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行政管理公文与函件标准范本

一、概述

行政管理公文与函件是单位内部治理、跨部门协作及外部沟通的核心载体，其标准化程度直接影响管理效率与信息传递准确性。为统一规范公文格式、明确内容要素、优化处理流程，特制定本标准范本，涵盖通知、函、请示、报告、纪要等常用类型，助力各单位实现公文管理的规范化、高效化。

二、适用场景与类型说明

（一）通知类

适用场景：用于发布规章制度、部署工作安排、批转转发文件、告知事项等，具有权威性和广泛性。

常见类型：发布性通知（如《关于发布〈公司办公管理办法〉的通知》）、部署性通知（如《关于开展2024年度安全隐患排查工作的通知》）、告知性通知（如《关于2024年端午节放假安排的通知》）。

（二）函类

适用场景：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，具有灵活性和平等性。

常见类型：商洽函（如《关于商请协助举办行业交流会的函》）、询问函（如《关于咨询项目验收标准的函》）、答复函（如《关于对〈合作方案请示〉的复函》）、请批函（如《关于审批办公楼装修预算的函》）。

（三）请示类

适用场景：用于向上级机关请求指示、批准，具有一文一事、事前请示的特点。

常见类型：请求指示请示（如《关于项目实施过程中遇到的政策问题的请示》）、请求批准请示（如《关于申请追加部门业务经费的请示》）。

（四）报告类

适用场景：用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，具有陈述性和事后性。

常见类型：工作报告（如《关于2024年第一季度工作情况的报告》）、情况报告（如《关于突发事件处置情况的报告》）、答复报告（如《关于对〈专项督查问题〉整改情况的报告》）。

（五）纪要类

适用场景：用于记载会议主要情况和议定事项，具有纪实性和约束力。

常见类型：办公会议纪要（如《公司总经理办公会议纪要》）、专题会议纪要（如《项目推进会会议纪要》）。

三、标准化操作流程

（一）拟制准备

明确目的与主题：根据工作需求确定公文核心目标（如部署工作、请求批准等），保证主题单一、聚焦。

收集信息与依据：收集相关政策法规、背景资料、数据事实等，保证内容真实、依据充分。

确定公文类型：根据沟通对象（上级/平级/下级）、事项性质（指示/商洽/汇报等）选择合适的公文类型。

（二）内容起草

结构规范：

由“发文机关+事由+文种”组成（如《办公室关于举办新员工培训的通知》），简洁明确，不超过30字。

主送机关：指公文的主要受理机关，顶格书写，多个机关用顿号分隔；普发性公文可写“各相关部门”。

开头：说明发文缘由（依据、目的），如“为贯彻落实精神，根据要求，现将有关事项通知”。

主体：分条列项阐述具体事项，逻辑清晰（如“一、工作目标；二、责任分工；三、时间安排”），语言简洁、准确，避免歧义。

结尾：提出执行要求或总结（如“请各单位高度重视，于月日前反馈落实情况”）。

落款：包括发文机关全称、成文日期（阿拉伯数字，如“2024年5月20日”），加盖公章（位置在日期中间，骑年盖月）。

语言要求：使用书面语，避免口语化、网络用语；表述严谨，不使用模棱两可的词汇（如“大概”“可能”）。

（三）审核校对

部门初审：由起草部门负责人审核内容真实性、业务逻辑及可行性，签字确认。

办公室核稿：办公室重点审核格式规范性（字体、字号、行距等）、文种适用性、程序合规性（如是否需会签）及文字表述，修改后反馈起草部门。

领导审签：根据公文重要性，由分管领导或主要领导审签，涉及重大事项的需经集体审议。

（四）签发登记

领导签发：审签领导在公文稿首页右上角签注姓名、日期（如“同意，，2024.5.20”），明确签发意见。

编号登记：办公室按年度、文种顺序编号（如“办函〔2024〕5号”），登记发文日期、主送机关、份数等信息，建立台账。

（五）印发归档

排版校对：按公文格式要求排版（标题二号小标宋简体，三号仿宋GB2312，行距28磅），校对无误后印制。

分发执行：加盖公章后，按主送机关范围分发，需回执的跟踪回收情况；涉及执行的，督促相关部门落实。

归档管理：公文办理完毕后，正本（含定稿、附件）及电子版及时交办公室归档，按“年度-文种”分类保存，期限不少于5年。

四、范本模板及填写指引

（一）通知类模板

公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知

各分公司、各部门：

为深入贯彻落实上级关于安全生产工作的部署要求，切实消除安全隐患，保障公司财产和员工生命安全，经研究决定，开展2024年度安全生产大检查。现将有关事项通知

一、检查范围

公司各办公区域、生产车间、仓库、施工现场等所有经营场所。

二、检查重点

（一）消防安全：消防设施是否完好有效、疏散通道是否畅通、用电是否规范；

（二）设备安全：特种设备是否定期检测、操作规程是否执行、维护保养是否到位；

（三）用电安全：线路是否老化、插座