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采购合同管理与评审流程工具指南

一、适用范围与背景

本工具指南适用于各类企业（含生产制造、服务、商贸等）的采购合同全生命周期管理，覆盖从合同需求提出、起草、评审、审批、签署、履行到归档的全流程。旨在规范采购合同管理，防范合同风险，保证采购行为合规、高效，保障企业合法权益。适用于采购部门、法务部门、财务部门、业务部门及相关协作岗位，适用于商品采购、服务外包、工程采购等各类采购场景。

二、采购合同全流程管理步骤

（一）需求提出与合同起草

需求发起

业务部门根据生产经营或项目需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额、使用部门等关键信息，经部门负责人*审批后提交至采购部门。

采购部门核对需求合理性，确认预算匹配度（如需超预算，需提前启动预算调整流程），并启动供应商寻源。

合同起草

采购部门根据需求内容及供应商谈判结果，起草采购合同文本，保证以下核心要素完整：

合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

采购标的（名称、规格型号、技术参数、品牌等，需与需求一致）；

数量与质量（明确单位、数量，质量标准需引用国标/行标/约定标准，附技术协议作为附件）；

价款与支付方式（含单价、总价、币种，支付条件如“预付款30%到发货”“验收合格后付60%”“质保期满付10%”等，明确账户信息）；

履行期限与地点（交付时间、交货地点、验收方式及期限）；

违约责任（明确逾期交付、质量不合格、付款违约等情形的违约金计算方式或赔偿责任）；

争议解决方式（约定诉讼/仲裁管辖地，优先选择企业注册地或合同履行地法院/仲裁机构）；

合同生效条件（如“双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后生效”）。

合同文本需使用企业标准合同模板（如无模板，可参考国家或行业示范文本），避免条款歧义。

（二）内部多部门评审

评审组织

采购部门将合同草案及《采购需求申请表》、供应商资质文件（营业执照、相关许可证、业绩证明等）、谈判记录等材料，提交至法务部门、财务部门、业务部门及技术部门（如涉及技术参数）进行并行评审。

明确各部门评审职责：

法务部门：审核合同条款合法性、合规性，排查法律风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确、知识产权归属等）；

财务部门：审核价款合理性、支付方式与财务制度匹配度（如是否符合付款审批权限、税务处理是否合规）、供应商资质中财务状况（如需）；

业务/技术部门：审核技术参数、质量标准、交付时间是否满足需求，验收流程是否可执行；

采购部门：汇总各部门意见，协调供应商修改合同，保证最终文本满足各方需求。

评审反馈与修改

各部门在收到合同后2个工作日内完成评审，填写《采购合同评审表》（详见模板一），明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论，并注明具体修改意见。

对“修改后同意”的合同，采购部门需与供应商沟通调整，调整后重新发起评审；对“不同意”的合同，需说明理由，由采购部门与业务部门协商调整需求或重新选择供应商。

（三）审批与签署

权限审批

评审通过的合同，根据企业《合同管理办法》履行审批权限：

金额≤[具体金额，如10万元]：由采购部门负责人、财务部门负责人审批；

[具体金额1，如10万元]＜金额≤[具体金额2，如50万元]：增加分管副总*审批；

金额＞[具体金额2，如50万元]：需总经理*审批，重大合同（如战略采购、金额超100万元）需提交董事会审议。

审批通过后，形成《合同审批台账》，记录合同编号、审批流程、审批人、审批时间等信息。

合同签署

审批通过后，由采购部门安排双方签署。签署需保证：

双方加盖公章或合同专用章（骑缝章），如为自然人签约，需核对证件号码信息并签字；

授权代表需持有《授权委托书》（明确授权范围、权限及期限），避免无权代理风险；

合同文本一式[份数，如四份]，双方各执[份数，如两份]，采购部门、财务部门、档案室各留存一份（根据企业实际调整）。

（四）履行跟踪与验收

履行跟踪

采购部门建立《合同履行跟踪表》（详见模板二），实时跟踪合同履行进度，包括：

供应商生产/备货情况（如需）、物流运输信息（如运单号、预计到达时间）；

交付验收：业务/技术部门按合同约定时间和标准验收，出具《验收报告》，明确“合格”“不合格”或“有条件合格”（需注明整改要求及复验时间）；

付款申请：财务部门根据验收报告、发票及合同支付条款，发起付款流程，保证付款与合同约定一致。

异常处理

履行过程中如出现逾期交付、质量不合格等问题，采购部门需及时向供应商发送《履约催告函》或《质量异议函》，要求限期整改；如涉及违约，按合同约定追究违约责任（如扣除违约金、解除合同等），并保留相关证据（函件、沟通记录、验收报告等）。

（五）变更与解除

合同变更

因需求变化、政策调整等原因需变更合同时由采购部门与供应商协商