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项目文档撰写规范及文件模板

一、规范与模板的应用场景

在项目全生命周期管理中，规范化的文档是保证信息传递准确、协作高效、过程可追溯的核心载体。本规范及模板适用于以下场景：

项目启动阶段：明确项目目标、范围、资源及计划，用于立项评审及团队对齐；

需求分析阶段：梳理业务需求、功能规格及非功能需求，作为设计与开发的依据；

设计开发阶段：记录技术架构、接口设计、数据库设计等内容，保障开发一致性；

测试验收阶段：输出测试用例、缺陷报告及验收结论，保证交付质量；

项目收尾阶段：总结项目成果、经验教训及后续运维建议，形成知识沉淀。

不同角色（如项目经理、产品经理、开发工程师、测试工程师等）均可基于模板快速标准化文档，减少格式混乱与信息遗漏，提升跨团队协作效率。

二、文档撰写的标准化流程

1.文档分类与模板选择

根据项目类型（如软件开发、系统集成、科研课题等）及阶段，从文档库中选择对应模板（如《项目计划书模板》《需求规格说明书模板》等）。若模板未覆盖特殊场景，可在现有框架基础上扩展模块，但需保持核心结构一致。

2.内容框架搭建

明确文档核心目标：确定文档需传递的关键信息（如“项目范围边界”“验收标准”等）；

按模板结构填充模块：例如《项目计划书》需包含“项目概述”“进度计划”“风险清单”等模块，未涉及模块需标注“不适用”并说明原因；

引用已有文档：对重复性内容（如“背景说明”“术语定义”），可引用已有文档并注明来源，避免冗余。

3.详细内容撰写

客观准确：数据、需求描述需基于事实，避免模糊表述（如“尽快”“大概”），改用具体时间节点或量化指标（如“3个工作日内完成”“响应时间≤2秒”）；

逻辑清晰：章节按“总-分”结构组织，同级标题格式统一，重要结论可加粗或单独列出；

图文结合：复杂流程（如业务流程、系统架构）需配图表，图表需编号（如图1、表1）并注明说明文字。

4.内部审核与修订

初审：编制人完成内容自查后，提交至项目负责人*，检查文档完整性、与项目目标的一致性；

交叉评审：涉及多角色的文档（如需求规格说明书）需组织相关方评审，记录评审意见并逐条修订；

终审确认：修订后由项目经理*或指定负责人签字确认，保证文档内容达成共识。

5.版本发布与归档

版本控制：文档定稿后需标注版本号（如V1.0、V1.1），重大修订需更新主版本号，细微修改更新次版本号，并同步记录《文档修订日志》（含修订内容、修订人、修订日期）；

发布与归档：确认后的文档发布至项目共享平台（如Confluence、SharePoint），按“项目-阶段-文档类型”分类归档，保证团队成员可便捷查阅，同时避免版本混乱。

三、常用结构示例

（一）项目计划书模板

字段

说明

文档编号

格式：PRJ-项目代码-年份-序号（如PRJ-ZP2024-001）

版本号

初始版本为V1.0，每次修订递增次版本号（如V1.1、V1.2）

文档名称

《[项目名称]项目计划书》

编制人

项目经理*或计划编制负责人

审核人

项目发起人*或部门负责人

批准人

公司管理层或项目决策委员会*

编制/生效日期

YYYY-MM-DD

核心内容模块

项目概述

项目背景、目标、范围（含边界说明）、预期成果

项目团队

核心成员角色与职责（如产品经理、开发负责人等）、沟通机制

进度计划

分阶段里程碑（如需求确认、开发完成、测试上线）及时间节点，甘特图或表格呈现

资源计划

人力、预算、设备、技术资源分配情况

风险清单

潜在风险（如技术风险、资源风险）、应对措施及责任人

交付物清单

项目各阶段需输出的文档及成果（如需求规格说明书、测试报告等）

（二）需求规格说明书模板

字段

说明

文档编号

格式：REQ-项目代码-年份-序号（如REQ-ZP2024-001）

版本号

V1.0起，按修订情况递增

文档名称

《[项目名称]需求规格说明书》

编制人

产品经理*或需求负责人

审核人

项目经理、开发负责人、测试负责人*

批准人

业务方代表或项目决策委员会

编制/生效日期

YYYY-MM-DD

核心内容模块

文档概述

目的、范围、读者对象、术语定义（如“用户”“权限”等术语解释）

业务需求

业务背景、核心业务流程（可用泳道图展示）、业务规则

功能需求

功能点列表（按模块划分）、功能描述（输入/处理/输出）、业务逻辑说明

非功能需求

功能需求（如并发用户数、响应时间）、安全需求（如数据加密、权限控制）、兼容性需求

验收标准

每个功能点的验收条件（如“用户登录成功后跳转至主页，且错误提示准确”）

附录

用例图、界面原型图、参考资料（如相关业务文档）

（三）测试报告模板

字段

说明

文档编号

格式：TST-项目代码-年份-序号（如TST-ZP2024-001）

版本号

V1.0起，按测试轮次递增（如V1.1为第二轮测试报告）

文档名