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行政固定资产管理制度模板

一、总则

（一）制度目的

为规范公司固定资产管理，保证资产安全、完整及有效利用，明确管理职责，提高资产使用效益，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门、所有分支机构及子公司的固定资产管理活动，涵盖资产从采购、入库、使用、维护到处置的全生命周期管理。

（三）固定资产定义

本制度所称固定资产，是指同时具备以下特征的资产：

使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具、办公设备及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等；

单位价值在2000元以上（含本数）；

在使用过程中保持原有物质形态基本不变。

二、管理职责分工

（一）行政部

负责固定资产的统一采购、登记、调拨、盘点、维护及处置管理；

建立固定资产台账，动态更新资产状态信息；

组织开展固定资产定期盘点，监督资产使用情况。

（二）财务部

负责固定资产的价值核算、折旧计提及账务管理；

参与资产采购预算编制、验收及报废审批；

配合行政部进行资产盘点，保证账实相符。

（三）使用部门

负责本部门固定资产的日常保管、维护及合理使用；

指定专人担任资产责任人，办理资产领用、转移、报废等手续；

发觉资产损坏、丢失时，及时向行政部报告并配合调查。

三、固定资产全流程管理规范

（一）资产采购与入库管理流程

需求提出

使用部门根据工作需要，填写《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途及使用人，部门负责人签字确认后提交行政部。

预算审核

行政部汇总采购需求，核对年度预算，报财务部审核预算合规性，再报总经理审批（单次采购金额超5000元的，需经总经理办公会集体审议）。

采购执行

行政部根据审批结果实施采购：

金额5000元以下的，采用比价或询价方式，至少选择2家供应商报价；

金额5000元以上的，通过公开招标或集中采购方式执行；

采购合同需明确资产质量、保修期、交付时间等条款，由行政部负责人及法务（如设）审核签字。

验收与入库

资产到货后，行政部组织使用部门、财务部共同验收：

核对资产名称、规格、数量、质量是否与合同一致，检查配件、说明书、保修卡等是否齐全；

验收合格后，填写《固定资产验收单》，三方签字确认；

行政部对资产进行编号（格式：部门拼音缩写-年份-流水号，如“XZB-2024-001”），粘贴资产标签，信息包括编号、名称、采购日期等；

财务部根据《固定资产验收单》及发票进行账务处理，行政部同步更新固定资产台账。

（二）资产日常使用与维护管理流程

领用与登记

使用部门需领用资产时，由责任人填写《固定资产领用单》，部门负责人签字后到行政部办理领用手续；

行政部在台账中登记领用日期、使用人、存放地点，并签署《固定资产保管责任书》，明确责任人保管义务。

使用规范

责任人应按资产说明书规范操作，不得擅自拆卸、改装或挪作他用；

资产转移使用部门或使用人时，需提前3个工作日向行政部提交《固定资产转移申请》，经原使用部门、新使用部门及行政部确认后，更新台账信息。

维护与报修

资产使用人负责日常清洁、简单维护，定期检查运行状况；

资产出现故障时，应及时向行政部提交《固定资产维修申请》，说明故障现象及原因；

行政部根据故障程度选择自行维修或送修，维修费用在5000元以上的，需报财务部备案；

重大维修（如更换核心部件）需评估维修价值，若维修费用超过资产账面净值50%的，按报废流程处理。

（三）资产盘点与清查管理流程

盘点周期

季度盘点：每季度末最后一个工作周，由行政部牵头，使用部门配合，对部门内资产进行抽查；

年度全面盘点：每年12月中旬，行政部、财务部联合组织，对所有固定资产进行逐一盘点，保证账、卡、物三相符。

盘点实施

提前3个工作日发布盘点通知，明确盘点范围、时间及要求；

盘点人员对照固定资产台账，逐项核对资产编号、名称、数量、使用状态等信息，填写《固定资产盘点表》；

对盘盈、盘亏、毁损资产，查明原因并记录，由使用部门出具《资产盘点差异说明》，报行政部汇总。

差异处理

盘盈资产：行政部核查来源（如外单位赠送、未入账捐赠等），确认后补办入库手续，财务部入账；

盘亏资产：属于责任人保管不善造成的，由责任人承担部分或全部损失（按资产净值50%-100%赔偿，具体比例视情节由总经理办公会确定）；属于不可抗力（如自然灾害）造成的，报总经理审批后核销；

盘点结果及处理意见需形成《固定资产盘点报告》，经行政部、财务部负责人签字后，报总经理审批，同时更新台账及财务账目。

（四）资产处置与报废管理流程

处置范围

已达到使用年限且无法继续使用（如电脑、打印机使用年限一般为5年）；

虽未达到年限，但维修成本过高或技术淘汰，经评估无使用价值；

因公司重组、解散、搬迁等需处置的资产。

申请与鉴定

使用部门或行政部填写《固定资产处置申请表》，注明资产信息、处置