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文档编写与版本控制工具指南
一、适用工作场景
本工具适用于需要多人协作编写、持续迭代更新且需追溯修改历史的文档管理场景，具体包括：
团队项目协作：产品需求文档、技术方案、测试报告等多人共同编辑的文档，避免版本混乱和内容冲突。
项目迭代管理：项目推进，文档需同步更新（如功能迭代、需求变更），通过版本记录追溯不同阶段的修改内容。
合规与审计需求：涉及行业标准、法规要求的文档（如质量手册、合规报告），需保留完整的修改记录和审批轨迹，以满足审计要求。
知识沉淀与复用：企业内部流程规范、操作手册等文档，通过版本管理保证内容时效性，同时便于历史版本查阅和复用。
二、操作流程指南
1.准备阶段
（1）工具选择与初始化
根据团队需求选择合适的文档版本控制工具（如Git+、飞书文档、Notion、SVN等），创建项目专属文档仓库。
初始化仓库时，设置基础目录结构（如“文档目录/版本记录/归档文档”），明确文档分类规则。
（2）权限配置
根据角色分配操作权限：编辑者（可编写、修改、提交版本）、查看者（仅可阅读）、审核者（可审批版本发布）、管理员（可管理权限和仓库）。
示例：项目经理小张为管理员，开发工程师、产品经理为编辑者，测试工程师赵六为审核者。
2.文档编写阶段
（1）需求分析与结构规划
明确文档目的（如“产品V2.0需求文档”）、目标受众（开发团队、stakeholders）及核心内容模块（如功能需求、非功能需求、验收标准）。
使用大纲工具（如标题层级、思维导图）规划文档结构，保证逻辑清晰。
（2）内容撰写与规范
按结构模块撰写内容，遵循统一的格式规范（如字体、字号、标题样式、图表编号），保证文档易读性。
关键内容需标注来源（如“数据来源：用户调研报告202405”）或引用依据（如“参考行业标准：GB/T25000.51-2016”）。
（3）草稿保存与初步审核
完成初稿后，保存为“草稿”版本，提交至文档仓库指定目录，并通知审核者*赵六进行初步内容检查。
3.版本控制操作
（1）版本创建与标注
文档通过初步审核后，创建正式版本，版本号规则建议采用“主版本号.次版本号.修订号”（如1.0.0），规则
主版本号：重大结构变更或内容重写（如1.0.0→2.0.0）；
次版本号：功能模块增减或重要内容调整（如1.0.0→1.1.0）；
修订号：错误修正、格式优化等细微修改（如1.1.0→1.1.1）。
在文档中标注版本信息（如页眉或末尾），包括版本号、创建日期、创建人、修改内容摘要。
（2）提交记录与变更说明
每次修改文档后，提交时需填写“变更记录”，明确以下信息：
修改日期、修改人（如*）；
修改位置（章节/页码）；
修改内容摘要（如“新增‘用户登录’功能需求，调整权限管理模块描述”）；
修改原因（如“根据用户反馈补充功能”）。
（3）分支管理（多人协作场景）
若多人同时编辑同一文档，建议创建“分支”进行修改（如Git中的feature分支），避免直接修改主分支冲突。
完成分支修改后，提交“合并请求”，由审核者*赵六检查内容无误后合并至主分支，并更新主版本号。
4.发布与归档阶段
（1）版本发布
文档通过最终审核后，标记为“已发布”，并通知相关团队成员（如通过邮件、群聊工具）。
发布版本需存储于“文档目录/已发布”文件夹，同时保留原版本记录。
（2）版本归档
对于长期不再更新的文档（如项目完结后的历史版本），可归档至“文档目录/归档”文件夹，归档时注明归档日期、归档原因。
归档文档仍需保留版本记录，保证可追溯性，但禁止直接修改，如需更新需重新创建版本并发布。
三、文档版本控制表模板
文档名称
文档编号
当前版本号
创建日期
创建人
修改日期
修改人
修改内容摘要
审批人
审批状态
存储路径
产品V2.0需求文档
PROD_REQ_2024
1.1.0
2024-05-10
*
2024-05-15
*
新增“第三方登录”功能，优化用户流程
*赵六
已通过
/文档目录/已发布/PROD_REQ_2024/
技术方案V1.2
TECH_PLAN_2024
2.0.0
2024-05-08
*
2024-05-12
*
重构系统架构，调整数据库表设计
*张经理
已通过
/文档目录/已发布/TECH_PLAN_2024/
测试报告V3.1
TEST_RPT_2024
3.1.1
2024-05-05
*赵六
2024-05-14
*赵六
修正“支付模块”测试用例描述错误
*
已通过
/文档目录/已发布/TEST_RPT_2024/
四、关键注意事项
版本号规范统一：严格遵循“主版本号.次版本号.修订号”规则，避免随意编号（如“最终版”“最新版”），保证版本可追溯。
变更记录完整性：每次修改必须填写详细变更说明，避免模糊描述（如“内容优化”“修
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