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企业文档档案管理规范化手册

前言

为规范企业文档档案的形成、收集、整理、保管、利用和销毁全流程管理，保证档案的完整性、安全性、真实性和可用性，为企业运营、决策支持、法律合规及历史追溯提供可靠依据，特制定本手册。本手册旨在统一档案管理标准，明确各岗位职责，提升档案管理效率，防范档案流失或损毁风险。

一、适用范围与对象

本手册适用于企业内部各部门（含分支机构、子公司）及全体员工在履职过程中形成的各类文档档案管理活动，涵盖但不限于公文、合同、项目资料、财务凭证、人事档案、技术图纸、会议纪要、审计报告等具有保存价值的纸质和电子文件。

二、职责分工

（一）档案管理部门（如综合管理部/档案室）

统筹规划企业档案管理工作，制定和完善档案管理相关制度、规范及流程；

负责对企业各部门档案管理工作进行指导、监督和考核；

承担档案的接收、分类、编目、保管、鉴定、销毁、利用及统计工作；

负责档案库房（含电子档案存储系统）的日常维护和安全保障；

组织档案管理培训，提升全员档案管理意识。

（二）各部门负责人

对本部门档案管理工作的真实性、完整性负领导责任；

指定本部门兼职档案管理员，明确岗位职责，并报档案管理部门备案；

审核本部门重要文件（如合同、项目报告）的归档范围与质量，保证符合归档要求。

（三）兼职档案管理员（各部门指定）

负责本部门文件的形成、收集、整理、预归档工作，保证文件及时归档；

协助档案管理部门对本部门档案进行分类、编号和移交；

记录本部门档案借阅、使用情况，督促按时归还；

参与本部门档案的鉴定与销毁初审工作。

（四）全体员工

按规范要求及时、准确形成和提交文件，保证文件内容真实、要素齐全；

主动配合档案收集工作，不得擅自留存、销毁应归档文件；

借阅档案时遵守借阅规定，妥善保管，按时归还，不得擅自复制、外传或损毁。

三、档案分类与编号规则

（一）分类原则

职能分类法：以部门职能为核心，结合文件类型、业务性质划分一级类目（如“行政管理类”“经营管理类”“财务管理类”“人力资源管理类”“技术研发类”等）；

问题分类法：在一级类目下，按文件反映的具体问题或事项划分二级类目（如“行政管理类”下分“公文管理”“会议管理”“印章管理”等）；

年度分类法：在二级类目下，按文件形成年度划分三级类目（如“2024年”“2023年”等）。

（二）编号规则

档案编号采用“一级类目代码-二级类目代码-年度-流水号”格式，具体规则

一级类目代码：用2位大写字母表示（如“XZ”代表行政管理类，“YG”代表经营管理类，“CW”代表财务管理类，“RL”代表人力资源管理类，“JS”代表技术研发类）；

二级类目代码：用2位数字表示（如“01”代表公文管理，“02”代表会议管理）；

年度：用4位数字表示（如“2024”）；

流水号：用3位数字表示，按归档先后顺序从“001”起编。

示例：某公司2024年形成的行政管理类公文，编号为“XZ01-2024-001”。

四、档案归档操作流程

档案归档包括“文件形成与收集→部门预归档→档案部门审核→分类编号→装订入库”五个核心步骤，具体操作

（一）文件形成与收集

文件形成：员工在履职过程中应使用企业统一规范的文件模板（如公文、合同模板），保证文件内容完整（含标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期、印章等要素），字迹清晰、格式规范。

收集范围：凡反映企业各项活动、具有查考利用价值的文件材料，均需收集，包括但不限于：

公文类：请示、报告、通知、函等；

合同类：业务合同、协议、补充协议等；

项目类：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、验收报告等；

财务类：凭证、账簿、报表、审计报告等；

人事类：招聘记录、劳动合同、离职证明、培训档案等；

技术类：研发图纸、技术标准、专利申请材料等；

其他：会议纪要、领导讲话、影像资料等。

收集要求：文件办理完毕后3个工作日内，由经办人将纸质文件（含电子版打印件）及附件整理齐全，提交至本部门兼职档案管理员。

（二）部门预归档

整理检查：兼职档案管理员收到文件后，需检查文件是否齐全、规范，对缺失或不符合要求的文件，退回经办人补充完善；

装订成册：对纸质文件，按“件”为单位进行装订（左侧装订，保证不掉页、不倒页），并在每份文件首页右上角加盖“归档章”（归档章格式见附件1）；

编制清册：编制《部门文件预归档清单》（见附件2），注明文件名称、编号、形成日期、页数、归档人等信息，经部门负责人审核签字后，随同预归档文件一并移交至档案管理部门。

（三）档案部门审核

接收审核：档案管理部门收到预归档文件后，在5个工作日内完成审核，重点检查：

文件是否属于归档范围，有无应归档而未归档的文件；

文件内容是否完整，签字、盖章是否齐全；

分类、编号是否符合本手册规定；

装订是否规范，有无破损、涂改。

处理反馈：对审核合格的档案，