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销售合同标准化签订流程及注意事项

一、标准化流程的应用场景

本标准化流程适用于各类企业销售业务中合同的签订管理，尤其适合需规范合同全流程控制、降低法律风险、提升签约效率的企业场景。具体包括：

企业与客户签订产品销售或服务提供类合同时；

销售部门主导、法务/财务/业务多部门协同的合同评审场景；

需统一合同格式、条款规范以避免歧义的标准化管理需求；

中小企业缺乏专职法务岗位，需通过流程化操作保证合同合规性的场景。

二、标准化签订操作步骤

步骤1：需求发起与合同草案准备

责任主体：销售业务员（*）

操作内容：

收集客户需求：明确合同标的物（产品/服务名称、规格型号、数量）、价款（单价、总价）、履行期限（交货/服务时间）、支付方式、交付地点、质量标准等核心要素，填写《合同基本信息表》（见模板1）。

拟定合同草案：依据企业标准合同模板（或行业示范文本），结合客户需求起草合同条款，保证合同主体信息（双方名称、地址、统一社会信用代码）、标的描述、权利义务等内容准确无误。

内部初审：销售业务员核对草案与客户需求的一致性，确认无遗漏或矛盾后，提交至部门负责人（*）审核。

输出成果：《合同基本信息表》、合同草案初稿

步骤2：合同评审与修订

责任主体：销售部门（发起）、法务部门（）、财务部门（）、业务部门（*）

操作内容：

多部门并行评审：

法务评审：重点审查合同条款的合法性（如是否违反法律法规）、完整性（是否约定违约责任、争议解决方式）、公平性（是否存在单方面加重己方责任的格式条款），填写《合同评审表》（见模板2）中“法务意见”栏。

财务评审：审核价款计算准确性、支付方式与公司财务政策的一致性（如预付款比例、发票开具要求）、客户资信状况（如是否需追加担保），填写“财务意见”栏。

业务评审：确认标的物技术参数、履行期限、交付方式等是否符合业务实际操作能力，填写“业务意见”栏。

意见汇总与修订：销售业务员收集各部门评审意见，与客户沟通并修订合同草案，形成《合同评审修订记录》，保证所有评审意见闭环处理。

输出成果：《合同评审表》、《合同评审修订记录》、合同修订稿

步骤3：合同谈判与最终确认

责任主体：销售业务员（）、销售经理（）、客户方授权代表

操作内容：

组织谈判：双方就合同条款（如价格、交付周期、违约责任等）进行协商，达成一致意见。

确认最终文本：谈判完成后，销售业务员将修订后的合同文本提交客户方盖章确认，保证双方持有内容完全一致的合同原件（或扫描件）。

签署《谈判确认函》：对谈判过程中的关键约定（如补充条款、特殊承诺）进行书面记录，由双方授权代表签字（或盖章）后存档。

输出成果：双方确认的最终合同文本、《谈判确认函》

步骤4：合同签署与用印管理

责任主体：企业授权签署人（）、行政部（）

操作内容：

授权签署：由企业法定代表人或其书面授权的负责人（如销售经理*）在合同上签字，保证签署权限合法。

用印申请与审核：行政部收到《合同用印申请表》（需附最终合同文本、评审记录、谈判确认函）后，核对合同内容与审批材料的一致性，确认无误后加盖企业公章（或合同专用章）。

合同分发：签署并用印后的合同，正本由行政部归档，副本交销售部门（用于执行跟踪）、财务部门（用于收款核算）及客户方（对方执有）。

输出成果：签署盖章的合同正本/副本、《合同用印申请表》

步骤5：合同归档与执行跟踪

责任主体：行政部（）、销售业务员（）

操作内容：

归档管理：行政部将合同正本、评审记录、用印申请表等材料统一编号、分类存档（电子档+纸质档），保证档案完整、可追溯。

履行跟踪：销售业务员按合同约定跟踪履行进度（如生产、发货、验收、收款等），及时记录履行情况（填写《合同履行跟踪表》），发觉异常（如客户延迟验收）立即上报处理。

合同终止与复盘：合同履行完毕或终止后，销售部门组织复盘，总结经验教训，更新标准合同模板或流程。

输出成果：合同档案、《合同履行跟踪表》、复盘报告

三、常用管理模板工具

模板1：合同基本信息表

合同编号

甲方信息

乙方信息

名称：A公司地址：市区路号统一社会信用代码：联系人：电话：*

名称：A公司地址：市区路号统一社会信用代码：联系人：电话：*

标的物信息

数量/规格

单价（元）

产品名称：规格型号：质量标准：*

*

*

支付方式

交付/服务地点

违约责任

预付款%，验收合格后付%，质保金*%

市区*号

逾期交货/付款：按日万分之*支付违约金质量不符：无条件退换并赔偿损失

编制人

审核人

批准人

*（销售业务员）

*（销售经理）

*（法务负责人）

模板2：合同评审表

合同编号

评审阶段

评审部门

评审意见

*

初稿评审

法务部门

条款第条：“争议解决方式”未明确具体管辖法院，建议补充“由甲方所在地人民法院管辖”。评审人：日期：年月*日

财务部门

付款比例中质保金%过高，建