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项目档案管理制度

总则

第一条编制依据：为强化项目企业档案管理工作，有效地保护和利用档案，依据集团企业档案管理相关要求并结合项目企业具体情况制订本制度。

第二条定义：本制度中档案，是指在开发项目过程中形成对企业含有利用保留价值文字、图表、声像、电子数据等多种形式文件材料总和，是各项工作、活动真实统计和原始凭证。

第三条目标：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理工程文件，方便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序工作。

第四条遵照标准：应该遵照“立即整理，分类清楚，检索方便，收发有据。”标准。

第五条保密标准：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保企业利益不受损害。

第六条归口部门：工程中心为项目档案归口管理部门，工程助理为本制度具体实施人（项目兼职档案管理员）；企业综合部为企业档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度实施监督人。

工程档案搜集、分类、整理

第一条工程档案搜集管理依据：《建筑安装工程完工档案移交书》、《市政基础设施工程完工档案移交书》、《万国企业档案管理作业指导》。

第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责根据企业作业指导要求整理、编号。2.2附表

文件类别

编号方案

备注

企业规范、制度

WG--D30-1

企业层面

统一存放，按修订时间按流水号排列。

WG-GF--01

项目层面

工程款支付审批表

IBC·Ⅰ-ZF-（）-01

（）单位名称或专业名称缩写

施工图纸

IBC·Ⅰ-TZ-JZS-01

JZS结构施工图

IBC·Ⅰ-TZ-（）S-01为施工图

IBC·Ⅰ-TZ-（）J-01为完工图

经过图审图纸为存档图纸。

JGS建筑施工图

JPSS给排水施工图

DQS电气施工图

NTS暖通施工图

ZNS智能化施工图

YXS有限电视施工图

SZS市政施工图

LHS绿化施工图

MQS幕墙施工图

……

设计变更、图纸会审纪要

IBC·Ⅰ-SJ-JG-01

JG结构

联络单变更不许可跳号，如不一样意变更情况下，施工单位上报联络单我企业最少存档1份，编号照编。

IBC·Ⅰ-SJ-JZ-01

JZ建筑

……

工程变更

IBC·Ⅰ-BG-TJ–GS-01

TJ土建

IBC·Ⅰ-BG-SS-GS-01

SS水施

……

协议

IBC·Ⅰ-SG--01

SJ为设计类

招标、投标文件跟协议一起存放，编制卷内目录，协议通常签定6份以上，我企业基础确保留档3份

SG为施工类

ZX为咨询类

LX为零星类

工作联络函

IBC·Ⅰ-（F）H-（）-01

（F/S）收、发文

（）单位或专业缩写

通知

IBC·Ⅰ-（F）TZ-（）-01

（F/S）收、发文

（）单位或专业缩写

监理整改通知及回复

IBC·Ⅰ-ZG--01

把总包和分包分开即可，可也依据单位细分

工程例会纪要

IBC·Ⅰ-LHJ--01

项目层面

监理例会

工程周报

IBC·Ⅰ-ZB--01

项目层面

工程月报

IBC·Ⅰ-YB--01

项目层面

工地安全生产专题会议纪要

IBC·Ⅰ-ALHJ--01

项目层面

施工计划

IBC·Ⅰ-JH--01

项目层面

施工单位上报

上报汇报材料

IBC·Ⅰ-HB--01

企业层面

上报集团

安全生产月报

IBC·Ⅰ-AQY--01

企业层面

上报集团

主管部门下发公文

WG--D30-1-1

D30为保留期限30年

1为件号

会议纪要

****（纪）[]1号

编号由企业综合部统一编号

各类教授会议教授论证资料附会议纪要后

申请汇报

****[]1号

编号由企业综合部统一编号

工程申请

政府部门来文、批复

可参考《建筑安装工程

完工档案移交书》目录存放

统一由企业前期部归档，移交工程一份复件

申请汇报和批复文件一起存放

开、俊工汇报

IBC·Ⅰ-K/JG--01

结构验收统计

IBC·Ⅰ-JGYS--01

隐蔽工程验收统计

IBC·Ⅰ-YBYS--01

工程/材料、工作结果验收单

IBC·Ⅰ-YS-（）-01

（）单位名称或专业名称缩写

文件归档可跟工程款支付审批表

施工组织设计、专题施工方案

IBC·Ⅰ-FA-JK-01

JK基坑围护

IBC·Ⅰ-FA-MB-02

MB模板施工

…….

计划、细则

IBC·Ⅰ-XZ-（）-01

（）依据实际收到文件缩写编

分户质量档案

IBC·Ⅰ-FHYS-1

1为栋号，按栋存放

各类检测汇报

IBC·Ⅰ-JC-CL-1

CL材料检测

各类汇报

勘察汇报、方案汇报等

其它施工资料

可参考《建筑安装工程完工档案移交书》目录存放

档案交接管理：任何个人不得