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文档管理规范与存档标准指南

一、前言

为规范组织内部文档的创建、流转、存储、使用及销毁全流程，保证文档的完整性、安全性、可追溯性，提高工作效率，降低管理风险，特制定本指南。本指南适用于企业各部门、项目组、分支机构及外部合作单位在文档管理活动中的参考与执行。

二、适用范围与应用场景

（一）适用主体

企业内部各职能部门（如行政部、财务部、人力资源部、项目部等）；

各类项目团队（研发项目、市场项目、基建项目等）；

分支机构及驻外办公机构；

与组织存在业务往来的外部合作单位（需签署文档管理保密协议后适用）。

（二）典型应用场景

制度类文档：公司章程、管理制度、流程规范等文件的起草、审批、发布与存档；

项目类文档：项目立项报告、可行性分析、合同协议、验收报告、项目总结等全生命周期文档管理；

合同类文档：采购合同、销售合同、服务合同、保密协议等法律文书的归档与调用；

人事类文档：员工入职档案、劳动合同、绩效考核记录、培训资料等敏感信息的保管；

财务类文档：财务报表、审计报告、费用报销凭证、税务申报材料等合规性文件管理。

三、文档分类与编码规则

（一）文档分类体系

根据业务属性和密级要求，文档分为以下一级分类，并可根据部门需求设置二级分类：

一级分类

二级分类示例

说明

管理制度类

行政管理、财务管理、人力资源管理、项目管理

公司层面及各部门发布的制度、流程文件

项目文档类

立阶段、执行阶段、验收阶段、归档阶段

全项目周期内产生的各类过程文件

合同协议类

采购合同、销售合同、服务合同、保密协议

对外签署具有法律效力的文件

人事档案类

入职档案、在职档案、离职档案

员工从入职到离职的全周期记录

财务税务类

财务报表、审计报告、费用凭证、税务申报

财务核算、审计及税务相关文件

技术资料类

研发文档、产品设计、技术标准、操作手册

技术研发、产品生产相关资料

外来文件类

函件、客户资料、合作方文件

外部单位发送需存档的文件

（二）文章样式规则

文档采用“一级分类代码-部门代码-年份-流水号”的编码方式，保证唯一性：

一级分类代码：如“GL”（管理）、“XM”（项目）、“HT”（合同）、“RS”（人事）、“CW”（财务）、“JS”（技术）、“WL”（外来）；

部门代码：如“XZ”（行政）、“CW”（财务）、“RL”（人力）、“XM”（项目）；

年份：文档创建年份的后两位（如2024年记为“24”）；

流水号：3位阿拉伯数字（按年度从001开始递增）。

示例：XM-XL-24-001表示“项目-项目组-2024年-第1号文档”。

四、文档全生命周期管理流程

（一）文档创建与起草

模板选用：根据文档类型使用标准化模板（见第五章模板工具），无模板时需明确标题、（目的、适用范围、职责、流程、附则等）、附件、编制人、编制日期等要素。

内容规范：内容需真实、准确、完整，语言简洁，逻辑清晰；涉及数据、图表时需注明来源及统计口径。

责任明确：由业务部门负责人指定编制人（一般为直接经办人），部门负责人对内容合规性初审。

（二）文档审核与审批

审核流程：

一般文档：编制人自校→部门负责人审核→分管领导审批；

重要文档（如合同、制度、重大报告）：编制人自校→部门负责人审核→法务部（或合规部）合规性审查→分管领导审核→总经理（或最高负责人）审批。

审核要求：审核人需重点关注内容准确性、流程合规性、风险控制点，并在1个工作日内反馈意见；编制人根据意见修改后重新提交。

审批签署：审批人需在审批表明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并签字、注明日期。

（三）文档发布与分发

发布范围：根据文档密级确定分发对象，密级分为“公开”（内部全员）、“内部”（相关部门）、“秘密”（指定人员）、“机密”（高管层），需标注“★”符号（如“秘密★”）。

分发方式：

电子文档：通过内部办公系统、加密云盘分发，记录接收人及接收时间；

纸质文档：加盖公章或部门章后分发，填写《文档分发登记表》（见第五章模板工具）。

版本控制：文档修订后需更新版本号（如V1.0→V1.1），并在文件名中标注，旧版本同时收回或作废。

（四）文档存储与保管

存储方式：

电子存储：统一存放在指定服务器或加密云盘，按“一级分类/部门/年份”文件夹结构归档，禁止存储在个人电脑或非加密设备；

纸质存储：使用档案盒统一存放，盒面标注“文章样式-名称-年份-密级-保管期限”，按编号顺序排列于档案柜中。

保管期限：根据法规及业务需求确定，常见类型

文档类型

保管期限

说明

管理制度类

长期

制度废止后至少保存10年

项目文档类

项目结束后+5年

验收报告需永久保存

合同协议类

到期后+10年

涉及诉讼/仲裁的保存至结案后+5年

人事档案类

员工离职后+30年

劳动合同保存至合同到期后+5年

财务税务类

10-30年

月度报表保存