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合同文件管理与审核模板

一、适用业务场景与对象

二、合同管理全流程操作指南

（一）需求发起与合同立项

需求提出：业务部门根据合作需求（如采购物资、提供服务、联合研发等），填写《合同立项申请表》，明确合作对方主体信息、合同类型、核心需求（如标的、数量、质量标准、预算金额、履行期限等），部门负责人签字确认后提交至法务部备案。

对方主体审查：业务部门需通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道查询合作方的基本信息（注册资本、经营范围、经营状态、涉诉记录等），必要时要求对方提供营业执照副本、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人签署时）等资质文件，保证合作方具备履约能力。

（二）合同起草与内容填充

模板选择：法务部根据合同类型（如买卖、服务、技术合作等），提供对应的标准化合同模板（参考附件《合同模板库》），业务部门基于模板起草合同内容。

核心条款填写：

主体信息：准确填写甲方（我方）、乙方（对方）全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，避免使用简称或简称与全称不一致；

标的与数量：明确标的物名称、规格型号、服务内容、数量单位（如“台”“项”“吨”等），避免模糊描述（如“一批”“适量”）；

质量标准：约定具体的质量验收标准（如国家标准、行业标准、双方确认的技术参数或样品），明确验收方式及期限；

价款与支付：列明合同总价、计价货币、支付方式（如银行转账、承兑汇票）、支付节点（如预付款比例到货验收款质保金比例）、收款账户信息（户名、开户行、账号）；

履行期限与地点：明确合同开始/结束日期、履行地点（如交货地、服务提供地），涉及分阶段履约的，需约定各阶段时间节点；

违约责任：约定双方违约情形对应的违约金计算方式或赔偿范围，违约金一般不超过实际损失的30%；

争议解决：优先约定由我方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决，避免选择仲裁机构（除非有特殊需求）；

其他条款：根据合同类型补充保密条款（如保密范围、期限）、知识产权归属（如技术开发成果的归属）、不可抗力（如定义、处理方式）等。

（三）内部审核与修订

部门初审：业务部门负责人对合同内容的真实性、准确性、完整性进行审核，重点核对需求与合同条款的一致性（如预算金额与合同总价是否匹配、履行期限与项目计划是否冲突），签字后提交至法务部。

法务合规审核：法务部重点审核以下内容：

合同主体是否适格（如对方是否具备相关资质、经营范围是否符合合同内容）；

核心条款是否完整（如标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决等必备条款是否缺失）；

法律风险点（如格式条款是否公平、是否存在无效情形、知识产权归属是否明确、违约责任是否合理）；

填写内容是否规范（如金额大小写是否一致、日期是否明确、专业术语是否准确）。

法务部出具《合同审核意见表》，明确“审核通过”“需修订后再次审核”或“审核不通过”的结论，并标注具体修订意见。

财务审核：财务部对合同中的价款、支付方式、税费承担、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开票时间等财务相关条款进行审核，保证符合企业财务管理制度及税务要求。

终审与定稿：对于金额较大（如超过50万元）或涉及重大业务的合同，需提交至公司分管领导或总经理终审；终审通过后，业务部门根据各方审核意见修订合同，形成最终版本，由起草人、业务负责人、法务负责人、财务负责人签字确认。

（四）外部沟通与签署

合同传递与确认：业务部门将最终版合同通过正式渠道（如邮件、纸质版快递）发送至对方，并附《合同签收回执单》；对方审核如有异议，双方需通过协商或补充协议达成一致，避免单方面修改合同条款。

签署授权：合同签署前，确认对方签署人是否为法定代表人或合法授权代表（需提供授权委托书，载明授权范围、期限及权限）；我方签署人需为法定代表人或其书面授权的人员（如授权委托书需提前在法务部备案）。

盖章与存档：

纸质合同：我方需加盖合同专用章（或公章，根据公司规定），骑缝章（多页合同）；对方需加盖公章或合同专用章，法定代表人或授权人签字；

电子合同：通过合法的电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署过程符合《电子签名法》要求；

合同签署后，业务部门在2个工作日内将纸质合同原件（至少一式两份，我方执一份）或电子合同文件提交至行政部归档，同步更新《合同台账》。

（五）履行跟踪与归档管理

履行跟踪：业务部门为合同履行第一责任人，需建立《合同履行跟踪表》，记录各阶段履行情况（如交付时间、验收结果、付款节点），定期向法务部、财务部反馈；对于逾期履行或对方违约的情况，需及时收集证据（如催告函、验收单、沟通记录），并启动纠纷处理程序。

归档管理：行政部对合同文件进行分类归档，编号规则为“合同类型-年份-序号”（如“采购-2023-001”），归档内容包括：合同立项申请表、对方资质文件、合同文本（含附件）、审核