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公司接待工作管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司接待工作，展现公司良好形象，保障对外交流与合作的顺利开展，提高接待工作的质量与效率，杜绝铺张浪费，降低行政成本，特制定本办法。本办法旨在使公司接待工作有章可循、有据可依，确保各项接待任务圆满完成。

第二条适用范围

本办法适用于公司及各部门、各下属单位所组织或参与的各类对外接待活动，包括但不限于上级单位检查指导、兄弟单位参观交流、客户来访洽谈、合作伙伴考察访问等。特殊情况下的专项接待活动，可参照本办法并结合实际情况另行制定方案。

第三条基本原则

接待工作应遵循以下原则：

1.统一领导、分级负责：公司接待工作在公司统一领导下，由指定部门统筹协调，各相关部门分工负责，密切配合。

2.热情周到、文明规范：以礼待人，尊重客人风俗习惯，服务细致入微，展现公司员工良好的职业素养和精神风貌。

3.务实高效、杜绝浪费：聚焦接待目的，简化不必要环节，严格控制接待标准和费用，倡导勤俭节约。

4.尊重惯例、保守秘密：了解并尊重国内外接待礼仪惯例，严格遵守公司保密规定，确保信息安全。

第二章组织与职责

第四条组织架构

公司接待工作实行统筹管理与分工负责相结合的机制。

1.公司办公室（或行政部，下同）是公司接待工作的归口管理部门，负责制定和完善接待管理制度，统筹协调公司层面重要接待活动，对接待工作进行指导、监督和评估。

2.各业务部门是其对口单位接待工作的具体承办部门，负责提出接待需求、拟定接待方案、落实接待细节，并配合办公室完成相关接待任务。

第五条职责分工

1.办公室职责：

*制定、修订公司接待工作管理办法及相关标准。

*负责公司领导参与的重要接待活动的策划、组织与实施。

*统一协调公司层面的接待资源，如会议室、车辆、宣传品等。

*对接待费用进行审核与管理。

*组织接待人员的业务培训，提升接待服务水平。

2.业务部门职责：

*根据工作需要，提出接待申请，填写《接待申请单》。

*拟定具体的接待方案，包括接待对象、时间、地点、内容、陪同人员、行程安排等。

*负责与客人的日常联络，及时沟通信息，确认相关事宜。

*具体落实接待过程中的各项事宜，如迎接、座谈、参观、餐饮、送别等。

*负责接待过程中的信息记录、资料整理及总结汇报。

*按规定办理接待费用的报销手续。

第三章接待流程与规范

第六条接待申请与审批

1.业务部门接到接待任务后，应提前填写《接待申请单》，详细说明接待对象、级别、人数、事由、拟接待时间、预计费用等，并附初步接待方案，按审批权限报相关领导审批。

2.审批权限根据接待规格和费用预算设定，具体标准由公司另行制定或参照财务制度执行。重要或大型接待活动需报请公司主要领导审批。

第七条接待准备

1.信息核实：确认客人姓名、职务、性别、民族、饮食习惯、抵离时间、交通工具及特殊需求等。

2.方案制定：根据审批意见，细化接待方案，明确各环节责任人及时间节点。方案应包括：

*接待日程安排（含活动内容、地点、时间、陪同人员）。

*迎送安排（地点、人员、车辆）。

*食宿安排（酒店选择、房型、餐饮标准、特殊餐饮需求）。

*会议/座谈安排（场地布置、席卡、议程、资料、设备调试）。

*参观考察安排（路线、讲解、安全保障）。

*礼品准备（如需，应符合相关规定，注重纪念意义）。

*宣传报道（如需，按公司宣传管理规定执行）。

*安全保障及应急预案。

3.联络沟通：与客人及公司内部相关部门保持密切沟通，及时通报进展，确认各项安排。

4.物资与场地准备：提前预订酒店、餐厅、会议室，准备好会议资料、公司宣传品、礼品等，确保相关设备设施正常运行。

第八条接待实施

1.迎接：根据客人身份和抵达信息，安排相应人员和车辆在指定地点迎接，主动热情，举止得体。

2.住宿安排：协助客人办理入住手续，介绍酒店设施及注意事项。

3.会见与会谈：提前做好会场布置，确保参会人员按时到场，做好会议记录和服务工作。

4.餐饮安排：严格按照接待标准安排餐饮，尊重客人饮食习惯和宗教禁忌，提倡光盘行动，不酗酒。陪餐人员应控制数量，原则上由与业务相关的领导和人员陪同。

5.参观考察：安排好陪同人员和讲解人员，确保行程顺畅安全，满足客人了解需求。

6.送别：根据客人行程，安排相应人员和车辆送行，话别时表达感谢与祝愿。

第九条接待总结与归档

接待任务完成后，业务部门应及时整理接待过程中的相关资料（如照片、视频、会议纪要、客人反馈等），填写《接待工作总结表》，连同《接待申请单》、审批件、费用票据等一并报办公室备案归档，为后续接待工作提供参考。