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2025年酒店差旅费用报销合同协议

本合同由以下双方于______年______月______日签订：

甲方：[公司全称]

乙方：[员工姓名]

鉴于甲方因业务发展需要，派遣乙方进行差旅活动，为明确双方在2025年度酒店差旅费用报销事宜中的权利与义务，根据甲方的相关差旅管理制度，双方达成协议如下：

第一条定义与解释

在本合同中，除非上下文另有解释：

1.1“差旅”是指乙方因执行甲方公务或业务活动，离开其通常工作地点进行的活动。

1.2“差旅费用”是指乙方在差旅期间发生的，符合本合同规定的、与差旅活动直接相关的各项费用，其中主要涉及酒店住宿费用。

1.3“酒店费用”是指乙方在差旅期间因住宿而产生的房费及甲方根据政策允许报销的其他相关费用。

1.4“报销人”是指根据本合同规定提交差旅费用报销单据的乙方。

1.5“审批人”是指根据甲方权限规定，负责审核报销人提交的差旅费用报销单据是否符合规定的各级管理人员。

1.6“公司政策”是指甲方在2025年期间现行有效的《差旅费用管理办法》及相关细则。

第二条差旅酒店预订与选择

2.1酒店预订应通过甲方指定的官方渠道进行，包括但不限于甲方指定的差旅管理服务商（TMC）、甲方内部的中央预订系统或经甲方批准的其他公开预订平台。乙方应优先使用官方渠道进行预订。

2.2酒店预订标准应符合甲方的差旅政策规定，包括但不限于酒店星级、地点、预算范围等。乙方应根据差旅任务性质、目的地及对应的住宿级别标准进行预订。

2.3乙方完成预订后，必须获得有效的预订确认单，并确保入住信息与预订信息一致。对于中央预订系统预订的，乙方需按要求将预订信息报备至指定部门。

2.4除甲方另有批准外，乙方不得自行安排非官方渠道的酒店预订或预订不符合标准的酒店。紧急情况下需非官方预订的，必须事先获得直接上级的书面批准，并说明原因。

第三条费用报销标准与范围

3.1可报销的酒店费用限于符合甲方政策的、与乙方实际入住相关的酒店房费。乙方在酒店内发生的其他额外消费（如洗衣费、电话费、餐饮费、娱乐费等）原则上不予报销，除非获得甲方事前明确的书面批准。

3.2甲方将根据乙方差旅的地点、级别及差旅政策，设定每日酒店住宿费标准。乙方预订酒店的费用不得超出规定的每日标准上限。实际费用超出标准的部分，未经甲方事先书面批准，超出部分不予报销。

3.3报销的酒店费用应以乙方个人实际发生的、符合税法规定的发票为凭据。发票必须真实、合法，且抬头为甲方全称，税号为甲方提供的有效税号。

3.4对于因故未能入住预订酒店，产生的预订费用（如解约费）原则上不予报销，除非该费用是由甲方原因导致的。

第四条报销流程

4.1报销人应在差旅活动结束后______个工作日内，按照甲方财务部门的要求，提交差旅费用报销申请。

4.2报销申请应附带完整的、经核对无误的原始单据，包括但不限于酒店发票、预订确认单、符合公司政策的相关费用明细清单（如适用）。

4.3报销单据应按照甲方财务部门规定的格式和要求进行整理和粘贴。

4.4报销申请及单据首先提交给直接上级进行初审，初审通过后，根据费用金额按规定逐级提交至更高级别的审批人进行审批。

4.5审批通过后，报销人应将所有报销材料提交至公司财务部门进行复核和支付。财务部门将在收到完整合规材料后的______个工作日内完成支付。

4.6报销人对其提交的报销信息的真实性、准确性和完整性负责，并应妥善保管所有报销相关的原始单据，以备甲方后续查验。

第五条员工责任

5.1报销人应确保其所有差旅活动（包括酒店预订和入住）均符合甲方的差旅政策和本合同的规定。

5.2报销人必须如实、准确填报所有差旅费用信息，不得虚报、多报、冒领或伪造单据进行报销。

5.3报销人应按时提交差旅费用报销申请及相关单据。

5.4报销人应遵守并执行甲方的所有差旅费用管理政策。

第六条公司责任

6.1公司有责任向员工提供清晰、有效的差旅政策指引，并对员工进行必要的政策解读和培训。

6.2公司将在合理的时间内完成对差旅费用报销申请的审批流程。

6.3公司将在审批通过后，按照公司财务制度的规定，及时支付给报销人合规的差旅费用报销款。

6.4公司有权对差旅费用的报销情况进行内部审计、抽查或调查，以核实报销的合规性。

第七条违规处理

7.1对于报销人提供的虚假信息、伪造单据或违反差旅政策进行的不合规报销行为，一经查实，甲方有权要求报销人立即退回不当报销的全部款项。

7.2甲方将对违规行为视情节严重程度，对相关责任人给予警告、罚款、降职、调岗直至解除劳动合同等内部处分。

7.3违规行为可能导致的法律责任，由违规责任人自行承担，公司保留进一步追究的权利。

第八条协议生效与期限

8.1本合同自___