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企业采购审批流程化规范文档

前言

为规范企业采购行为，明确采购审批职责，提高采购效率与资金使用效益，防范采购风险，特制定本流程化规范。本规范适用于企业各部门各类采购事项的全流程管理，涵盖从需求提报到采购执行、归档的全环节，旨在通过标准化流程保证采购活动的合规性、透明性与经济性。

一、适用范围与背景

（一）应用场景

本规范适用于企业日常运营中各类采购活动，包括但不限于：

日常办公类采购：办公用品、文具耗材、清洁用品等；

生产运营类采购：原材料、零部件、设备配件、生产辅料等；

固定资产类采购：办公设备（电脑、打印机等）、生产设备、运输工具等；

服务类采购：咨询服务、维修服务、外包服务（如保洁、IT运维）、培训服务等；

其他类采购：如市场推广物料、员工福利礼品等。

（二）制定背景

企业规模扩大，采购活动日益频繁，传统“口头请示+事后补单”模式易导致审批职责不清、流程冗长、采购成本失控等问题。通过流程化规范，可明确各环节责任主体、审批时限及输出要求，实现采购管理“有章可循、有据可查”，支撑企业降本增效目标达成。

二、采购审批全流程操作指南

采购审批流程分为“采购申请发起→部门初审→财务审核→管理层审批→采购执行→归档”六大环节，各环节需严格遵循以下操作规范：

（一）采购申请发起：需求确认与单据提报

发起条件

需求部门已明确采购需求（品名、规格、数量、用途等），并确认采购预算（需符合企业年度预算管理要求）；

紧急采购（如生产突发故障需立即采购配件）需同步标注“紧急”原因，并提前口头通知采购部门及审批人。

操作步骤

（1）申请人（需求部门经办人）登录企业OA系统或填写《采购申请单》（模板见第三章），完整填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人*、联系方式、申请日期；

采购明细：品名、规格型号、单位、数量、预估单价、总价、用途（需注明“用于项目/日常办公”等）；

预算信息：预算科目、预算编号、是否年度预算内项目；

附件：至少3家供应商的报价单（或市场调研价格）、技术参数要求（如设备采购需附规格说明书）、需求部门负责人签字确认的需求说明。

（2）申请人核对信息无误后，提交至部门负责人初审。

输出物：《采购申请单》（含附件）

（二）部门初审：需求合理性与预算复核

审核职责：由需求部门负责人*担任审核人，对采购需求的必要性、合理性及预算准确性负责。

审核要点：

需求真实性：是否符合部门年度工作计划，是否存在重复采购、超量采购；

规格适配性：采购品名、规格是否满足实际工作需求，是否存在可替代的低价方案；

预算合规性：预估总价是否在部门预算额度内，超预算采购需说明原因并附预算调整申请。

操作步骤：

（1）部门负责人登录OA系统接收《采购申请单》，在2个工作日内完成审核；

（2）审核通过：“同意”，流转至财务部门；

（3）审核不通过：填写驳回意见（如“需求描述不清晰，请补充技术参数”“预算超支元，需提交预算调整说明”），退回申请人修改后重新提交。

输出物：审核通过的《采购申请单》或驳回修改意见

（三）财务审核：预算与资金可行性审查

审核职责：由财务部门审核人*担任，重点审核采购预算的合规性、资金安排的可行性及成本经济性。

审核要点：

预算匹配性：采购科目与年度预算是否一致，预算余额是否充足；

价格公允性：对比历史采购价格、市场均价，预估单价是否合理（如单价超过去年采购均价10%，需要求供应商提供价格构成说明）；

付款方式：是否符合企业财务制度（如“预付款比例≤30%”“尾款需验收合格后支付”等）；

成本效益：大额采购（如≥5万元）需评估“性价比”，是否有更优采购方案。

操作步骤：

（1）财务审核人接收申请后，1个工作日内完成审核；

（2）审核通过：签署意见，流转至对应管理层审批；

（3）审核不通过：注明驳回原因（如“预算科目错误，请调整至‘办公费’”“报价高于市场均价15%，要求重新比价”），退回需求部门。

输出物：审核通过的《采购申请单》或驳回意见

（四）管理层审批：权限划分与最终决策

根据采购金额与类别，实行分级审批管理，具体权限

采购类型

金额范围

审批人

日常办公类采购

≤5,000元

部门负责人*

日常办公类采购

5,000-20,000元

分管副总*

日常办公类采购

＞20,000元

总经理*

生产运营类采购

≤10,000元

部门负责人*

生产运营类采购

10,000-50,000元

分管生产副总*

生产运营类采购

＞50,000元

总经理*

固定资产/服务类采购

任意金额

总经理*

操作步骤：

（1）审批人通过OA系统接收申请，根据权限在1-3个工作日内完成审批（总经理审批事项可延长至3个工作日）；

（2）审批通过：签署“同意”意见，流转至采购部门执行；

（3）审批不通过：注明驳回理由（如“非预算内项目，需提交专项预算申请”“采购方案