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工作联系单

一、工作联系单的核心要素：确保信息完整与准确

一份具备实用价值的工作联系单，其内容设计应服务于“信息有效传递”与“责任明确划分”这两个核心目标。因此，以下要素是构成标准工作联系单的基础：

1.标题/事由：简明扼要地概括联系单的核心内容或目的。应避免模糊不清的表述，力求让人一眼便能了解事项的大致范畴。例如，“关于XX项目资料交接的协调”、“请求协助解决XX设备故障的函”。

2.编号：为便于归档、查询和管理，工作联系单应进行统一编号。编号规则可根据企业实际情况制定，通常包含部门代码、年份、序号等元素（具体编号规则此处不展开，以实际应用为准）。

3.日期：明确联系单的发起日期，这对于追溯工作时效、判断任务紧迫性具有重要意义。

4.发起部门/发起岗位/发起人：清晰标注该项工作的提出方，包括具体部门、岗位及联系人，以便接收方就相关事宜进行直接沟通。

5.接收部门/接收岗位/接收人：明确该项工作的对接部门、具体负责岗位及人员。若涉及多个部门或多人，应分别列出，避免责任分散。

6.抄送部门/抄送岗位/抄送人：根据工作需要，列出需要知晓此事的其他部门或人员，确保信息同步。

7.联系电话：发起人及关键接收人的有效联系方式，便于即时沟通与问题反馈。

8.详细内容/具体要求：此为工作联系单的核心部分。应清晰、准确、完整地描述需要协调或处理的事项、背景情况、具体要求、期望达成的目标、所需提供的支持以及完成时限等。内容表述应逻辑清晰，避免歧义。例如，若为请求协助，需说明协助的具体事项、完成标准、截止日期；若为信息告知，则需将核心信息罗列清楚。

9.附件：如联系事项涉及相关文件、数据、图表等支撑材料，应作为附件一并提交，并在联系单中注明附件名称及数量。

10.处理意见/结果反馈：由接收方填写对该事项的处理意见、解决方案、完成情况或无法完成的原因等。此栏是形成工作闭环的关键。

11.签批栏：根据企业审批流程设置，通常包括发起部门负责人审批、接收部门负责人审批等。必要时，需更高层级管理人员审批。签批是责任确认和流程合规的体现。

二、工作联系单的规范使用与流程管理

工作联系单的价值不仅在于其格式本身，更在于其规范的流转与执行过程。一套清晰、高效的使用流程是确保其发挥作用的前提。

1.发起与填写：发起人根据实际工作需要，按照上述要素逐项、如实、清晰地填写工作联系单。填写完毕后，需经本部门负责人审核（如需）。

2.审核与签发：发起部门负责人对联系单内容的真实性、必要性及完整性进行审核。审核通过后，正式签发。

3.传递与接收：签发后的联系单应及时、准确地传递至接收部门及相关人员。传递方式可采用纸质打印签字传递或通过企业内部协同办公系统（OA系统）进行电子化流转。接收方在收到联系单后，应及时确认，并在规定时限内给予明确反馈或着手处理。

4.执行与反馈：接收方根据联系单要求组织落实，过程中如有疑问应及时与发起方沟通。工作完成后，需在规定时限内在“处理意见/结果反馈”栏填写结果，并反馈给发起方及相关人员。

5.归档与查阅：处理完毕的工作联系单（包括电子版和纸质版，视企业规定而定）应按照档案管理要求进行统一归档，以备后续查阅、审计与追溯。

三、工作联系单的应用价值与管理启示

在实际工作中，规范使用工作联系单能够带来多方面的积极影响：

1.提升沟通效率：相较于口头传达或即时通讯工具的碎片化信息，工作联系单能够将信息系统整合，一次性传递完整需求，减少反复沟通的成本。

2.明确责任主体：通过清晰的发起方、接收方、签批栏设置，使每项工作的责任落实到具体部门和个人，有效避免了“踢皮球”现象。

3.保留工作痕迹：作为书面（或电子化）凭证，工作联系单记录了工作协调的全过程，为后续的工作评估、问题追溯、责任界定提供了客观依据。

4.促进流程规范：其本身就是流程化管理的体现，有助于推动企业内部管理的规范化和标准化。

5.辅助决策支持：积累的工作联系单数据可以反映出企业运营中常见的协作问题、瓶颈环节等，为管理层优化流程、改进管理提供参考。

四、使用工作联系单的注意事项与常见误区

1.避免滥用：并非所有事项都需要使用工作联系单，对于简单、即时性的沟通，可灵活选择沟通方式。过度使用可能导致管理成本增加，降低工作效率。

2.内容务必详实：模糊不清、要素不全的联系单不仅无法解决问题，反而会增加沟通障碍。填写时应本着负责的态度，确保信息质量。

3.注重时效性：工作联系单的发起和处理都应有时效观念，避免延误工作。

4.语言专业、礼貌：联系单是正式的工作文件，语言应专业、规范，同时保持礼貌和尊重的态度，促进良好协作氛围。

5.电子化与信息化：有条件的企业应积极推行电子化工作联系单，利用OA系统或协