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活动策划与执行手册
一、手册概述
本手册旨在为活动策划与执行提供标准化操作指引，覆盖从需求分析到收尾复盘的全流程，帮助策划者系统化推进工作，保证活动目标达成、流程顺畅、效果可控。适用于企业年会、产品发布会、客户答谢会、品牌推广活动、团建等各类线下/线上场景的策划与执行团队。
二、本手册适用场景
企业内部活动：如年度总结会、员工团建、培训讲座、表彰大会等；
商业营销活动：如新品发布会、行业峰会、客户答谢宴、促销路演等；
品牌公关活动：如周年庆典、公益活动、媒体见面会、跨界联名活动等；
其他场景：如婚礼、展会、校园活动等，可根据实际需求调整流程细节。
三、活动全流程操作步骤
（一）策划阶段：明确方向，制定方案
核心目标：清晰定义活动目标与执行路径，形成可落地的策划方案。
1.需求分析与目标设定
需求收集：与需求方（如企业领导、市场部、客户等）沟通，明确活动目的（如品牌曝光、产品销售、团队凝聚等）、受众群体（年龄、职业、兴趣等）、期望效果（参与人数、媒体曝光量、转化率等）；
目标拆解：遵循SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性），例如：“3天内完成活动策划方案，吸引200+目标客户参与，现场签约意向客户50+”。
2.活动方案设计
核心要素确定：
主题：简洁明了，突出活动价值（如“品牌2024新品发布会——科技赋能未来”）；
时间：避开节假日、竞品活动期，考虑受众便利性（如工作日下午14:00-17:00）；
地点：根据活动规模、性质选择（室内会议厅/户外场地/线上平台），需确认容量、交通、设备配套；
流程框架：开场（签到、暖场）→主体环节（领导致辞、产品展示、互动体验）→结尾（抽奖、合影、散场）。
亮点策划：设计1-2个记忆点环节（如沉浸式体验、嘉宾互动、神秘抽奖），提升活动吸引力。
3.预算编制
预算科目：场地费、物料制作费、人员费用（策划、执行、嘉宾、临时工）、餐饮费、宣传推广费、设备租赁费、应急备用金（建议占总预算10%-15%）；
成本控制：对比3家以上供应商报价，优先选择性价比高的合作方，明确付款节点（如预付30%、尾款70%活动后支付）。
4.方案审批
内部评审：组织策划团队、需求方召开方案会，重点核查目标匹配度、流程可行性、预算合理性；
修改定稿：根据评审意见调整方案，最终由需求方负责人签字确认。
（二）筹备阶段：资源整合，细化执行
核心目标：完成团队组建、资源对接、物料准备，保证执行细节落地。
1.团队组建与分工
核心架构：
总负责人（*经理）：统筹全局，决策关键事项；
策划组（*主管）：负责方案优化、流程设计、创意落地；
执行组（*专员）：对接供应商、现场流程把控、人员协调；
宣传组（*专员）：活动预热、现场拍摄、新闻稿撰写；
后勤组（*专员）：物料管理、餐饮安排、嘉宾接待、应急物资准备。
职责明确：制定《团队分工表》，明确每人任务、完成时间、输出成果（如“*专员：12月10日前完成场地签约，输出场地确认函”）。
2.供应商对接
供应商清单：场地方、搭建商、设备租赁（音响/灯光/LED屏）、摄影摄像、礼仪主持、餐饮服务商、礼品供应商；
筛选标准：查看供应商案例（近3年同类活动经验）、资质（营业执照、行业许可证）、服务响应速度；
合同签订：明确服务内容、收费标准、双方权责（如“搭建商需在活动前1天完成场地布置，提供8小时技术支持”）。
3.物料准备与管理
物料分类清单：
类别
示例内容
负责人
完成时间
宣传物料
背景板、海报、邀请函、签到台
*专员
12月15日
现场物料
指示牌、桌卡、伴手礼、抽奖礼品
*专员
12月18日
设备物料
音响、麦克风、投影仪、直播设备
执行组
12月19日
物料管理：建立《物料进出库登记表》，提前1天清点数量，检查质量（如背景板画面是否清晰、礼品包装是否完好）。
4.流程细化与排期
倒排工期表：从活动当天向前推，明确各任务节点（如“活动前3天：最终流程彩排；活动前1天：场地布置、设备调试”）；
流程SOP：制定《现场执行流程表》，精确到分钟（如“13:30-14:00嘉宾签到，14:00-14:10开场视频播放，14:10-14:30领导致辞”），明确各环节负责人。
（三）执行阶段：现场把控，灵活应变
核心目标：保证活动按计划推进，保障参与者体验，及时处理突发情况。
1.现场布置与设备调试
布置时间：根据场地规模提前4-8小时进场（如500人活动提前6小时）；
布置要点：
功能分区：签到区、主会场、体验区、休息区明确划分，设置清晰指引标识；
设备调试：音响、灯光、投影、直播设备提前2小时调试，保证音量、画面、网络稳定；
检查清单：执行组对照《现场布置验收表》逐项检查（如“背景板尺寸是否与场地匹配、麦克风是否有杂音”）。
2.嘉宾与观众接待
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