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电子文档存储管理制度与操作规程

文件夹命名应遵循与文档命名类似的规范，清晰反映其包含内容。

4.3存储介质管理

*公司统一采购和管理用于重要数据备份的存储介质（如移动硬盘、磁带等）。

*存储介质应有明确标识，注明内容、日期、责任人等信息。

*涉密存储介质应严格按照保密规定进行管理，专人专用，妥善保管。

*废弃或故障存储介质的处置，需由信息技术部进行专业的数据清除或物理销毁，防止数据泄露。

第五章电子文档的访问与权限管理

5.1访问控制

电子文档的访问应基于“最小权限”和“按需分配”原则，严格控制访问范围。

*文档管理系统或共享服务器应具备完善的用户身份认证和权限控制功能。

*用户应使用唯一账号登录系统访问电子文档。

5.2权限设置

*根据用户在组织中的角色和工作职责分配相应权限。

*对高密级或重要文档，应严格限制写入和删除权限。

*定期（如每季度）对用户权限进行审查和清理，及时撤销不再需要的权限。

5.3权限申请与审批

用户因工作需要访问特定文档或获得特定操作权限时，应提交权限申请，经本部门负责人及文档所属部门负责人（或其授权人）审批后，由信息技术部或文档管理员配置。

第六章电子文档的版本控制

6.1版本跟踪

对于需要多次修改和迭代的重要电子文档，应进行版本控制，确保文档的历史修改过程可追溯。

*在文档命名中体现版本号（如前述）。

*有条件时，建议使用支持版本控制功能的文档管理系统（DMS）或协作工具。

6.2版本管理要求

*创建新版本时，应在前一版本基础上进行修改，并更新版本号。

*必要时，在文档内部或版本说明中记录版本变更内容、变更人及变更日期。

*除非有特殊规定，旧版本文档在新版本产生后不宜立即删除，应保留适当时间或至项目结束。

第七章电子文档的安全管理

7.1防病毒与恶意软件

*所有计算机必须安装公司指定的杀毒软件，并保持病毒库更新。

7.2数据备份与恢复

*重要电子文档：必须进行定期备份。备份策略（如备份频率、备份介质、备份方式）由信息技术部制定并执行。

*个人工作文档：建议用户定期将个人重要工作文档备份至公司指定的共享存储或备份系统。

*备份数据应进行妥善保管和定期测试，确保其可恢复性。

*信息技术部负责制定数据恢复预案，并在发生数据丢失或损坏时组织恢复。

7.3保密管理

*严格遵守公司保密规定，对不同密级的电子文档采取相应的保密措施。

*涉密电子文档应根据密级要求进行加密存储或传输。

*禁止使用非公司授权的即时通讯工具、邮箱或云存储服务传输、存储涉密或敏感电子文档。

*打印、复制涉密电子文档需经审批，并做好登记。

7.4设备安全

*离开工作岗位时，应锁定计算机屏幕。

*个人办公计算机应设置开机密码和屏幕保护密码。

*不随意接入来历不明的外部存储设备（如U盘、移动硬盘）。

第八章电子文档的生命周期管理

8.1文档创建与接收

创建或接收电子文档时，应确保文档内容真实、准确，并及时进行分类、命名。

8.2文档使用与流转

在文档使用和流转过程中，应保持文档的完整性和可用性，防止非授权修改。通过公司内部安全渠道进行文档传递。

8.3文档归档

*对于完成当前处理阶段或项目结束后仍有长期保存价值的电子文档，应进行归档。

*归档的电子文档应符合公司规定的格式和元数据要求（如有）。

*归档位置应明确，便于日后查阅。

8.4文档销毁

*对于已过保管期限且无继续保存价值的电子文档，应进行安全销毁。

*销毁前需履行审批手续，由相关负责人确认。

*销毁操作应确保数据无法被恢复，如使用专业的数据擦除工具或物理销毁存储介质。

*销毁过程应进行记录。

第九章操作流程示例

9.1创建与分类命名流程

1.员工创建新文档或接收外来文档。

2.根据文档内容和公司《电子文档分类标准》，确定文档所属类别。

3.按照《电子文档命名规范》为文档命名。

示例：市场部-2023Q3推广计划-____-V1.0-张三.docx

9.2存储流程

1.打开公司指定的文档存储位置（如网络共享盘或DMS系统）。

2.按照预设的文件夹层级结构，导航至对应类别的文件夹。

3.将命名规范的文档保存或上传至该文件夹。

4.如为重要文档，确认已开启自动备份或手动进行备份。

9.3访问与权限申请流程

1.用户需访问特定文档或获得权限时，填写《电子文档访问权限申请表》。

2.经本部门负责人及文档所属部门负责人审批。

3.将审批通过的申请表提交至信息技术部或文档管理员。

4.管理员配置权限后，通知用户。用户使