行政助理职责

1.负责文件收发、登记、传阅及归档工作。

2.协助组织学校会议，做好会议记录及纪要整理。

3.负责学校印章的使用与管理，严格执行审批流程。

4.跟踪落实领导交办事项，定期汇报进展。

（三）文印管理职责

1.负责学校文件、报告、通知等的打印、复印工作。

2.控制文印成本，合理分配用纸额度。

3.定期维护文印设备，确保设备正常运行。

4.严格执行保密规定，防止机密文件外泄。

三、工作流程

（一）文件处理流程

1.**收文登记**：接收文件后，核对文件完整性，填写《收文登记表》，编号后报领导签批。

2.**传阅分发**：签批后，按部门分工传阅，传阅完毕后及时归档。

3.**发文管理**：起草文件需经领导审核，打印后盖章，分发至相关部门。

4.**归档保存**：定期整理文件，按类别编号存档，重要文件需加密保存。

（二）会议组织流程

1.**会议筹备**：提前确定会议时间、地点，通知参会人员，准备会议材料。

2.**会议执行**：会议开始前检查设备，记录会议内容，确保会议高效进行。

3.**会议纪要**：会后24小时内完成会议纪要，分发给参会人员及相关部门。

4.**决议跟踪**：对会议决议进行跟踪落实，定期汇报进展情况。

（三）印章使用流程

1.**申请审批**：使用印章需填写《印章使用申请单》，经领导审批后方可使用。

2.**现场备案**：使用人需在申请单上签字，办公室备案存档。

3.**规范使用**：仅限在文件正式签署时使用，严禁私人或非正式场合使用。

4.**异常报告**：如发现印章异常，立即上报并采取补救措施。

四、日常管理

（一）办公用品管理

1.**采购计划**：根据需求制定年度采购计划，控制预算。

2.**领用登记**：领用办公用品需登记姓名、数量、日期，定期盘点库存。

3.**报废处理**：损坏或过期办公用品需填写报废单，经审批后处理。

（二）档案管理

1.**分类归档**：按部门、时间、文件类型分类，建立档案目录。

2.**借阅审批**：外部人员借阅档案需经领导审批，限期归还。

3.**保密措施**：涉密档案需存放于保险柜，禁止拍照或外传。

（三）接待工作

1.**访客登记**：访客进入学校需登记姓名、单位、事由，经许可后方可进入。

2.**引导服务**：热情接待访客，提供必要的指引和协助。

3.**突发事件**：遇突发事件立即上报，并采取应急措施。

五、监督与改进

（一）定期检查

1.每月对办公室工作流程进行自查，确保符合制度要求。

2.每季度组织各部门反馈意见，优化工作流程。

（二）培训提升

1.每半年开展一次办公技能培训，提高工作效率。

2.学习先进管理方法，引入信息化工具提升管理水平。

六、附则

本制度自发布之日起实施，办公室负责解释与修订。各部门需严格遵照执行，确保学校行政工作高效有序。

**一、总则**

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢，负责协调各部门工作、处理行政事务、保障学校正常运行。为确保工作高效、有序、规范，特制定本操作规程制度。本制度旨在明确岗位职责、规范工作流程、优化资源配置、提升服务质量，促进学校整体管理水平的提升。

**二、岗位职责**

（一）办公室主任职责

1.负责办公室全面工作，制定年度工作计划并监督实施。

-**具体操作**：每年末组织办公室人员召开会议，明确下一年度工作目标；根据学校整体规划，分解任务至各岗位职责；每月召开工作例会，检查计划执行情况，协调解决存在问题。

2.协调各部门沟通，处理跨部门事务。

-**具体操作**：建立部门间沟通机制，定期组织联席会议；设立跨部门事务处理清单，明确责任部门和完成时限；对重大事务组织专题协调会，确保方案可行。

3.负责学校领导交办事项的落实与汇报。

-**具体操作**：建立领导交办事项台账，详细记录任务内容、责任人、截止日期；每日跟进任务进度，及时向领导汇报；任务完成后形成书面报告，经领导审阅后存档。

4.管理办公用品、档案资料等行政资源。

-**具体操作**：制定办公用品采购标准，定期盘点库存，避免浪费；建立档案管理制度，明确档案分类、保管、借阅流程；定期检查设备状态，确保正常运行。

（二）行政助理职责

1.负责文件收发、登记、传阅及归档工作。