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采购与供应商管理模板集

一、核心业务应用场景

新供应商准入：当企业需要开发新的原材料/服务供应商时，用于规范资质审核与评估流程；

日常采购执行：针对常规采购需求（如办公用品、生产辅料），标准化采购申请、订单下达及履约跟踪；

供应商年度绩效评估：定期对现有供应商的质量、交期、服务等方面进行量化考核，优化供应商结构；

采购成本控制：通过比价分析、成本核算等工具，实现采购支出的精细化管控；

供应商关系维护：针对战略供应商或高潜力供应商，建立常态化沟通与协作机制。

二、详细操作流程指南

（一）新供应商准入流程

目标：保证引入的供应商具备合法资质、稳定供货能力及良好合作潜力，降低合作风险。

步骤

操作说明

责任主体

输出成果

1.需求收集与标准制定

根据采购品类（如电子元器件、物流服务）明确供应商准入条件，包括基本资质（营业执照、行业许可证）、生产能力（产能报告、设备清单）、质量体系（ISO9001认证等）、财务状况（近3年财务报表）等。

采购经理、需求部门负责人

《供应商准入标准表》

2.供应商信息收集

通过行业展会、公开招标、主动寻源等渠道收集供应商资料，要求供应商填写《供应商基本信息登记表》，并附相关资质证明材料复印件。

采购专员

供应商资料包

3.资质初审

采购部门对照《供应商准入标准表》对供应商提交的资质文件进行初步审核，重点核查证件有效期、经营范围与采购需求的匹配性。

采购主管

《资质初审意见表》

4.现场考察（必要时）

对通过初审的供应商，组织跨部门小组（采购、质量、技术）进行现场考察，核实生产环境、工艺流程、品控能力及管理水平，填写《现场考察记录表》。

考察小组（含经理、工程师）

《现场考察报告》

5.综合评估

采购部门联合质量、技术、财务等部门，从资质、质量、成本、交付、服务五个维度对供应商进行评分（总分100分），评分≥80分视为合格。

评审委员会

《供应商综合评估表》

6.审批与建档

评估通过的供应商经分管领导审批后，纳入《合格供应商名录》，并建立供应商档案（含资质文件、评估报告、合作记录等）。

采购经理、分管副总

《合格供应商名录》、供应商档案

（二）日常采购执行流程

目标：规范采购需求提报、订单下达及履约跟踪，保证采购活动高效、合规，满足生产经营需求。

步骤

操作说明

责任主体

输出成果

1.采购需求提报

需求部门根据实际需求填写《采购需求申请表》，注明物料名称、规格型号、数量、用途、期望交期及预算，部门负责人审核。

需求部门经办人（*专员）、部门负责人

《采购需求申请表》

2.需求复核与审批

采购部门核对需求的合理性（如数量、规格与历史数据匹配度）、预算合规性，按金额分级审批（如≤5万元由采购经理审批，＞5万元需分管副总审批）。

采购主管、财务部、分管领导

《采购审批单》

3.供应商选择与比价

从《合格供应商名录》中选择≥3家供应商进行比价，优先选择综合评分高、成本最优的供应商，填写《比价分析表》。

采购专员

《比价分析表》

4.采购订单下达

确定供应商后，通过ERP系统或书面形式下达《采购订单》，明确物料信息、价格、交货期、付款方式、质量标准及违约责任，双方签字盖章确认。

采购专员、供应商

《采购订单》（一式三联）

5.订单履约跟踪

采购专员跟踪供应商生产/备货进度，提前3天确认交货日期；物料到货后，协调需求部门、质量部门进行验收，填写《到货验收单》。

采购专员、仓库管理员、质量检验员（*检验员）

《到货验收单》

6.付款与归档

财务部门根据《采购订单》《到货验收单》《发票（合规票据）》办理付款，采购专员将订单、验收单、发票等资料整理归档。

财务专员、采购专员

采购档案（订单+验收单+发票）

（三）供应商年度绩效评估流程

目标：客观评价供应商合作表现，识别优秀供应商与风险供应商，推动供应商持续改进。

步骤

操作说明

责任主体

输出成果

1.评估指标确定

采购部门联合质量、生产、技术等部门制定《供应商绩效评估指标表》，指标包括：质量（来料合格率、客诉处理及时率）、交付（准时交货率、订单满足率）、成本（价格稳定性、成本优化贡献）、服务（响应速度、配合度）、合作（合同履约率、信息共享）等。

采购经理、各部门负责人

《供应商绩效评估指标表》

2.数据收集

采购专员汇总供应商年度合作数据（如质量部提供的来料合格率、仓库提供的交货准时率、需求部门提供的满意度评分），供应商提交年度合作总结报告。

采购专员、各协作部门、供应商

供应商绩效数据包、合作总结报告

3.评分与评级

依据《供应商绩效评估指标表》对供应商进行量化评分（如质量占比30%、交付占比25%、成本占比20%、服务占比15%、合作占比10%），根据总分划分评级：≥90分为“优秀”（A级），80-89分为“良好”（B级），70-79