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行政采购管理制度

目录

TOC\o1-2\h\z\u一、总则 2

二、适用范围 2

三、职责 2

四、工作程序 3

（一）、供方选择 3

（二）、合格供方控制 3

五、采购 3

（一）采购物资综述 3

（二）采购物资撤销 4

（三）采购事宜处理期限 4

（四）询价、比价、议价 5

六、到货物资检验结果处理 5

七、领用物资管理措施 5

八、整理付款 6

九、库房管理制度 6

十、物品采购、领用步骤图 7

起草人

审核人

同意人

部门职务

姓名

签名

日期

颁发部门/报告部门

执行日期/报告日期

一、总则

为加强采购工作管理，提升采购工作效率，严正采购工作步骤，特制订本制度。行政类采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展采购工作。副总经理对采购人员及库管员进行统一考评和管理。

二、适用范围

本制度适适用于武汉中有药业人事行政部采购及和采购相关全部事宜。

三、职责

1.人事行政部采购人员负责行政办公用具采购控制，并组织相关部门对供方进行评价。

2.其它部门负责提供其部门月度所需办公用具分类别采购清单，如部分用含有特殊要求，须在备注里注明。交部门责任人签批采购清单到人事行政部登记存档，由人行部汇总采购清单进行月度统一采购。

3.总经理及副总经理审核并签批人事行政部汇总采购清单。

四、工作程序

（一）、供方选择

供方选择必需遵照就近、质优、价廉标准，并满足以下条件：

1）企业必需有法人资格营业执照，含有对应立即供货能力和合作愿望；

2）含有确保产品质量管理能力和检测手段，能对其供货产品质量全权负责；

3）含有所需本企业采购物资经营许可证。

4)有多年企业供货经验、质量和信誉程度稳定，有稳固供货能力。

5)深入市场，对当地域市场进行考察，对本企业所需物资进行价格摸底，选择最适宜供货方进行讨论分析。

6)将分析结果报总经理，讨论选择最优供货方，签署相关供货协议。

（二）、合格供方控制

1)建立档案：人行部应建立合格供方档案，包含：营业执照、经营许可证，年度进货数量和质量统计、质量问题反馈统计等；

2)立即反馈质量信息：人行部应立即和供方沟通，反馈情况，必需时定时对供方进行质保能力和供货能力考察，考察时作好统计，考察后编写出评价汇报，并作出评价结论；

3)供方变更：当供方供货质量情况不能满足要求时，职能部门应按上述供方选择要求重新评价，评价结论须变更供方，填写申请变更供货方汇报，经人行部审核，并报总经理、副总经理同意生效。

五、采购

（一）采购物资综述

1．采购档案是清楚说明订购产品资料，采购档案通常是指采购清单。采购清单上应明确要求采购物资产品名称、规格型号、单位、数量、交货期限、采购人及特殊性要求等。

2．当采购清单发生改变时，采购人员应立即和供方协调，明确变更内容。

3．采购产品验证审核由人行部、财务部共同进行验证。

4．人事行政部负责供方评价和采购控制相关统计和采购档案搜集、整理、编目、存档。财务部负责采购产品验证质量统计搜集、整理、编目、存档，人行部帮助完成。

5．紧急采购时，由人事行政部在“采购单”“备注栏”注明原因，以急件递送。

6．采购物资不管金额、数量、总额全部必需有总经理及副总签批生效，采购人员方可进行采购。

（二）采购物资撤销

1.采购物资撤销应由原采购部门通知人事行政部停止采购步骤及注明撤销采购相关原因。

2.人行部办妥撤销后，依下列要求办理：

3.人行部把原采购单有些人行部经理签字撤销后，送回原采购部门。

4.原采购单未能撤销时，采购人员应通知原采购部门。

5.若采购清单已报供货方，应立即通知供货方停止供货，并说明原因，请供货方谅解，帮助采购清单顺利撤销。

（三）采购事宜处理期限

人事行政部应依采购物资特征及市场供需，分类制订材料采购事宜处理期限，通知各相关部门方便参考，如有变更时，应立即修正。人事行政部应分询价、订购、交货三个阶段，以控制采购作业进度及节省费用。采购员未能按既定时间完成采购，应向采购部门说明未能按时采购原因，并通知其到货时间。

（四）询价、比价、议价

1.采购人员接获采购单汇总后应依采购物资缓急，并参考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料，除经以电话询价之外，另需精选三家以上供给商办理比价或经分析后议价。采购人员要严格推行自己职责，大件采购在订货、采购工作中实施“货比三家”标准，询价后报领导核准供给商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵协议、守信用、售后服务好前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实施跟踪办事