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行政固定资产管理方案标准手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政管理部门，旨在规范固定资产全生命周期管理。具体应用场景包括：新购资产入库登记、部门间资产调拨、日常领用与归还、定期盘点清查、资产维修保养、报废处置等环节，保证资产账实相符、使用高效、责任明确。

二、全流程操作步骤指南

（一）资产入库登记

采购审批：使用部门根据工作需要提交《固定资产采购申请单》，注明资产名称、型号、规格、数量、预估金额、用途及使用人，经部门负责人签字后报行政部门审核；行政部门汇总需求，结合年度预算及库存情况，报请分管领导（*经理）审批。

到货验收：资产到货后，由行政部门组织采购专员、使用部门代表及验收人（*工）共同到场验收，核对实物与采购单信息是否一致（品牌、型号、数量、配件等），检查外观及功能是否完好，填写《固定资产验收单》，三方签字确认。

信息建档：验收合格后，行政部门在资产管理系统中录入资产信息，唯一资产编号（规则：部门代码-年份-流水号，如“XZ-2024-001”），内容包括：资产名称、型号规格、序列号、采购日期、供应商、采购金额、使用部门、保管人、存放地点、折旧年限等，并打印《资产标签》粘贴于资产显眼位置。

（二）资产领用与归还

领用申请：新员工入职或部门新增需求时，由领用人填写《固定资产领用申请表》，注明资产编号、名称、领用事由、保管人，经部门负责人审批后提交行政部门。

发放登记：行政部门核对审批单与库存信息，确认无误后发放资产，同时在《固定资产领用登记表》中记录领用日期、领用人、资产编号及状态（“在用”），领用人签字确认。

归还流程：员工离职、部门调拨或资产闲置时，领用人需将资产及附属配件（如充电器、说明书等）交还行政部门，行政部门检查资产完好情况，确认无损坏或缺失后，在系统中更新资产状态为“闲置”，并在《固定资产归还登记表》中记录归还日期、资产状况及交接人双方签字。

（三）资产调拨管理

调拨申请：因工作需要需跨部门调拨资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请单》，注明调入/调出部门、资产编号、调拨原因、调拨日期，经双方部门负责人签字确认后报行政部门审批。

调拨执行：行政部门审批通过后，通知调出部门办理资产移交；调出部门需将资产及附属配件交至调入部门，双方共同核对资产信息，确认无误后在《固定资产调拨交接单》上签字，行政部门同步更新系统中的使用部门及保管人信息。

（四）资产维护保养

计划制定：行政部门每季度根据资产使用年限、使用频率及历史维修记录，制定《固定资产季度维护计划》，明确维护对象（如电脑、打印机、办公家具等）、维护内容（清洁、检测、零部件更换等）、维护时间及负责人（*技术员）。

维护记录：维护完成后，由维护人员填写《固定资产维护记录表》，记录维护日期、资产编号、维护内容、更换部件（如有）、维护费用及维护结果（“正常”“待观察”“需报废”），并经使用部门确认签字。

（五）资产盘点清查

盘点准备：行政部门每年12月组织年度全面盘点，提前10个工作日下发《固定资产盘点通知》，明确盘点时间、范围、分组（如“电子设备组”“办公家具组”）及负责人（*主管），各部门需提前核对本部门资产台账与实物。

现场盘点：盘点人员持《固定资产盘点表》到现场逐一核对，扫描资产标签或录入编号，记录资产实际状态（“在用”“闲置”“维修中”“待报废”）、存放地点及保管人，与系统台账差异项需标注并备注原因（如“遗失”“盘盈”“账务错误”）。

结果处理：盘点结束后，行政部门汇总《固定资产盘点报告》，说明盘盈、盘亏、毁损数量及原因，报分管领导审批；审批通过后，财务部门根据结果调整账务，盘盈资产需补充建档，盘亏资产需查明责任并按规定处理。

（六）资产报废处置

报废申请：资产达到折旧年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明资产编号、名称、报废原因、数量、购置日期及原始价值，经部门负责人签字后提交行政部门。

技术鉴定：行政部门组织技术小组（工程师、主管）对申请报废资产进行技术鉴定，确认是否具备修复价值或符合报废条件，填写《固定资产报废鉴定表》，明确鉴定意见（“建议报废”“建议维修”）。

审批与处置：鉴定为报废的资产，行政部门按审批权限逐级报请领导（*总监）审批，审批通过后联系合规回收机构进行处置，残值收入需上缴财务部门，同时在系统中删除资产信息，保存报废申请表、鉴定表及处置记录备查。

三、常用记录表单模板

（一）固定资产验收单

验收单编号：

采购单号：

供应商名称：

资产名称

型号规格

序列号

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验收内容

□外观完好□功能正常□配件齐全□其他：____________________

验收意见

□合格□不合格（原因：__________________