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人事档案管理规范与流程讲解

在现代组织管理中，人事档案作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等情况的重要载体，其规范化管理对于企业人力资源决策、员工职业发展以及维护组织与员工双方合法权益均具有不可替代的作用。本文将从人事档案管理的基本原则出发，系统阐述档案管理的核心规范与关键流程，旨在为相关从业人员提供一套兼具理论指导与实践操作性的参考框架。

一、人事档案管理的基本原则

人事档案管理工作是一项严肃的政策性、专业性工作，必须遵循以下核心原则，以确保档案的真实性、完整性、安全性和可用性。

（一）真实性原则

档案材料的真实性是人事档案的生命线。任何虚假、伪造的材料都将严重误导人力资源管理决策，甚至引发法律风险。因此，在档案材料的收集、审核、归档等各个环节，均需严格把关，确保每份材料的内容真实可靠，来源有据可查。对于存疑的材料，应及时核实，未经核实不得归档。

（二）完整性原则

人事档案应全面反映员工在工作及相关活动中的主要经历和表现。这要求档案管理人员在日常工作中，注重材料的系统收集，确保员工从入职到离职（或退休）的整个职业生涯周期内，各类重要材料均能及时、完整地归入档案。避免出现关键材料缺失、重要信息断档的情况。

（三）保密性原则

人事档案包含员工个人隐私及组织内部信息，具有高度保密性。档案管理人员必须强化保密意识，严格遵守国家及组织内部的保密规定，未经授权不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内容。档案的存储、传递、使用等环节均需采取严格的保密措施，防止信息泄露。

（四）规范性原则

档案管理的各个环节，包括材料的收集、鉴别、整理、保管、利用、转递等，都必须遵循统一的规章制度和操作规范，确保档案管理工作的有序进行。

（五）动态管理原则

人事档案不是一成不变的，它随着员工个人经历、职务变动、奖惩情况等变化而不断更新。档案管理人员应及时收集员工在工作中形成的新的、有价值的材料，对档案内容进行补充和完善，保证档案的时效性和准确性。

二、人事档案的构成与归档范围

明确人事档案的构成和归档范围，是做好档案管理工作的基础。归档材料应力求全面、客观、准确地反映员工的综合素质和工作表现。

（一）主要构成材料

通常情况下，人事档案应包含以下几类核心材料：

1.履历材料：个人履历表等记录个人经历的材料。

2.考核、考察、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等。

3.学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等。

4.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等。

5.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料；入团志愿书等。

6.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等。

7.处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。

8.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等。

9.其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。

（二）归档材料的质量要求

归档的材料必须符合以下要求：

1.手续齐全：材料的形成必须符合规定程序，有相应的审批意见和签章。

2.内容真实：材料内容必须客观真实，不得虚构、篡改。

3.字迹清楚：手写材料应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹工整、清晰；打印材料应确保清晰可辨。

4.规格统一：材料纸张规格一般为A4纸，特殊情况需进行规范处理。

5.复印件注明：复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

三、人事档案管理的关键流程

人事档案管理是一个系统性的工作，涉及多个环节，每个环节都有其特定的操作要求和注意事项。

（一）档案的建立与接收

1.新员工档案建立：对于新入职且无档案的员工，人力资源部门应指导其填写《个人履历表》等基础材料，并及时收集其学历学位证明、身份证明、职业资格证明等相关材料，按规定整理后建立人事档案。

2.外部档案接收：对于有工作经历的新入职员工，应由人力资源部门负责联系原档案保管单位，通过机要交通或派专人（持单位介绍信和有效身份证件）的方式转接档案，严禁个人自带档案。接收档案时，要认真核对档案材料是否齐全、密封是否完好，核对无误后在《档案接收登记簿》上签字确认。

（二）材料的收集与归档

1.日常收集：人力资源部门应指定专人负责档案材料的日常收集工作。员工在工作期间形成的考核鉴定、奖惩决定、职务变动、工资调整、教育培训等材料，相关部门应及时移交档案管理人员。

2.定期