采购申请审批流程标准化模板供应商选择与合同签订.docVIP

采购申请审批流程标准化模板：供应商选择与合同签订

一、适用范围与核心价值

二、标准化操作流程详解

1.需求确认与采购申请

责任主体：需求部门、采购部门、财务部门

关键动作：

需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付日期、预算金额及用途说明。

采购部门对申请内容进行初审，重点核查需求的合理性（是否必要、是否符合年度采购计划）、规格描述是否清晰、预算是否符合公司标准。

财务部门审核预算合规性，确认资金来源（如部门预算、专项预算等）及支付方式。

输出物：《采购申请表》（需需求部门负责人、采购部门负责人、财务负责人签字确认）。

2.采购方式确定

责任主体：采购部门、分管领导

关键动作：

采购部门根据采购金额、物品/服务特性（如是否为独家代理、是否涉及专利等），选择合适的采购方式：

公开招标：适用于金额较大（如超过10万元）、标准化的采购项目，需通过公司官网或指定平台发布招标公告。

邀请招标：适用于金额中等（如5万-10万元）、潜在供应商较少的项目，邀请3家及以上合格供应商参与。

询价采购：适用于金额较小（如5万元以下）、规格标准明确的物品，向至少3家供应商询价并比价。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）、发生不可预见的紧急情况等特殊情形，需提交书面说明并经总经理审批。

输出物：《采购方式审批表》（明确采购方式及理由，需分管领导签字）。

3.供应商寻源与初步筛选

责任主体：采购部门

关键动作：

根据采购方式开展供应商寻源：

公开招标/邀请招标：通过招标平台、行业展会、供应商库等渠道收集供应商信息。

询价采购：从合格供应商库、市场调研中筛选供应商，保证覆盖不同区域或品牌。

对供应商进行初步筛选，剔除不符合基本条件的供应商：如无合法营业执照、无相关行业资质（如ISO认证、特种设备生产许可证等）、近三年有重大违法记录或失信行为。

输出物：《供应商名单（初选）》（列出至少3家候选供应商基本信息及初步筛选理由）。

4.供应商评估与选定

责任主体：采购部门、评估小组（需求部门、技术部门、质量部门代表）、分管领导

关键动作：

成立评估小组，制定《供应商评估标准》，评估维度可包括：

资质能力（营业执照、行业资质、生产/服务能力）；

报价合理性（价格是否符合预算、性价比优势）；

服务质量（售后保障、技术支持、交付及时性）；

过往合作（类似项目案例、客户评价）；

履约能力（财务状况、信用等级、抗风险能力）。

向候选供应商发出《供应商调研问卷》或要求提供相关证明材料，评估小组进行打分（总分100分，设定合格线如70分）。

采购部门汇总评估结果，形成《供应商评估报告》，推荐综合得分最高的1-2家供应商。

分管领导对推荐结果进行审批，必要时组织现场考察。

输出物：《供应商评估标准》、《供应商评估报告》、《供应商选定审批表》（需评估小组全体成员及分管领导签字）。

5.合同拟定与审批

责任主体：采购部门、法务部门、分管领导、总经理

关键动作：

采购部门根据选定供应商信息，拟定采购合同，合同内容需包含：

双方基本信息（供应商名称、地址、联系人；采购方名称、地址、联系人）；

采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准及验收方法；

交付时间、地点及方式；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付条件）；

违约责任（如逾期交付、质量不达标的具体处理方式）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）；

合同生效条件及有效期。

法务部门对合同条款进行合法性、完整性审查，重点核查权利义务对等性、违约条款可执行性、知识产权归属等。

采购部门根据法务意见修改合同，提交需求部门、财务部门、分管领导、总经理逐级审批。

输出物：《采购合同（草案）》、《法务审查意见》、《合同审批流转表》（需各审批环节签字确认）。

6.合同签订与执行跟踪

责任主体：采购部门、需求部门、供应商

关键动作：

合同审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同，双方加盖公章或合同专用章（如为电子合同，需符合电子签名法规定）。

采购部门将合同复印件分发至需求部门、财务部门、法务部门备案。

需求部门根据合同约定，跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付；采购部门协调解决履约过程中的问题（如交期变更、需求调整等）。

输出物：《正式采购合同》、《合同分发记录表》。

7.验收与付款结算

责任主体：需求部门、质量部门、采购部门、财务部门

关键动作：

供应商交付物品/服务后，需求部门联合质量部门按照合同约定的质量标准和验收方法进行验收，填写《验收报告》，明确验收结果（合格/不合格）。

如验收不合格，需求部门需在2个工作日内书面通知供应商，要求限期整改；整改后仍不合格的，采购部门有权终止合同并追究违约责任。

验收合格后，