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企业日常报销与采购申请工具使用指南
一、适用场景说明
在企业运营中，员工因公开展业务活动常涉及费用支出，部门或项目组为推进工作需采购物资或服务。为规范资金使用流程、保证支出合规可控，本工具适用于以下场景：
员工费用报销：员工因公出差（如交通、住宿、餐饮）、业务招待（如客户沟通餐费）、日常办公（如文具打印、通讯费）等产生的费用报销；
部门物资采购：部门为满足日常工作需要采购的办公设备（如电脑、打印机）、耗材（如纸张、墨盒）、劳保用品（如工作服、防护用具）等；
项目专项支出：为特定项目开展产生的物料采购、服务外包（如设计、咨询）、场地租赁等费用申请；
其他零星支出：如员工培训费、活动组织费等需预先申请或事后核销的支出。
二、操作流程详解
（一）费用报销/采购申请发起
明确申请类型：根据支出性质选择“日常费用报销”或“采购申请”类型，确认无需事前申请的（如小额办公费）可直接填写报销单，需事前审批的（如大额采购）需先提交采购申请。
准备支撑材料：
报销类：整理与费用相关的凭证（如行程单、消费明细、采购小票等，保证材料真实、完整，能清晰反映业务内容）；
采购类：列出采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价及用途，如有供应商报价单需一并附上。
填写申请表：根据模板表格准确填写信息（含申请人、部门、日期、明细、金额等），保证无漏填、错填。
（二）部门负责人初审
申请人将填写完整的申请表及支撑材料提交至部门负责人*，说明支出事由及必要性。
部门负责人*审核材料完整性、业务真实性及部门预算符合性，确认无误后签字审批；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人补充修改。
（三）分管领导复核
涉及金额较大（如超过部门审批权限）或重要项目支出，需由分管领导*进行复核。
分管领导*重点审核支出与公司战略、年度计划的关联性，以及金额合理性，审批通过后签字确认。
（四）财务部终审与支付
申请人将审批通过后的申请表及材料提交至财务部，财务专员*核对以下内容：
报销类：凭证是否合规、金额计算是否准确、是否符合公司报销标准（如差旅住宿上限、招待费限额）；
采购类：采购流程是否合规（如是否通过比价、是否签订合同）、预估金额与实际报价是否一致。
审核通过后，财务部按公司支付流程安排报销款项发放或采购付款；若不通过，注明原因并退回。
（五）资料归档
报销/支付完成后，申请人及财务部分别留存申请表及支撑材料，电子档存入指定系统，纸质档按日期分类归档，保存期限不少于3年。
三、申请表格模板
（一）日常费用报销申请表
申请人信息
姓名：*
部门：*
申请日期：年月*日
费用类型□差旅费□办公费□招待费□通讯费□其他：_________
费用归属□日常运营□项目名称：*
申请金额大写：元整小写：￥
费用明细（可附页）
序号
发生日期
费用用途
1
年月*日
*（例：北京出差交通费）
2
年月*日
*（例：业务招待客户餐费）
支撑材料清单□行程单□消费小票□明细清单□其他：_________
申请人签字：*
审批意见
部门负责人：_________日期：年月日
分管领导：_________日期：年月日
财务审核：_________日期：年月日
（二）采购申请表
申请人信息
姓名：*
部门：*
申请日期：年月*日
采购用途□日常办公□项目需求□设备维护□其他：_________
项目名称（如涉及）：*
供应商信息（如有）
名称：*联系人：*联系方式：*（仅限内部联系用）
采购物品/服务明细
序号
名称
规格型号
1
*
*
2
*
*
总预估金额
大写：元整小写：￥
期望到货日期：年月*日
支撑材料□供应商报价单□技术参数要求□其他：_________
申请人签字：*
审批意见
部门负责人：_________日期：年月日
分管领导：_________日期：年月日
财务审核：_________日期：年月日
四、使用时需关注
信息填写规范：申请表中的姓名、部门、金额等关键信息需真实、准确，不得涂改；金额大小写必须一致，明细栏需逐项填写，避免合并笼统描述（如“办公用品一批”需具体到品名及数量）。
支撑材料齐全：报销或采购申请需附能证明业务真实性的材料（如消费凭证、报价单），材料需清晰可辨，复印件需注明“与原件一致”并签字。
审批流程完整：严格按照“申请人→部门负责人→分管领导→财务部”流程提交，不得跳级审批；紧急事项需提前与财务部沟通，说明原因并同步补办手续。
预算与标准符合：支出需符合部门年度预算，报销金额不得超出公司规定的标准（如差旅住宿标准、招待费限额），超标准部分需提前提交书面说明并经总经理*审批。
及时性与合规性：费用需在业务发生后15个工作日内提交申请，逾期需说明原因；采购申请需提前3-5个工作日提交，避免因流程延误影
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