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行政办公用品采购与使用规范手册

一、总则

1.1制定目的

为规范公司行政办公用品的采购、领用、使用及库存管理流程，控制运营成本，保障办公需求，提高资源使用效率，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司各部门、全体员工的办公用品采购申请、审批、验收、领用、使用及库存管理全流程，涵盖办公用文具、纸张、耗材、设备（如打印机、扫描仪）及其他辅助办公物品。

1.3基本原则

需求导向：按需申领，杜绝盲目采购；

节约高效：倡导节约使用，减少资源浪费；

规范透明：采购流程公开透明，审批权责清晰；

责任到人：明确各部门及人员管理职责，落实责任追究。

二、办公用品采购管理流程

2.1采购需求提报与审批

2.1.1需求发起

常规需求：各部门每月25日前，根据下月工作计划填写《办公用品采购申请表》（详见附录1），经部门负责人审核后提交至行政部。

临时需求：突发或紧急办公用品需求，由部门负责人填写《临时采购申请表》，注明紧急原因，直接提交行政部负责人审批。

2.1.2需求审核

行政部收到采购申请后，1个工作日内完成审核，重点核查：

（1）需求合理性（是否为办公必需、是否存在重复申领）；

（2）规格型号准确性（避免因规格不符导致闲置）；

（3）预算符合性（是否在部门年度预算范围内）。

审核通过后，按金额分级审批：

500元以下：行政部负责人*审批；

500-2000元：行政部负责人审核后，报财务部负责人审批；

2000元以上：需经总经理*最终审批。

2.2供应商选择与比价

2.2.1供应商管理

行政部建立《合格供应商名录》（详见附录2），每季度更新一次，名录内供应商需满足：资质齐全、价格合理、质量可靠、配送及时。

新供应商准入需提供营业执照、产品授权书、报价单等材料，经行政部、财务部联合评审后纳入名录。

2.2.2采购方式

小额采购（500元以下）：从《合格供应商名录》中选择至少2家供应商比价，优先选择价格优惠、服务优质供应商，填写《供应商比价表》（详见附录3）备查。

大额采购（500元以上）：采用公开招标或竞争性谈判方式，邀请3家及以上供应商参与，综合评估价格、质量、售后等因素确定中标供应商。

2.3采购订单与合同签订

行政部根据审批通过的采购申请及比价结果，下达《办公用品采购订单》（详见附录4），明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间、付款方式等条款。

单次采购金额2000元以上需签订正式采购合同，合同需经行政部负责人、财务部负责人及总经理*签字盖章后生效，原件由行政部归档保存。

2.4物品验收与入库

到货验收：物品送达后，需求部门、行政部共同验收，核对：

（1）供应商名称、送货单号是否与订单一致；

（2）物品名称、规格型号、数量是否与订单相符；

（3）外包装是否完好，物品是否有破损、质量问题。

验收处理：

（1）验收合格：填写《办公用品验收入库单》（详见附录5），需求部门、行政部验收人签字确认后，物品办理入库手续；

（2）验收不合格：当场拒收，通知供应商24小时内更换或退货，同时填写《采购异常反馈表》报行政部备案，保证不影响办公需求。

三、办公用品使用管理规范

3.1领用流程与权限

3.1.1常规领用

员工根据工作需要，填写《办公用品领用登记表》（详见附录6），注明领用物品名称、规格、数量、用途，经部门负责人审批后，至行政部领取。

部门每月办公用品领用总量不得超过采购申请核定数量，超量领用需提交《超量领用说明》，经行政部负责人*审批后方可办理。

3.1.2特殊物品领用

高值设备（电脑、打印机等）：需由部门填写《高值设备领用申请表》，经总经理*审批后，签订《设备使用责任书》（详见附录7），明保证管责任、使用年限及归还要求。

耗材（墨盒、硒鼓等）：实行“以旧换新”制度，领用旧耗材需完好归还，行政部登记后发放新耗材。

3.2使用规范要求

按需使用：办公用品仅限办公用途，严禁私用（如将U盘、笔记本带回家属使用），禁止将物品转借、赠予他人。

节约使用：

（1）纸张提倡双面打印，非正式文件可使用单面废纸背面；

（2）笔、文件夹等可重复使用物品，鼓励循环利用；

（3）打印机、复印机等设备使用后及时关闭电源，减少能耗。

设备维护：使用高值设备前需阅读操作手册，按规范操作；设备出现故障时，立即停止使用，报行政部联系维修，严禁私自拆卸。

3.3废弃与回收管理

办公用品失去使用价值（如笔芯用完、本子写完）后，统一丢弃至指定垃圾桶，禁止随意丢弃。

可回收物品（如废纸、塑料包装）需分类投放至“可回收物”垃圾桶，行政部定期联系环保机构回收处理。

四、库存管理操作流程

4.1库存台账建立与更新

行政部建立《办公用品库存台账》（详见附录8），动态记录物品入库、领用、结存数据，台账包含以下信息：物品编码、名称、规格、单位、入库数量、领用数