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企业档案管理分类及归档模板
适用范围与应用场景
新员工入职：人事档案的建立与分类归档；
年度审计：财务、合同类档案的整理与调取；
项目复盘：项目全周期档案的系统化梳理；
合规检查：监管要求的企业证照、资质文件归档；
历史追溯：重要决策、会议记录的长期保存。
档案管理全流程操作指引
第一步：明确档案收集范围与责任分工
收集范围：根据企业运营环节，档案可分为以下大类（可根据企业实际调整）：
行政管理类：公司章程、工商注册文件、年度工作报告、会议纪要、内部管理制度等；
人事管理类：员工劳动合同、入职登记表、绩效考核记录、培训档案、社保缴纳证明等；
财务管理类：财务报表、审计报告、税务申报表、费用报销凭证、银行对账单等；
业务管理类：客户合同、供应商协议、招投标文件、市场调研报告、销售数据等；
项目管理类：项目立项书、可行性研究报告、进度计划、验收报告、成果交付记录等；
实物档案类：奖杯、证书、样品、印章等具有保存价值的实物。
责任分工：各部门指定档案管理员（如行政部负责行政管理类，财务部负责财务管理类），负责本部门档案的初步收集与整理，保证档案完整性。
第二步：标准化分类与编号规则
分类原则：采用“大类-子类-年度-流水号”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。
示例：行政管理类-会议纪要-2023年度-001号。
编号规则：档案编号需唯一且可追溯，格式为“大类代码-子类代码-年度-流水号”，大类代码参考如下（可自定义）：
行政管理类：GL；人事管理类：HR；财务管理类：CW；业务管理类：YW；项目管理类：XM；实物档案类：SW。
示例：GL-HYJ-2023-001（表示行政管理类-会议纪要-2023年度-第1号档案）。
第三步：档案整理与装订
排序与筛选：按档案形成时间顺序排序，剔除重复、无效文件（如草稿、临时通知），仅保留最终版本或具有法律效力的文件。
编页与装订：对纸质档案统一编页（页码标注在右上角），使用无酸纸装订，避免金属订书针锈蚀；电子档案需统一格式（PDF/Word），命名与编号一致，存储于指定服务器或加密云盘。
填写档案标签：纸质档案盒外粘贴标签，注明档案编号、名称、起止时间、保管期限、责任人；电子档案需附加属性信息（如创建人、创建日期、关键词）。
第四步：移交与归档存储
移交流程：部门档案管理员整理完毕后，填写《档案移交清单》（见模板1），与档案一并移交至企业档案室（或指定归档部门），由档案室管理员核对无误后双方签字确认。
存储要求：
纸质档案：存放在防火、防潮、防虫、防盗的专业档案柜，环境温度控制在14-24℃，湿度45-60%；
电子档案：定期备份（本地+云端），备份周期不少于1次/月，重要档案需加密存储并设置访问权限。
第五步：档案利用与借阅
借阅流程：员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅登记表》（见模板2），注明借阅档案编号、用途、借阅期限（一般不超过7个工作日），经部门负责人及档案室管理员审批后借出；涉密档案需经总经理*审批。
归还与检查：借阅到期后及时归还，档案室管理员检查档案完整性，如有损坏或丢失，按企业规定追究责任。
第六步：档案鉴定与销毁
保管期限：根据档案价值确定保管期限（如永久、30年、10年），参考《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》制定企业标准。
销毁流程：保管期限届满的档案，由档案室管理员编制《档案销毁清单》，经法务部、行政部联合审核，总经理*批准后，由两人以上监销销毁，销毁过程记录存档。
核心模板工具清单
模板1：档案移交清单
移交部门
接收部门
档案编号
档案名称
份数
页数
移交人
接收人
移交日期
备注
行政部
档案室
GL-ZCGS-2023-001
公司章程正本
1
15
*
*
2023-03-01
含工商变更附件
财务部
档案室
CW-CWBG-2023-001
2023年度财务报表
1
30
*
*
2023-12-31
审计报告附后
模板2：档案借阅登记表
借阅人
部门
档案编号
档案名称
借阅日期
归还日期
用途
审批人
备注
*
市场部
YW-HT-2023-005
与公司销售合同
2023-10-15
2023-10-20
项目报价
*
复印后归还
*
人事部
HR-LDHT-2022-003
*劳动合同
2023-09-10
2023-09-12
劳动纠纷处理
*
涉密，限阅
执行要点与风险规避
分类标准统一：企业需制定《档案分类管理办法》，明确各类档案的子类划分标准，避免各部门分类不一致导致归档混乱。
信息完整准确：档案移交时需保证文件要素齐全（如合同需含双方盖章、签订日期，人事档案需含员工证件号码复印件），编号与标签信息一致。
保密与安全：涉密档案（如财务数据、核心技术资料）需单独存放，设置访问权限，借阅需履行更高审批流程；电子档案定期进行病
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