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采购订单合同审核流程模板

一、合同签订前的准备与预审阶段

合同的审核并非始于法务或专业审核人员接手，而是在合同意向形成之初便已开始。此阶段的工作质量直接影响后续审核效率与合同最终质量。

1.需求发起与初步确认（业务部门）：

*业务部门根据实际运营需求，明确采购标的、规格型号、数量、质量标准、预计单价、总价、交付时间、交付地点及方式等核心要素。

*对采购需求的必要性、合理性进行内部论证，确保符合企业整体发展战略和预算规划。

*初步筛选供应商，对供应商的资质、信誉、生产能力、供货周期、售后服务等进行初步评估。

2.供应商资质审查与信息核实（采购部门/业务部门）：

*收集供应商的基本资质文件，包括但不限于营业执照、相关生产/经营许可证、质量认证证书、财务状况证明、以往合作业绩等。

*核实供应商提供信息的真实性与有效性，必要时进行实地考察或背景调查。

*对于关键或大额采购，应确保供应商已通过企业合格供应商名录的评审。

3.采购询价与谈判（采购部门/业务部门）：

*进行充分的市场调研和比价，获取具有竞争力的价格信息。

*与选定的供应商就合同主要条款（价格、付款方式、交付、质量保证、违约责任等）进行初步谈判，形成谈判纪要或初步的合同草本。

*确保价格的公允性，避免单一来源采购缺乏竞争导致的成本过高（特殊情况除外，并需提供充分理由）。

4.合同草本的拟定与业务部门预审（业务部门/采购部门）：

*根据谈判结果或采用企业标准合同范本，拟定采购订单合同草本。如为非标准合同或重大、复杂合同，建议尽早引入法务部门参与。

*业务部门对合同草本进行内部预审，重点关注：采购需求描述是否准确完整、数量与交付期是否满足业务要求、价格与谈判结果是否一致、供应商信息是否准确无误。

二、合同正式审核阶段

完成上述准备与预审后，合同草本将进入正式的多部门流转审核环节。此环节旨在通过不同专业视角的审查，最大限度发现并规避合同风险。

1.采购部门审核：

*职责：作为采购业务的直接负责部门，需对合同的商务条款和采购执行的可行性进行全面审核。

*审核要点：

*供应商选择的合规性，是否经过必要的招标、比价或单一来源审批流程。

*价格条款的准确性、合理性，是否符合市场行情及成本控制目标。

*付款方式、付款条件、发票类型及提供要求是否明确、合理，符合企业财务规定。

*交付条款：交付时间、交付地点、运输方式、运费承担、包装要求等是否明确可行。

*数量、规格型号、质量标准等是否与采购需求一致，并具有可操作性。

*验收标准和方法是否明确、具体，便于执行。

*售后服务条款是否清晰，包括质保期、维修响应时间、备品备件供应等。

*供应商的违约责任是否与我方权利对等，特别是针对延期交付、质量不合格等常见问题的处理方式。

2.财务部门审核：

*职责：从财务风险控制、资金管理、税务合规等角度进行审核。

*审核要点：

*合同金额是否在预算范围内，资金来源是否落实。

*付款方式、付款进度安排是否合理，是否符合企业资金管理规定，有无潜在的资金风险。

*发票类型（如增值税专用发票、普通发票）、税率、开票内容等是否明确且符合税务规定。

*违约责任中的违约金、赔偿金计算方式是否清晰，财务上是否可操作。

*涉及押金、保证金的，其金额、返还条件和方式是否明确。

3.法务部门/专业法律顾问审核：

*职责：从法律合规性、条款严谨性、风险规避、争议解决等角度进行专业审核。

*审核要点：

*合同主体资格：合同当事人名称、住所、法定代表人/授权代表人等信息是否准确完整，供应商是否具备相应的签约和履约能力。

*合同形式与签署：合同文本形式是否规范，是否有授权代表签字及加盖公章（合同专用章）的要求。

*合同标的：描述是否清晰、准确，不存在歧义。

*权利义务：双方权利义务是否明确、对等，有无不公平的格式条款或免责条款。

*价格与支付：金额大小写是否一致，支付条件是否清晰，有无法律障碍。

*履行期限、地点和方式：是否明确具体。

*质量标准与验收：质量标准是否有明确依据（如国家标准、行业标准、企业标准或双方约定标准），验收程序和异议处理机制是否合理。

*违约责任：违约情形约定是否全面，违约责任的承担方式（继续履行、赔偿损失、支付违约金、解除合同等）是否明确、合理，违约金比例或计算方法是否符合法律规定，避免过高或过低。

*不可抗力：定义是否符合法律规定，不可抗力发生后的通知义务、损失承担等约定是否合理。

*知识产权：如采购标的涉及知识产权，相关