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采购申请与审批流程标准模板（供应链管理版）

一、适用范围与典型场景

日常生产采购：因生产计划调整需紧急补充原材料；

新项目物料采购：新产品研发阶段需采购试制物料；

运维物资采购：设备维护、办公场所运营所需耗材；

供应商备选采购：现有供应商产能不足时引入备选供应商物料。

二、全流程操作步骤详解

1.采购需求发起与申请表填写

责任人：需求部门申请人（如生产计划专员、行政专员等）

操作要点：

申请人根据实际需求（如生产BOM清单、库存预警、消耗记录等），明确采购物料的名称、规格型号、质量标准、数量、期望交付日期、预估单价及总价，并填写《采购申请表》（见第三部分模板）；

如涉及新供应商或特殊规格物料，需附《供应商评估表》或技术参数说明；

预估总价需符合部门年度/季度预算，超预算部分需提前说明并附预算调整申请。

2.部门负责人初审

责任人：需求部门负责人（如生产经理、行政经理等）

操作要点：

部门负责人需审核采购需求的合理性（如数量是否匹配实际消耗、规格是否符合使用标准）、紧急程度（区分常规采购与紧急采购，紧急采购需标注“加急”并说明原因）；

审核通过后，在《采购申请表》“部门审核”栏签字确认，并提交至采购部；若驳回，需注明原因并退回申请人调整。

3.采购部合规性审核

责任人：采购部专员/经理

操作要点：

采购部核对申请信息的完整性（是否漏填关键字段）、合规性（是否属于企业《采购目录》内物料、是否规避了现有合格供应商）；

对于常规物料，优先从《合格供应商名录》中选择供应商，并在申请表“建议供应商”栏填写；对于新供应商，启动供应商准入评估流程；

审核通过后，流转至财务部；若需补充信息（如更详细的规格参数），退回需求部门。

4.财务部预算与成本复核

责任人：财务部专员/经理

操作要点：

财务部重点审核预算匹配度（申请金额是否在部门剩余预算内）、成本合理性（预估单价是否参考历史采购价或市场行情，异常高价需附比价记录）；

对于超预算采购，需确认是否有预算调整审批文件；

复核通过后，在“财务审核”栏签字，并根据采购金额流转至对应管理层级审批。

5.管理层终审（按金额分级）

责任人：根据企业权限划分，可能包括部门总监、分管副总、总经理等

审批权限参考（企业可自定义调整）：

常规采购（≤5万元）：由采购部经理审批；

重要采购（5万-20万元）：由分管供应链副总审批；

重大采购（＞20万元）：由总经理审批，必要时需提交总经理办公会审议。

操作要点：

管理层重点审核采购必要性（是否影响生产运营或项目进度）、战略匹配度（是否符合企业供应链战略，如核心物料供应商稳定性）；

审批通过后，流程自动流转至采购部执行；驳回需注明原因并退回采购部与需求部门沟通调整。

6.采购任务执行与供应商对接

责任人：采购部专员

操作要点：

采购部根据审批通过的《采购申请表》，向选定供应商下达《采购订单》，明确交货期、质量验收标准、付款方式、违约责任等条款；

跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付；如遇延期风险，及时与需求部门沟通并协调解决方案。

7.流程归档与记录留存

责任人：采购部文员/档案管理员

操作要点：

采购部将审批完成的《采购申请表》《采购订单》《供应商评估表》等资料整理归档，保存期限不少于3年；

定期统计采购数据（如各物料采购频次、供应商交付准时率），为后续供应链优化提供数据支持。

三、采购申请表标准模板

采购申请表

申请编号：_____________

申请日期：____年__月__日

申请部门

申请人

联系方式

紧急程度

采购明细

序号

物料/服务名称

规格型号/技术参数

1

2

…

合计

供应商信息

首选供应商：______________（如无填写“待评估”）

备选供应商：______________（可选）

审批流程

部门审核：______________签字：______日期：______采购审核：______________签字：______日期：______财务审核：______________签字：______日期：______最终审批：______________签字：______日期：______

备注

（如：需提供第三方检测报告、特殊包装要求等）

四、关键操作要点与风险提示

1.信息填写规范

物料名称、规格型号需与生产BOM或技术图纸一致，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品名及数量）；

预估单价需基于近期采购价或市场询价，虚高或虚低均可能影响审批效率。

2.审批时效管理

常规采购流程应在3个工作日内完成审批；加急采购需在1个工作日内完成，保证不影响生产或运营；

各环节审批人需在收到申请后2个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为默认通过。

3.供应商选择原则

优先选择《合格供应商名录》内供应商，新供应商引入需通过资质审核