技术资料文档管理表模板统一技术交流参考版.docVIP

技术资料文档管理表模板统一技术交流参考版

一、适用范围与应用场景

二、模板使用流程与操作步骤

1.前期准备：明确文档分类体系

在创建文档管理表前，需根据团队业务特点建立清晰的文档分类维度，建议至少包含以下三个维度：

按阶段分类：需求阶段、设计阶段、开发阶段、测试阶段、运维阶段、归档阶段；

按类型分类：文档类（如说明书、报告）、表格类（如用例清单、配置清单）、图表类（如架构图、流程图）、代码类（如注释文档、API文档）、多媒体类（如操作演示视频）；

按密级分类：公开级（团队内共享）、内部级（项目组可见）、秘密级（需授权访问）。

分类体系确定后，需在模板中固定分类标签，避免后续填写混乱。

2.第一步：创建文档管理表

工具选择：推荐使用Excel、飞书多维表格、腾讯文档等支持多人协作的电子表格工具；

表头设置：基于模板表格（见第三部分）创建表头，保证所有必填字段完整；

权限配置：根据文档密级设置查看/编辑权限，例如秘密级文档仅允许项目负责人及核心成员编辑，公开级文档允许团队全员查看。

3.第二步：填写文档基础信息

每份文档录入时需填写完整字段，核心信息包括：

文档编号：按规则唯一，格式建议为“[阶段缩写]-[类型缩写]-[年份]-[序号]”（如“REQ-DOC-2024-001”），保证编号可追溯；

文档名称：简洁明确，包含核心主题（如“系统V2.0架构设计文档”）；

创建人/审核人：填写工号或姓名（用代替，如“”），审核人需为对应阶段负责人（如设计文档需架构师审核）；

创建/审核日期：按“YYYY-MM-DD”格式填写，保证时间逻辑一致（审核日期晚于创建日期）。

4.第三步：关联文档与版本控制

关联文档：若文档存在关联项（如需求文档关联测试用例、设计文档关联代码仓库），需在“关联文档编号/路径”字段填写对应编号或存储（如“TEST-CASE-2024-005”“/gitlab/project/docs/api.md”）；

版本管理：文档修订时，需更新“版本号”（格式：主版本号.次版本号.修订号，如V1.0.0→V1.0.1→V1.1.0），并在“修订说明”中注明变更内容（如“修复接口描述错误，补充异常处理流程”），同时保留历史版本记录，不可覆盖旧版本。

5.第四步：审核与发布

文档提交：创建人填写完整信息后，提交至对应审核人（如开发文档提技术经理，测试报告提测试负责人）；

审核反馈：审核人需在1-3个工作日内完成审核，通过则在“审核状态”栏标注“已批准”，不通过则注明驳回原因并退回修改；

状态更新：审核通过后，更新“文档状态”为“已发布”，并同步至团队共享目录，保证成员可及时查阅最新版本。

6.第五步：定期维护与归档

动态更新：每月末由文档管理员梳理文档状态，对长期未更新（如超过6个月）的“已发布”文档标记“待复核”，确认失效后转为“已归档”；

归档规则：项目结束后，将所有文档按“项目编号+阶段”打包归档至指定存储位置（如“/archive/project-2024/”），并在表中更新“归档日期”与“归档路径”；

失效处理：作废文档需在“修订说明”中标注“已失效”，并移出共享目录，避免误导使用。

三、技术资料文档管理表结构说明

序号

字段名称

字段类型

填写要求

示例

1

文档编号

文本

唯一标识符，按分类规则，不可重复

REQ-DOC-2024-001

2

文档名称

文本

简洁明确，包含版本号（如适用）

系统V2.0用户手册

3

文档分类-阶段

单选

需求/设计/开发/测试/运维/归档

设计

4

文档分类-类型

单选

文档/表格/图表/代码/多媒体

文档

5

文档分类-密级

单选

公开/内部/秘密

内部

6

版本号

文本

主版本.次版本.修订号（初始V1.0.0）

V1.0.1

7

创建人

文本

工号或姓名（用*代替）

*

8

创建日期

日期

YYYY-MM-DD格式

2024-03-15

9

审核人

文本

对应阶段负责人（用*代替）

*（架构师）

10

审核日期

日期

晚于创建日期，YYYY-MM-DD格式

2024-03-18

11

审核状态

单选

草稿/审核中/已批准/已驳回/已发布/已归档/已失效

已批准

12

文档状态

单选

草稿/已发布/待复核/已归档/已失效

已发布

13

存储路径

超

共享目录或服务器路径（可直接跳转）

/docs/design/2024/

14

关联文档编号/路径

文本

关联文档编号或存储，多个用分号隔开

TEST-CASE-2024-005;/gitlab/project//

15

有效期

日期

文档适用截止日期（长期有效可填“长期”）

2024-12-31

16

修订说明

长文本

版本变更时填写，说明修改内容及原因

修复第5章配置步骤描述错误

17

备注

长文本

其他需说明信息