员工日常报修流程标准操作手册.docxVIP

员工日常报修流程标准操作手册

前言

为确保公司各项设施设备的正常运行，保障员工拥有安全、舒适、高效的工作环境，规范日常报修行为，明确报修流程及各相关方职责，特制定本标准操作手册。本手册适用于公司全体员工在工作场所内发生设施设备故障或损坏时的报修处理。请各部门员工认真学习并遵照执行，共同维护良好的办公秩序。

一、报修范围界定

员工在日常工作中遇到以下情况，均可通过本流程进行报修：

1.办公区域设施：包括但不限于办公桌椅、文件柜、门窗、地面、墙面、天花板等出现损坏、松动、异响、渗漏、照明故障（非灯泡更换，灯泡更换可联系行政支持部门领用后自行更换）等。

2.办公设备：包括但不限于电脑（软硬件故障，系统及软件问题建议优先联系IT支持）、打印机、复印机、传真机、投影仪、电话等办公自动化设备出现功能性故障或损坏。

3.公共区域设施：包括但不限于卫生间设施、茶水间设备（饮水机、微波炉等）、空调系统（非温控问题）、网络布线及接口等出现故障或损坏。

4.其他：经行政部门确认属于公司资产且需要专业维修的其他物品或设施。

*注：对于突发的、可能影响人身安全或造成较大财产损失的紧急情况（如严重漏水、电路短路、电梯困人等），请立即拨打公司紧急联系电话，并同时通知行政部门值班人员。*

二、报修流程详解

2.1报修前自查

在提交报修申请前，请您先进行简单的自查，以提高报修效率，减少不必要的流程：

1.初步判断：确认故障是否为简单操作失误或易解决问题。例如：检查电源是否接通、插头是否松动、设备开关是否开启、耗材（如打印机纸张、墨盒）是否耗尽等。

2.寻求协助：对于电脑软件、网络连接等问题，可先咨询部门内熟悉相关操作的同事，或查阅公司内部IT知识库。

3.确认责任：如因个人不当使用或故意损坏造成的故障，需在报修时主动说明情况，相关维修费用可能由个人承担。

2.2报修信息的提交

若自查后确认需要报修，请您通过以下方式提交报修申请，并确保信息准确、完整：

1.提交方式：

*线上报修系统（推荐）：登录公司内部办公系统，进入“行政服务”模块，选择“设施设备报修”，逐项填写报修单。

*报修邮箱：发送报修邮件至指定的行政报修邮箱，邮件主题请注明“【报修】-部门-姓名-故障地点/物品”。

*电话报修：如遇线上系统故障或紧急情况，可拨打行政部门报修电话。

2.报修内容：

*报修人信息：姓名、所属部门、联系方式（分机号/手机号）。

*故障地点：详细说明故障发生的具体位置，如“XX楼层XX部门办公室XX工位”、“XX会议室”、“XX茶水间”等。

*故障物品/设施：明确报修物品的名称、型号（如有）、编号（如有，如固定资产标签编号）。

*故障现象描述：清晰、具体地描述故障表现，例如“办公椅右侧扶手松动”、“打印机无法打印，提示‘卡纸’”、“空调不制冷，显示屏无反应”等。避免使用“坏了”、“不能用了”等模糊表述。

*故障发生时间：尽可能准确地说明故障开始出现的时间。

*紧急程度：根据故障对工作的影响程度，选择“一般”、“紧急”或“特急”（仅用于严重影响工作或存在安全隐患的情况）。

*附件：如有必要，可拍摄清晰的故障现场照片或视频作为附件上传，以便维修人员初步判断。

2.3报修的跟进与反馈

1.报修受理：行政部门（或指定的后勤支持团队）在收到报修申请后，将进行初步审核，并在一个工作日内（紧急情况除外）对报修单进行受理确认，通过报修系统或邮件向报修人反馈受理情况及预计处理时间。

2.任务分派：行政部门根据故障类型和性质，将报修任务分派给内部维修人员或外部合作的专业维修服务商。

3.维修沟通：维修人员在前往维修前，可能会通过电话与报修人联系，进一步确认故障细节或协调维修时间。请报修人保持通讯畅通。

4.现场配合：维修人员进行现场维修时，报修人或其部门同事应予以必要的配合，如指明故障位置、提供必要的操作协助、清理维修区域障碍物等。

2.4维修完成与确认

1.维修实施：维修人员将按照派工顺序及紧急程度进行维修工作。对于需要特殊配件或需外部采购的情况，维修周期可能会相应延长，行政部门会及时向报修人说明。

2.维修结果确认：维修完成后，维修人员会对维修结果进行测试。报修人或其部门代表应在场共同检查，确认故障已解决。

3.签字确认：在线上报修系统中，报修人需对维修结果进行确认评价；如为纸质单据，则需报修人签字确认。

4.信息归档：行政部门将对报修记录、维修过程及结果进行归档，以备后续查询和统计分析。

三、注意事项

1.及时报修：发现设施设备故障时，请尽快提交报修申请，以免小故障演变成大问题，影响正常工作或造成更大损失。

2.信息准确：报修信息务必准确、完整，尤