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(新)合同管理档案管理制度(3篇)

合同管理档案管理制度一

总则

为加强公司合同管理档案的规范化、科学化管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同、协议等文件的档案管理工作。合同管理档案是指公司在合同的签订、履行、变更、解除等过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

合同档案管理职责

公司设立专门的合同档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责合同档案的集中管理工作。档案管理部门的职责包括：制定和完善合同档案管理制度；负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；对各部门的合同档案管理工作进行指导、监督和检查；定期对合同档案进行统计和分析，为公司决策提供依据。

各部门应指定专人负责本部门合同档案的收集、整理和移交工作。具体职责为：及时收集本部门签订的合同及相关文件；按照档案管理部门的要求进行初步整理；在规定时间内将整理好的合同档案移交档案管理部门。

合同档案的收集与整理

合同签订部门在合同签订后，应及时将合同文本及相关文件（包括但不限于合同审批表、授权委托书、补充协议、往来函件、会议纪要等）收集齐全。收集的文件应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。

对收集到的合同文件，应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理。同一合同的相关文件应集中在一起，按照文件形成的先后顺序排列。对于合同履行过程中产生的补充协议、变更协议等文件，应与原合同一并整理归档。

整理好的合同档案应编制卷内目录，卷内目录应包括文件序号、文件名称、文号、日期、页号等内容。同时，应在合同档案的封面注明合同名称、合同编号、签订日期、保管期限等信息。

合同档案的归档

各部门应在合同签订生效后的[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交档案管理部门。移交时，应填写《合同档案移交清单》，清单应包括合同名称、合同编号、签订日期、保管期限、移交部门、移交人、接收部门、接收人等内容。移交人和接收人应在清单上签字确认。

档案管理部门对移交的合同档案进行审核，审核内容包括合同文件的完整性、准确性、规范性等。如发现问题，应及时通知移交部门进行补充或整改。审核合格后，档案管理部门应及时将合同档案进行归档，并在档案管理系统中进行登记。

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和使用价值分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。

合同档案的保管

档案管理部门应建立专门的合同档案库房，配备必要的保管设备和设施，如档案柜、防潮设备、防火设备、防盗设备等，确保合同档案的安全。

合同档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和管理。同时，应建立合同档案索引，记录合同档案的存放位置、编号等信息。

档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行修复和处理。

合同档案的借阅

公司内部各部门因工作需要借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，经本部门负责人审核同意后，报档案管理部门负责人批准。借阅申请表应包括借阅部门、借阅人、借阅日期、归还日期、借阅合同名称、合同编号等内容。

档案管理部门应根据借阅申请，及时提供合同档案。借阅人应按照规定的时间归还合同档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。

借阅人在借阅合同档案期间，应妥善保管档案，不得涂改、损坏、丢失档案。如因借阅人原因造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。

合同档案的销毁

对于保管期限已满、失去保存价值的合同档案，档案管理部门应定期进行清理和鉴定。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应提出销毁意见，并填写《合同档案销毁清册》。

《合同档案销毁清册》应包括合同名称、合同编号、签订日期、保管期限、销毁原因等内容。销毁清册应经公司领导批准后，方可进行销毁。

销毁合同档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的安全、彻底。销毁后，监销人应在销毁清册上签字确认。

监督与考核

档案管理部门应定期对各部门的合同档案管理工作进行检查和考核，检查内容包括合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等方面。

对于合同档案管理工作成绩突出的部门和个人，公司应给予表彰和奖励；对于违反合同档案管理制度的部门和个人，公司应给予批评和处罚。

附则

本制度自发布之日起施行，由公司档案管理部门负责解释。

合同管理档案管理制度二

引言

合同管理档案是企业经营活动的重要记录，它不仅反映了企业的经济往来和业务活动，也是企业维护自身合法权益的重要依据。为了加强合同管理档案的管理，提高档案管理水平，特制定本制度。

合同档案管理的组织架构

公司设立合同管理档