行业采购申请与审批流程模板标准化采购流程.docVIP

行业通用采购申请与审批流程模板标准化采购流程

一、适用范围与典型应用场景

行政办公类：办公用品（如纸张、文具）、IT设备（如电脑、打印机）、办公家具等；

生产运营类：原材料采购、零部件定制、生产设备维护服务等；

项目支持类：市场调研服务、软件开发、活动策划、工程维修等；

后勤保障类：清洁服务、安保服务、车辆租赁、员工福利物资（非现金类）等。

无论采购金额大小，均可通过标准化流程保证需求合理、审批合规、采购高效。

二、标准化操作流程详解

步骤1：需求提出与部门初审

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）

操作内容：

需求部门根据工作计划或实际需要，填写《采购申请表》（见模板表格），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、需求时间及供应商建议（如有）；

部门负责人*对需求的合理性、必要性进行初审，重点核对采购内容是否与部门职能匹配、预算是否在部门年度预算范围内，签字确认后提交至采购部。

关键点：需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品类、数量）。

步骤2：采购部预算与需求复核

操作主体：采购部、财务部（协同）

操作内容：

采购部收到《采购申请表》后，首先核对申请表填写完整性，检查是否有遗漏信息（如规格型号、预算金额）；

财务部协同审核预算：对照单位年度预算，确认该采购项是否有预算额度，若超预算需需求部门提交《预算调整申请表》，按预算调整流程审批；

采购部对需求的合规性进行复核，例如：是否属于集中采购目录范围、是否涉及特殊资质要求（如特种设备、食品等）。

关键点：预算审核是采购前置条件，无预算或预算未获批的采购申请不得进入后续流程。

步骤3：供应商筛选与比价

操作主体：采购部

操作内容：

根据采购需求类型，确定采购方式：

小额采购（如金额≤5000元）：可从合格供应商名录中直接询价，选择性价比最高的供应商；

中额采购（如5000元＜金额≤5万元）：需至少向3家供应商询价，填写《比价记录表》，对比价格、质量、交期、服务等；

大额采购（如金额＞5万元）：需启动招标流程（公开招标或邀请招标），按《招投标管理办法》执行，必要时引入第三方招标机构。

优先选择与单位有长期合作记录、信誉良好的供应商，新供应商需通过资质审核（如营业执照、相关行业资质证书）。

关键点：供应商选择需遵循“公平、公正、公开”原则，避免单一供应商依赖。

步骤4：采购申请审批

操作主体：各级审批人（部门主管、采购经理、财务总监、总经理/单位负责人）

操作内容：

审批流程根据采购金额分级执行（以下为示例，单位可根据自身规模调整）：

小额采购（≤5000元）：需求部门主管*→采购经理*审批；

中额采购（5000元-5万元）：需求部门主管*→采购经理*→财务总监*审批；

大额采购（＞5万元）：需求部门主管*→采购经理*→财务总监*→总经理/单位负责人审批。

审批人需在《采购申请表》签署明确意见（如“同意”“不同意，需补充材料”“退回”），并在2个工作日内完成审批，紧急采购可适当缩短时限。

关键点：审批人需对审批结果的合规性、合理性负责，不得越权审批或推诿。

步骤5：订单与合同签订

操作主体：采购部、法务部（如需）

操作内容：

审批通过后，采购部根据确认的供应商信息及采购要求，《采购订单》，明确物品/服务名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、交付地点、付款方式、违约责任等核心条款；

采购订单经供应商确认盖章后生效，若采购金额较大（如＞2万元）或涉及长期服务，需签订正式《采购合同》，法务部对合同条款进行审核，规避法律风险。

关键点：订单/合同需经双方盖章确认，口头承诺或未经审批的订单无效。

步骤6：履约验收与入库

操作主体：需求部门、仓库管理部门（如需）、采购部

操作内容：

供应商按订单/合同约定交付物品/服务后，需求部门牵头组织验收：

物品类：核对数量、规格型号是否与订单一致，检查质量（如外观、功能、合格证等），必要时可送第三方检测机构检测；

服务类：对照服务标准（如调研报告完整性、系统功能实现度、活动效果等）验收，形成《服务验收报告》。

验收合格后，需求部门在《验收单》上签字确认；涉及入库的物品，由仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，保证账实相符。

关键点：验收不合格的，采购部需及时与供应商沟通，要求退换货或整改，并保留相关沟通记录。

步骤7：付款结算与资料归档

操作主体：财务部、采购部

操作内容：

财务部收到《验收单》《采购合同》《发票》（合规发票）等完整资料后，核对无误后安排付款；

付款方式需与合同约定一致（如银行转账、电汇等），禁止现金支付大额款项；

采购部负责将采购全流程资料（申请表、比价记录、订单、合同、验收单、发票等）整理归档，保存期限不少于5年，以备审计或查询。

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