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销售订单处理及跟进管理工具模板

适用工作情境

详细操作流程

第一步：订单接收与初步审核

信息收集：销售人员通过电话、邮件、系统或面谈等方式接收客户订单需求，明确客户名称、联系方式、产品/服务名称、规格型号、数量、单价、交付时间、付款方式、收货地址等核心信息。

初步核对：销售人员对照客户历史采购记录（如有），确认订单信息与客户需求是否一致（如产品型号、数量是否准确，交付时间是否在合理范围内），对模糊或缺失信息（如特殊定制要求）及时与客户沟通补充。

提交审核：将核对无误的订单信息录入系统（或填写《销售订单申请表》），提交至销售主管进行合规性与可行性审核（如客户信用额度是否充足、库存是否可满足、交付周期是否合理）。

第二步：订单录入与正式确认

系统录入：审核通过后，由销售内勤或指定人员在CRM/ERP系统中创建正式订单，录入完整订单信息（包括订单编号、客户信息、产品明细、金额、交付日期、付款条款、销售负责人等），保证系统数据与客户订单一致。

内部会签：涉及跨部门协作的订单（如需定制生产、特殊物流），由销售部门发起会签，依次传递至仓库（确认库存/生产周期）、财务（确认付款方式与账期）、物流（确认交付方案）等部门，各部门确认无异议后签字反馈。

客户确认：销售负责人将最终订单详情（含订单编号、总金额、交付时间、付款方式等）通过邮件或书面形式发送客户确认，获取客户签字或盖章的订单回执，保证双方对订单信息无异议。

第三步：订单执行与进度跟进

任务分解：订单确认后，销售负责人将订单拆解为具体执行任务（如生产备货、物流发货、开具票据等），明确各部门负责人及完成时限，通过内部系统（如钉钉、企业）或《订单执行跟踪表》同步任务。

实时跟踪：

生产/备货环节：每日跟进仓库/生产部门进度，确认是否按订单要求备货（如产品质检、包装规格），若遇原材料短缺、生产延迟等异常，立即协调解决方案（如调整交付时间、替代产品方案），并同步告知客户。

发货环节：物流部门确认发货后，销售负责人及时获取物流单号，在系统中更新订单状态为“已发货”，并通过短信/邮件将物流信息告知客户，提醒客户收货。

异常处理：若执行过程中出现订单变更（如客户增减数量、修改交付地址）、质量问题、物流延迟等异常，销售负责人需第一时间记录异常详情（原因、影响范围、解决方案），协调内部资源处理，并与客户保持沟通，避免信息不对称导致客户不满。

第四步：订单交付与客户反馈

交付确认：客户收货后，销售负责人需在24小时内通过电话或邮件联系客户，确认产品数量、质量是否与订单一致，收货过程是否顺利，获取客户签收凭证（如物流签收单、客户收货确认函）。

满意度调研：交付完成后，向客户发放《订单满意度调研表》，收集客户对产品质量、交付时效、服务态度等方面的反馈，记录客户建议或投诉，并分类整理（如产品质量问题反馈至生产部门，服务态度问题反馈至客服部门）。

尾款跟进：根据订单约定的付款方式（如货到付款、账期付款），财务部门开具发票后，销售负责人协助跟进尾款回收，对逾期未付款客户及时提醒，保证回款及时性。

第五步：订单归档与数据分析

资料归档：订单完成后，将订单相关资料（客户订单回执、审核记录、物流单号、签收凭证、客户反馈表等）整理归档，按客户名称或订单编号分类存储（电子档存入系统，纸质档存入档案柜），保证后续可追溯。

数据统计：定期（如每周/每月）汇总订单数据，统计订单总量、金额、交付准时率、客户满意度、回款率等指标，分析订单处理中的高频问题（如某类产品交付延迟、特定客户投诉较多），形成《订单处理分析报告》，为优化流程、提升服务提供数据支持。

核心表格模板

表1：销售订单基本信息表

订单编号

客户名称

联系人

联系方式

产品/服务名称

规格型号

数量

单价（元）

总金额（元）

交付日期

付款方式

销售负责人

订单状态

SO202405001

*科技有限公司

*经理

5678

服务器A型

S-A-01

10

5000

50000

2024-05-30

货到付款

*销售

已确认

SO202405002

*商贸公司

*主管

139

打印机B型

P-B-02

5

3000

15000

2024-06-05

账期30天

*销售

已发货

表2：订单执行跟踪表

订单编号

执行环节

负责部门

负责人

计划完成时间

实际完成时间

状态

异常说明（如有）

处理结果

SO202405001

生产备货

仓库

*主管

2024-05-25

2024-05-25

已完成

无

-

SO202405001

物流发货

物流

*专员

2024-05-28

2024-05-28

已完成

无

物流单号：SF0

SO202405002

定制生产

生产部

*经理

2024-06-01

2024-06-02

已完成

原材料延迟1天

已告知客户，交付时间顺延至6月6日

表