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通用商务合同审核及管理标准化流程

一、适用范围与典型应用场景

本标准化流程适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）在开展商务活动中涉及的合同审核、签署、履行及全生命周期管理，覆盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等常见商务合同类型。典型应用场景包括：新业务合作合同签订、年度框架协议续签、重大采购项目合同审批、跨部门协作协议管理等，旨在通过标准化流程降低合同风险、提升管理效率、保障企业合法权益。

二、合同审核及管理标准化操作流程

（一）合同发起与资料准备

发起主体：业务部门根据合作需求（如客户订单、项目立项、采购计划等），作为合同发起方。

资料清单：发起时需同步提交以下材料，保证内容完整、准确：

《合同审批申请单》（注明合同名称、合作方基本信息、合同金额、核心需求、紧急程度等）；

合同草案（需包含合同主体、标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心条款）；

合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明，若为授权代表需提供授权委托书）；

与合同相关的附件（如技术协议、验收标准、报价单、会议纪要等）；

其他需说明的特殊事项（如付款条件、交付节点、保密要求等）。

系统录入：通过企业OA系统或合同管理平台创建合同审批流程，上述材料，明确后续审核节点及责任部门。

（二）合同初审（业务部门）

审核重点：业务部门从业务可行性、合作方匹配度、条款与需求一致性角度进行初审，重点关注：

合同主体信息（合作方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）与证明材料是否一致；

合同标的、数量、质量、履行期限等是否与业务需求、订单要求完全匹配；

价款/报酬、付款方式、结算周期是否符合公司定价策略及财务制度；

履行地点、交付方式、验收标准是否明确、可执行；

合作方过往履约记录（如有）是否存在违约风险，或是否纳入公司“合作方负面清单”。

审核动作：

若条款存在偏差或遗漏，退回发起人补充修改，并明确修改意见；

若初审通过，在OA系统/合同管理平台填写《业务初审意见》，签字确认后流转至下一审核环节（通常为法务部门或财务部门，根据公司制度确定）。

（三）合同复审（法务部门/合规部门）

审核重点：法务部门从合法性、合规性、风险防控角度进行复审，重点关注：

合同主体资格：合作方是否具备相应民事行为能力（如经营范围是否包含合同项下业务，是否需取得特殊资质或许可证）；

合同条款合法性：是否存在违反法律、行政法规强制性规定，或损害公司利益的条款（如“霸王条款”、显失公平的责任约定）；

权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否具体、可量化（如逾期付款违约金比例、质量不合格的补救措施）；

争议解决方式：是否明确约定争议解决机构（仲裁委/法院）及管辖地，是否符合公司争议解决策略；

保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等特殊条款是否完备，是否与公司制度冲突。

审核动作：

对存在法律风险的条款，提出修改建议并与业务部门沟通协调，推动达成一致；

对法律风险（如合作方主体存疑、核心条款违法），出具《法律风险评估报告》，提示管理层决策；

复审通过后，在系统中填写《法务复审意见》，签字确认后流转至终审环节（管理层或财务部门）。

（四）合同终审（管理层/财务部门）

审核主体：根据合同金额、重要性确定终审层级（如：10万元以下由部门负责人终审，10万-100万元由分管副总终审，100万元以上由总经理/总经理办公会终审），财务部门需对合同中的财务条款（如付款方式、税务处理、资金安排）进行专项审核。

审核重点：

管理层：审核合同是否符合公司战略规划、业务发展目标，合作方是否为优先合作对象，合同风险是否在公司可控范围内；

财务部门：审核价款/报酬是否合理，付款条件是否与公司现金流匹配，税费承担方式是否符合税法规定，是否涉及大额资金支付及审批权限。

审核动作：

终审通过后，在系统中签署《终审审批意见》，合同进入签署准备环节；

终审未通过，退回业务部门重新发起或终止合作，并说明原因。

（五）合同签署与用印

签署准备：业务部门根据终审通过的合同文本，打印纸质合同（一式X份，根据合作方需求及公司存档要求确定份数），核对文本内容与审批版本是否一致，保证无修改、无增删。

用印申请：通过OA系统提交《合同用印申请单》，附《合同审批申请单》及终审记录，注明用印份数、用途，经授权审批人签字后，交至行政部/印章管理部门。

用印管理：

印章管理部门核对用印申请材料与合同文本一致性，无误后加盖公司公章/合同专用章（严禁空白合同盖章、越权盖章）；

用印后，合同文本由业务部门统一领取，按“合作方留存联、公司存档联、财务联、业务部门留存联”分类整理。

（六）合同归档与备案

归档时限：合同签署后3个工作日内，业务部门将合同正本及附件移交至档案管理部门（或