行业产品功能说明书模板.docVIP

行业通用产品功能说明书模板

一、模板概述

二、典型应用场景

1.企业内部管理

适用于HR部门员工信息管理场景：通过系统录入员工入职资料、合同信息、考勤记录，支持批量导出报表，实现人事数据动态更新与权限分级查看，提升人事管理效率。

2.客户服务支持

适用于电商企业客服工单处理场景：客服人员通过系统接收客户咨询工单，按优先级分类处理，记录问题解决进度，自动触发满意度评价，保证客户问题闭环管理。

3.项目协作推进

适用于建筑行业项目进度管理场景：项目经理通过系统创建项目任务，分配给工程师、设计师等成员，设置里程碑节点，实时跟踪任务完成情况，自动进度报告，保障项目按计划推进。

三、功能使用步骤

（一）基础操作：系统登录与界面导航

登录系统

打开产品登录页面，输入分配的账号（如“admin_001”）及密码；

若开启双因素验证，需输入手机验证码（验证码有效期5分钟）；

登录成功后，进入系统首页，顶部导航栏包含“工作台”“数据管理”“系统设置”等模块。

功能模块定位

顶部导航栏“数据管理”，下拉菜单显示“数据录入”“数据查询”“批量导出”子模块；

选择“数据录入”，进入表单填写页面，右侧显示“字段说明”帮助区。

（二）核心功能：数据录入与校验

表单信息填写

以“客户信息录入”为例，在“客户名称”字段输入完整企业名称（如“科技有限公司”）；

“联系方式”字段需包含固话（区号-号码）或手机号（11位数字），系统自动校验格式；

“所属行业”字段通过下拉菜单选择（如“制造业”“服务业”），若选择“其他”，需补充填写具体行业名称。

数据提交与校验

填写完成后，“保存草稿”，数据暂存至本地，可随时编辑；

“提交审核”，系统自动校验必填项（标注*为必填）及数据格式，若校验失败，提示具体错误位置（如“手机号格式错误”）；

校验通过后，数据进入待审核状态，同步发送通知给审核人员（如*主管）。

（三）高级功能：批量处理与报表

批量数据导入

“批量导出”中的“模板”，获取标准Excel模板（包含字段名及格式示例）；

按模板要求填写数据，保证行数不超过1000行/次，文件大小不超过5MB；

返回系统“批量导入”页面，选择填写后的Excel文件，“开始导入”，系统自动解析并提示导入结果（成功/失败条数）。

自定义报表

进入“数据查询”模块，设置筛选条件（如“客户所属行业=制造业”“录入日期=2024-01”）；

“查询”，显示符合条件的数据列表，支持按“创建时间”“客户名称”排序；

“报表”，选择报表类型（柱状图/表格），设置报表标题（如“2024年1月制造业客户统计”），“导出”PDF格式报表。

四、功能配置模板表格

【表1】基础信息配置表

配置项

数据类型

必填/选填

说明

示例

产品名称

文本（50字符）

必填

产品全称

企业客户管理系统

版本号

文本（10字符）

必填

当前版本号（如V2.1.0）

V2.1.0

所属部门

下拉菜单

必填

产品使用部门

销售部

数据保留期限

数字（天）

选填

数据存储时长（默认365天）

365

备份责任人

文本（20字符）

必填

数据备份负责人姓名

*经理

【表2】权限分配表

用户角色

权限模块

操作权限

说明

普通用户

数据录入

新增、编辑（仅本人数据）

可录入客户信息，不可修改他人数据

部门主管

数据查询

查看本部门全部数据

支持按成员筛选查看

系统管理员

系统设置

全部权限

可配置部门、角色、备份等

【表3】数据录入规范表

字段名称

规范要求

校验规则

客户名称

全称，不含特殊字符（如、#）

长度2-50字符，不能为空

联系方式

固话或手机号

手机号11位数字，固话含区号

客户地址

省市区+详细地址

长度5-200字符，需包含省市区

合作等级

按下拉菜单选择（A/B/C/D级）

默认为C级，不可为空

五、使用注意事项

（一）操作前准备

保证账号权限与操作功能匹配，普通用户请勿尝试访问非授权模块（如“系统设置”）；

批量导入前务必最新模板，避免因模板版本不一致导致导入失败；

重要数据（如客户合同信息）建议提前备份，可通过“数据导出”功能本地保存。

（二）操作中规范

录入数据时需保证信息真实准确，客户名称、联系方式等关键字段不得虚构；

提交审核后如需修改，需在审核人员驳回操作后进行，不可直接覆盖待审核数据；

报表时，筛选条件需明确，避免因条件模糊导致数据统计偏差。

（三）操作后验证

批量导入完成后，务必检查“导入结果提示”，确认失败条数及原因，及时修正数据；

定期清理草稿箱数据（系统默认30天自动清理），避免占用存储空间；

发觉数据异常（如重复录入、信息错误）需立即联系系统管理员（*工号：8888），禁止自行修改历史数据。

（四）安全与合规

妥善保管个人账号密码，定期更换（建议每90天一次），严禁与他人共用账号；